18.1. Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела - это комплекс работ по:

• его переучету,

• подшивке,

• нумерации листов,

• составлению заверительной надписи,

• составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов,

• внесению уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и, соответственно, сроков их хранения, может быть частичным или полным.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, например, в скоросшивателях; в них может не производиться пересистематизация документов внутри дел; листы не нумеруются; заверительные надписи не составляются; сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Дела постоянного и долговременного хранения, свыше 10 лет, подлежат полному оформлению. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу.

19.2. Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, пленочных, магнитных и др.), то для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

Оформление таких дел включает:

• переплет или подшивку дела,

• нумерацию листов в деле,

• составление заверительной надписи (листа-заверителя),

• составление внутренней описи дела,

• оформление всех реквизитов обложки.

Подшивка (переплет).

До подшивки дела во избежание появления ржавчины из него удаляют металлические скрепления (скрепки, скобки, булавки и др.).

Если в деле имеются особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (трудовые книжки, паспорта и пр.), то они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Если таких документов много, они могут изыматься из дела и из них составляется отдельная опись.

Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Если при оформлении документа были нарушены установленные государственными стандартами размеры, то текст при подшивке может быть задет. В этом случае к листу нужно подклеить полоску прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

В конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-вкладыша для заверительной надписи, а вначале дела, при необходимости, - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Дела постоянного хранения и по личному составу переплетают после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и др.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Дела со сроком хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителя организации.

Нумерация листов в деле.

Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не затрагивая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или по каждой части отдельно.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Сложенные листы (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется отдельно. Листы большого формата (более А4) за середину подшивать запрещается.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и пр.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Чистые листы не нумеруются.

Если документы наклеены «елочкой», например, в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация; при этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. К делу составляют новую заверительную надпись, старую зачеркивают и сохраняют в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Например, если два-три листа пронумерованы под одним и тем же номером - 20, или лист пропущен при нумерации, то к числу «20» необходимо приписать буквы в алфавитном порядке, начиная со второго документа - 19, 20, 20а, 20б, 20в, 21, 22.

Заверительная надпись.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется на отдельном листе-заверителе заверительная надпись. Лист-заверитель располагается в конце каждого дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть, оговариваются все особенности в нумерации в деле:

• литерные и пропущенные номера листов;

• номера листов с наклеенными документами;

• номера листов с конвертами и вложениями в них;

• номера крупноформатных листов, карт, рисунков и т.д.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было уже переплетено или подшито, лист-заверитель приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

В книгах, журналах заверительная запись может быть оформлена на обороте последнего чистого листа; в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В заверительной надписи следует отражать все изменения в физическом состоянии документов (повреждения); в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.д.).

Внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дел постоянного и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения - это учетный документ, содержащий перечень документов с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется для учета документов:

• определенных категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.);

• дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся следующие сведения:

• номер дела, документы которого внесены в данную опись;

• порядковый номер документа;

• индекс документа;

• дата документа;

• вид и краткое содержание (заголовок) документа;

• номера листов, на которых расположен документ;

• примечание.

Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указывается через арифметический знак плюс.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Если дело уже переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.