- •Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов
- •8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами
- •Общая организация работы с исходящими документами
- •Блок-схема работы с исходящими документами
- •8.2. Порядок обработки исходящих документов
- •Тема 9. Технология обработки внутренних документов
- •9.1. Определение понятия «внутренние документы»
- •9.2. Общая организация работы с внутренними документами
- •Блок-схема работы с внутренними документами
- •Тема 10. Анализ структуры документооборота
- •10.1. Проектирование рациональной системы документооборота
- •10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов
- •Примерный образец маршрутно-технологической карты создания исходящих документов
- •Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма
- •10.3. Графическая оперограмма
- •10.4. Особенности подготовки документов в оперативном режиме
- •Тема 11. Регистрация документов в организации справочно-информационного аппарата управления
- •11.1. Регистрация документов как составная часть технологии доу. Цели и принципы регистрации документов.
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации службой доу
- •11.2. Места регистрации документов
- •Форма (1) журнала регистрации входящих документов
- •Форма (2) журнала регистрации входящих документов
- •11.4. Карточная форма регистрации. Виды картотек. Методики их создания и применения
- •Образец лицевой стороны ркк
- •Образец оборотной стороны ркк
- •11.5. Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма
- •11.6. Индексация документов
- •Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм
- •Тема 12. Контроль исполнения документов (кид)
- •12.1. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Организация работы по контролю. Функции службы доу по контролю за сроками исполнения документов
- •12.2. Типы контроля. Виды контроля
- •12.4. Причины неисполнения документов в срок. Методика организации контроля исполнения документов
- •12.5. Сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю
- •Перечень типовых сроков исполнения документов
- •Тема 13. Организация делопроизводства по обращениям граждан
- •13.1. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан
- •13.2. Формирование нормативной базы, регламентирующей организацию работы с обращениями граждан в государственном аппарате
- •13.3. Законодательство Российской Федерации о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
- •13.4. Понятие «обращение граждан». Виды обращений
- •13.5. Основные задачи службы доу по организации работы с обращениями граждан, ее особенности
- •13.6. Особенности ведения делопроизводства по письменным обращениям граждан
- •1) Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
- •2) Регистрация полученных обращений
- •Форма регистрационно-контрольной карточки
- •3) Рассмотрение обращений руководством
- •4) Уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию
- •5) Подготовка проекта ответа на обращение
- •6) Контроль за исполнением обращений граждан
- •7) Информационно-справочная работа по обращениям граждан
- •8) Результаты решения вопросов, поставленных в обращении гражданина
- •9) Текущее (оперативное) хранение обращений
- •10) Анализ обращений граждан
- •Сводка об исполненных обращениях граждан с нарушением срока и неисполненных
- •11) Подготовка и передача обращений граждан в архив организации
- •12) Оформление реквизитов обложки дела и внесение в нее необходимых уточнений
- •13.7. Организация личного приема граждан в государственных учреждениях
- •13.8. Организация работы по обращениям депутатов
- •Раздел 3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
- •Тема 14. Номенклатура дел
- •14.1. Понятие номенклатуры дел
- •14.2.2. Методика составления номенклатуры дел. Общие требования к номенклатуре дел. Изучение состава документов
- •14.2.3. Требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации
- •14.2.4. Разработка классификационной схемы
- •По функциональному принципу
- •По структурному принципу
- •По структурно-функциональному принципу
- •14.2.5. Определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел
- •14.3. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел
- •Графы номенклатуры
- •14.4. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве
- •14.5. Номенклатура конфиденциальных дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
- •Тема 15. Организация и порядок формирования дел
- •15.1. Понятие «формирование дел» и основные требования к этой работе. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве
- •15.2. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы доу и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации)
- •15.3. Правила формирования различных категорий документов в дела
- •15.4. Принципы систематизации документов внутри дел
- •Тема 16. Организация ведомственного (оперативного) хранения документов и обеспечение их сохранности
- •16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов
- •16.2. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях
- •16.3. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях
- •Форма карты-заместителя дела
- •Форма листа-заместителя документа
- •Тема 17. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
- •17.1. Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Задачи экспертизы ценности документов. Этапы проведения экспертизы ценности документов
- •17.2. Принципы и критерии отбора документов на хранение
- •17.5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •4. Права эк
- •5. Организация работы эк
- •Тема 18. Подготовка и передача дел в архив организации. Оформление дел
- •18.1. Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел
- •19.2. Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.
- •18.3. Оформление обложки дел постоянного и долговременноговременного хранения
- •19.4. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения
- •Лист-заверитель дела № 22-5
- •Основные направления и результаты проводимых работ
- •Тема 19 Направления совершенствования доу
- •Основные проблемы доу и направления их решения
- •Машиночитаемые документы
- •Автоматизация доу
- •Организационное и кадровое обеспечение
- •Роль росархива
- •Вопросы к экзамену по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
- •Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.
- •Темы дипломных работ по документоведению
- •Тема 14. Конфиденциальные документы и организация их защиты от несанкционированного доступа (нсд)
- •14.1. Понятие «конфиденциальные документы». Степени секретности конфиденциальных служебных документов. Порядок работы с документами, содержащими государственную и служебную тайны
- •14.2. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну
- •Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
- •14.3. Гриф конфиденциальности документа, содержащего коммерческую тайну
- •14.4. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа
- •Комплекс специальных мер по защите документов от нсд
14.4. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве
На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформляется титульный лист, если это министерство, ведомство, или используется общий бланк организации.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется в четырех или пяти экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра. Первый экземпляр является документом постоянного срока хранения (ст. 6 Перечня типовых документов). Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Второй экземпляр является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами. Третий экземпляр служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве, а четвертый остается после согласования в соответствующем архивном учреждении. Пятый экземпляр может в виде выписок, которые заверяются службой ДОУ, направляться в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Номенклатура дел структурного подразделения может составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в организации, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.
14.5. Номенклатура конфиденциальных дел
Составление номенклатуры дел, систематизация конфиденциальных документов в целом соответствует требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. Эту работу по конфиденциальным документам руководства организации (фирмы) ведет секретарь-референт. В некрупных фирмах все исполненные конфиденциальные документы передаются секретарю-референту для их включения в дела и хранения.
В работе с конфиденциальными документами должны решаться следующие задачи:
эффективное использование этих документов в управленческой и производственной деятельности организации;
обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе их формирования и хранения.
Образец номенклатуры дел
ООО «ДИН»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____
Москва
На _________год |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ДИН»
________________ И.О.Фамилия ___ ___________ 200____г. |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения |
Примечание |
|
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|||||
Секретариат |
|
|||||||||
С-01 |
Приказы руководства по основной деятельности |
|
Постоянно
|
|
|
|||||
С-02 |
Протоколы общих собраний сотрудников фирмы |
|
Постоянно
|
|
|
|||||
С-03 |
Внутренняя документация |
|
3 года |
|
|
|||||
С-04 |
Письма входящие 2008 г. |
|
3 года |
|
|
|||||
С-05 |
Письма исходящие 2008г. |
|
3 года |
|
|
|||||
С-06 |
Журнал регистрации исходящих документов |
|
3 года
|
|
|
|||||
С-07 |
Журнал регистрации входящих документов |
|
3 года |
|
|
|||||
С-08 |
Журнал регистрации внутренних документов |
|
3 года |
|
|
|||||
С-09 |
Журнал регистрации приказов руководства по основным видам деятельности |
|
3 года |
|
|
|||||
Юридическая служба |
|
|||||||||
ЮС-01 |
Арбитражно-процессуальные дела |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-02 |
Договоры находящиеся на согласовании |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-03 |
Инвестиционные договоры |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-04 |
Субподрядные договоры |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-05 |
Подрядные договоры |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-06 |
Договоры займа |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-07 |
Договоры аренды помещений |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-08 |
Договоры на оказание услуг |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-09 |
Исполненные договоры |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-10 |
Журнал регистрации исходящей документации |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-11 |
Журнал регистрации входящей документации |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-12 |
Журнал регистрации исходящих претензий |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-13 |
Журнал регистрации входящих претензий |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-14 |
Журнал регистрации исходящих исковых заявлений |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-15 |
Журнал регистрации входящих исковых заявлений |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-16 |
Журнал регистрации арбитражно-судебных дел |
|
10 лет |
|
|
|||||
ЮС-17 |
Журнал регистрации договоров |
|
10 лет |
|
|
|||||
Административно-хозяйственный отдел |
|
|||||||||
АХО-01 |
Переписка с ООО «Комус» |
|
1 год |
|
|
|||||
АХО -02 |
Заявки на канцелярские товары |
|
1 год |
|
|
|||||
АХО -03 |
Документы, подтверждающие получение материальных ценностей (копии) |
|
1 год |
|
|
|||||
АХО -04 |
Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели (копии) |
|
1 год |
|
|
|||||
Отдел материально-технического обеспечения |
|
|||||||||
ОМТС-01 |
Письма входящие/исходящие. Копии. |
|
До минования надобности |
|
|
|||||
ОМТС-02 |
Организационно-распорядительная документация (протоколы, приказы, распоряжения. Копии.) |
|
|
|
|
|||||
ОМТС-03 |
Заявки строительных участков на материалы |
|
До завершения строительства |
|
|
|||||
ОМТС-04 |
Заявки строительных участков на бетон |
|
До завершения строительства |
|
|
|||||
ОМТС-05 |
Ведомости комплектации объектов |
|
До завершения строительства |
|
|
|||||
ОМТС-06 |
Внутренние накладные со склада |
|
До завершения строительства |
|
|
|||||
Главная бухгалтерия |
|
|||||||||
БУХ-01 |
Письма входящие/исходящие. |
|
1 год |
|
|
|||||
БУХ-02 |
Договоры по машинам и механизмам |
|
Постоянно |
|
|
|||||
БУХ-03 |
Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности |
|
6 лет
|
|
|
|||||
БУХ-04 |
Годовые и квартальные бухгалтерские отчеты и балансы |
|
Постоянно |
|
|
|||||
БУХ-05 |
Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции. Годовой и квартальный кассовые планы |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-06 |
Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-07 |
Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-08 |
Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-09 |
Авансовые отчеты |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-10 |
Кассовая книга |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-11 |
Договоры материально ответственных лиц и образцы подписей материально ответственных лиц |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-12 |
Месячные ведомости по заработной плате |
|
75 лет |
|
|
|||||
БУХ-13 |
Книга покупок |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-14 |
Накладные и акты от поставщиков |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-17 |
Договоры поставки |
|
Постоянно |
|
|
|||||
БУХ-18 |
Материальные отчеты |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-21 |
Акты выполненных работ, формы № КС-3 по объектам |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-22 |
Акты выполненных работ по услугам |
|
6 лет |
|
|
|||||
БУХ-23 |
Договоры аренды помещений |
|
Постоянно |
|
|
|||||
БУХ-24 |
Договоры на оказание услуг |
|
Постоянно |
|
|
|||||
Отдел развития бизнеса |
|
|||||||||
ОРБ-01 |
Акты приема – сдачи выполненных работ (форма 2, справки формы 3-КС) |
|
3 года |
|
|
|||||
ОРБ-02 |
Договоры подряда. Копии |
|
3 года |
|
|
|||||
ОРБ-03 |
Договоры поставки продукции. Копии |
|
3 года |
|
|
|||||
ОРБ-04 |
Договоры по машинам и механизмам. Копии |
|
3 года |
|
|
|||||
ОРБ-05 |
Годовой финансовый план. Копии |
|
Постоянно ст.96 |
|
|
|||||
ОРБ-06 |
Квартальный финансовый план. Копии |
|
3 года ст.206в |
|
|
|||||
ОРБ-07 |
Отчеты по исполнению бюджета. Копии |
|
3 года |
|
|
|||||
Отдел кадров |
|
|||||||||
ОК-01 |
Личные дела сотрудников |
|
75 лет - «В» ст.498в |
|
|
|||||
ОК-02 |
Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП) |
|
5 лет
|
|
|
|||||
ОК-03 |
Личные дела уволенных сотрудников |
|
75 лет - «В» ст.498в |
|
|
|||||
ОК-04 |
Личные карточки работников (Т – 2) |
|
75 лет ЭПК ст. 189 |
|
|
|||||
ОК-05 |
Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) |
|
До востребования |
Не востре-бован- ные – не менее 50 лет |
|
|||||
ОК-06 |
Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках) |
|
75 лет ст.19б |
|
|
|||||
ОК-07 |
Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) |
|
3 года ст.429 |
|
|
|||||
ОК-08 |
Трудовые договоры |
|
3 года |
|
|
|||||
ОК-09 |
Трудовые соглашения |
|
3 года |
|
|
|||||
ОК- 10 |
Договоры гражданско-правового характера |
|
3 года |
|
|
|||||
ОК-11 |
Документы табельного учета |
|
3 года |
|
|
|||||
ОК-12 |
Должностные инструкции работников предприятия |
|
3 года после замены новыми |
|
|
|||||
ОК-13 |
Положения о службах и отделах организации |
|
3 года после замены новыми |
|
|
|||||
ОК-14 |
Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров |
|
5 лет ЭПК ст.2С
|
|
|
|||||
ОК-15 |
Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников |
|
До минования надобности |
|
|
|||||
ОК-16 |
Служебные записки |
|
1 год |
|
|
|||||
ОК-17 |
Штатное расписание и структура организации |
|
Постоянно ст. 52 а |
|
|
|||||
ОК- 18 |
Книга учета приема, перемещения, увольнения работников |
|
75 лет ст.508 |
|
|
|||||
ОК- 19 |
Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
|
50 лет ст.526а |
|
|
|||||
ОК-20 |
Журнал регистрации приказов по кадрам |
|
5 лет |
|
|
|||||
ОК-21 |
Журнал регистрации приказов по личному составу |
|
75 лет |
|
|
|||||
ОК-22 |
Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы |
|
5 лет |
|
|
|||||
ОК-23 |
Журнал регистрации листков нетрудоспособности |
|
3 года |
|
|
|||||
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
общественного объединения
________ № ________
Председатель ЭК Подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
государственного архива
________ №_______
Председатель ЭМК Подпись И.О. Фамилия