Вопрос 2.6. Документация и инвентаризация

Вопрос 2.6.1. Документирование хозяйственных операций. Понятие о документах. Требования, предъявляемые к первичным учётным документам

Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеет юридическую силу.

Документ – это письменное свидетельство о совершеной хозяйственной операции, дающее юридическую силу данным бухгалтерского учёта.

Официальные документы подразделяются на: управленческие, научные, технические, технологические, производственные.

Значение документа:

1. Оперативное (доводит до исполнения определённое задание);

2. Контрольное (на основании документов производится проверка, ревизии, ведётся учёт хозяйственной деятельности предприятия);

3. Юридическое (подтверждает возникновение прав и обязанностей).

Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты.

Сведения, дающие возможность правильно отражать хозяйственные операции и имеющие юридическую силу, называются реквизитами. То есть это обязательный элемент оформления официального документа.

Документ имеет обязательные реквизиты, а так же специальные реквизиты.

Требования, предъявляемые к составлению документов:

1. Чётко, разборчиво, без малопонятных сокращений следует производить записи;

2. Применять унифицированные (типовые) формы документов;

3. Документы следует заполнять чернилами шариковой ручки или с применением компьютера;

4. Если документ заполняется под копирку, то подписи должностных лиц должны ставиться не под копирку, а на каждом экземпляре отдельно, то есть подпись должна быть оригиналом;

5. Дату в документах нельзя писать римскими цифрами, следует писать только арабскими;

6. В денежных документах исправлять ошибки нельзя, в других – можно только корректурным способом, подчистки в документах не допускаются;

7. Документы должны храниться в папках в хронологическом порядке и по окончании отчётного периода подлежат сдаче в архив;

8. Если документ составляется на свободном листе бумаги, то слева оставляется место для подшивки;

9. Сумма в денежных документах пишется цифрами и прописью от начала строки с большой буквы.

В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным учётным документам относятся такие, как приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная, платёжное поручение, денежный чек и др.

Правильное оформление и умение проверить первичные документы – основа квалификационной работы бухгалтера.

Вопрос 2.6.2. Классификация документов

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

- по назначению;

- по содержанию хозяйственных операций;

- по объему отраженных в них операций;

- по способу использования;

- по числу учитываемых операций;

- по месту составления;

- по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

- организационно-распределительные;

- оправдательные (исполнительные);

- комбинированные;

- документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, поручение, разрешение либо право на проведение хозяйственной операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относятся к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Классификация документов – Приложение 13