Вопрос 2.6.3. Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов:

1. Проверка документов:

- проверка соблюдения формы, реквизитов;

- проверка законности совершения операции;

- арифметическая проверка.

2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные).

3. Гашение.

4. Группировка документов по однородным признакам (по расчётному счёту, кассе и т.д.);

5. Перенос содержания документов в учётные регистры.

6. Подшивка по группам документов и сдача их в архив.

Особое внимание уделяется проверке документов. При получении документа должна быть проведена формальная проверка, счётная проверка, логическая проверка.

При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нём подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Счётная проверка позволяет установить правильность арифметических расчётов, результатов таксировки.

Цель проверки по существу – выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции.

После этого документы группируются по однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета и суммы хозяйственных операций записывают в учётные регистры.

Гашением называют отметку на документах об их использовании. Гашение происходит путём перечёркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) «получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подлежат все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учётному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких – либо злоупотреблений. Это гашение производится путём проставления на документах разметочного штампа.

2.6.4. Понятие документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до передачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиком. Бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации. От чёткости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и заканчивая его уничтожением или передачей в архив.

Вся документация бухгалтерии, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:

- входящие (поступающие)

- исходящие (отправленные)

- внутренние документы.

Документооборот, организованный по графику позволяет ускорить прохождение каждым первичным документам весь путь от оформления и проверки до обработки; способствует равномерному распределению учётной работы в течение рабочего времени; способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учёта; повышает эффективность учётной работы.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота должен быть оформлен в виде схемы или перечня работ каждым подразделением предприятия, а так же всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Контроль за соблюдением графика осуществляет главный бухгалтер.

Организация документооборота - Приложение 14, стадии документооборота – Приложение15.