Раздел 4. Техника и формы бухгалтерского учёта

Вопрос 4.1. Учётные регистры

Вопрос 4.1.1. Понятие учётных регистров, их классификация

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т.е. регистрация учетной информации, которая осуществляется вручную или с использованием средств автоматизации. Для этой цели разработаны учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учёта – это таблицы, в которые бухгалтер вносит записи из обработанных первичных документов.

По своему внешнему виду они подразделяются на карточки, свободные листы и книги, по содержанию – на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные, т.е. сочетающие эти два вида учета.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов) и др.

На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица – картотеку материалов, запасных частей, готовой продукции.

Свободные листы – учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, машинограмы и распечатки. Они удобны в использовании, т.к. позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, т.к. работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя – каждую должен вести один человек. Так, обязательно ведется кассовая книга. Ее листы пронумерованы, прошнурованы и на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Преимущество книг в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях хищениях. В организациях применяется также Главная книга как регистр синтетического учета и Книга остатков материалов на складах как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосверки данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

Классификация учётных регистров приведена в Приложении 21.

Вопрос 4.1.2. Способы исправления ошибок в учётных регистрах

В настоящее время применяются три основные способа:

1. Корректурный способ.

Ошибочно сделанная запись аккуратно зачёркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое.Над зачёркнутым или рядом делается запись исправленного текста или суммы. Одновременно на полях делается оговорка: «Исправлено» с указанием даты, и ставится подпись. Этот метод применяется когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчёта итоговых сумм.

2. Способ «красное сторно».

Заключается в оформлении такой же записи с отражением цифр красным цветом чернил или заключением цифр в скобки при машинном оформлении записей. При необходимости делается новая запись обычным цветом чернил.

3. Способ дополнительной проводки.

Используется, как правило, в тех случаях, когда ошибка заключается в том, что отражена сумма меньшая, чем следовало.