1.2. Стандартизация правил построения, изложения и оформления текстовых документов

Подготовка современного специалиста основывается на изучении им широкого круга теоретических вопросов с практическим освоением излагаемых теорий. Важной частью этого процесса является самостоятельные занятия, предусматривающие выполнение задаваемых учебной программой работ и представление готовых результатов в письменной форме, в виде так называемых текстовых документов (ТД), большую часть которых занимает словесный, цифровой, формульный (химические, физические и математические знаки) или смешанный текст с иллюстрациями или без них.

В настоящее время отсутствуют единые требования, предъявляемые к процессу создания документов, устанавливаемых учебным процессом [отчеты по практике; индивидуальные (контрольные) задания; пояснительные записки курсовых (дипломных) проектов (работ); рефераты и т.д.]. К тому же ощущается «…дефицит технической литературы по рассматриваемой тематике…» [1], что не способствует повышению уровня технической культуры будущих специалистов. Имеется ряд нормативно-технических документов, предназначенных для руководства при создании специальных ТД [стандартов (ГОСТ Р 1.5); текстовых конструкторских документов (ГОСТ 2.105) и т.д.]. Однако излагаемые в них требования являются узкоспециальными, что не позволяет достаточно эффективно использовать их в учебном процессе.

В то же время в практике деловых отношений между специалистами народного хозяйства широко применяются достаточно определенные правила построения, изложения и оформления ТД, а именно: писем, приказов, инструкций, пояснительных записок и подобных документов. Знание данных норм построения различных ТД повысит общую культуру будущих специалистов и окажется полезным в их дальнейшей деятельности.

Данная задача вполне разрешима. Для этого необходимо внедрить в практику выполнения студентами различных рукописных работ необходимость выполнения всех тех норм, правил и требований, которые наиболее часто встречаются на производстве. Именно такие советы и изложены ниже.

Прежде всего, установлена структура ТД, т.е. выделены его составляющие части (обложка, титульный лист, предисловие и т.д.) и дана их краткая характеристика. Подчеркивается, что состав ТД не является неизменным, а в каждом конкретном случае зависит от его назначения и объема.

Особое внимание уделено особенностям изложения текстовой части, где выделены общие требования, подлежащие выполнению при написании текста вообще, включая и тексты всех других частей ТД, и специальные, касающиеся оформления отдельных элементов текста (заголовки, таблицы, формулы и т.д.). Необходимо также учитывать, что излагаемые ниже правила предполагают определенную свободу в их применении. Однако в пределах одного ТД они должны быть неизменными.

1.2.1. Структура текстового документа

Текстовый документ – документ, содержащий в основном сплошной текст. В общем случае в ТД выделяются разделы: обложка, титульный лист, предисловие (введение), текстовая часть, заключение, приложения, список используемой литературы (далее «Литература»), оглавление (содержание).

Обложка – начальный лист ТД, как правило, отдельная страница более плотной бумаги с информацией (прил.2): фамилия, инициалы исполнителя; наименование ТД (заголовок); вид ТД (подзаголовок); место (название населенного пункта) и год исполнения ТД.

Титульный лист – первая, выходная страница издания (прил.3). На лицевой стороне титульного листа полностью, слово в слово, повторяются сведения, помещенные на обложке, и дополнительно указывается наименование организации, в систему которого входит данное учебное заведение, и учебного заведения, где выполнен ТД. На обороте титульного листа^ (прил.4) помещают (в порядке перечисления) информацию: индекс универсальной десятичной классификации (индекс УДК); библиографическое описание ТД; реферат; дополнительные сведения, устанавливаемые научно-методическим советом учебного заведения; наименование учебного заведения и год исполнения ТД.

Индекс УДК есть определенная комбинация цифр и определителей (знаков, букв), указывающих место рассматриваемых материалов в объеме человеческих знаний. Цифры, составляющие индекс УДК, арабские цифры от 0 до 9, однозначно понимаемые во всем мире, располагаются в последовательной записи и разделяются для удобства обращения точками (при чтении кода – паузами) через три цифры. Определители – специальные знаки и буквы, увеличивающие смысловую емкость индекса УДК. Различают определители присоединения « + » (плюс); распространения « / » (косая черта); отношения « : » (двоеточие); объединения « ' » (апостроф) и т.д.

Индекс УДК имеет конкретное смысловое значение. Например: «УДК 53.089.6» шифрует понятие «Градуировка, калибровка и поверка измерительных приборов»; УДК 621.317.7.089.68. – «Эталонные электроизмерительные приборы» [2]. Во избежание недоразумений разрывать индекс УДК, например, переносить часть кода на вторую строку текста недопустимо.

Универсальная десятичная классификация (УДК) – средство международного общения в области библиографии и научно-технической информации. С ее помощью можно получить представление о тематике книги или статьи, например, по каталожным карточкам, если библиографическое описание произведения печати выполнено на иностранном языке. Кроме того, индекс УДК более информативен, чем название книги, ибо «Основой для индексирования является содержание документа, а не его заглавие» [3].

Библиографическое описание – совокупность библиографических сведений о цитируемом, рассматриваемом или упоминаемом в тексте документа другом документе (его составной части или группе документов), необходимых и достаточных для его общей характеристики, идентификации и поиска. В библиографическом описании указывают фамилию, инициалы автора (авторов) труда (книги), заглавие документа, повторность издания, место издания, объем издания, сведения об иллюстрациях и некоторую другую информацию. Данные для составления описания берут непосредственно из книги [4].

Описание составляется в определенном порядке с расчленением информации условными разделительными знаками: точка и тире (. - ); точка ( . ); двоеточие ( : ); косая черта ( / ) и т.д. Разделительные знаки не связаны нормами языка, поэтому после применения некоторых из них первое последующее слово пишется с прописной буквы.

Индексацию ТД и его библиографическое описание должен проводить специалист-эксперт.

Реферат – сокращенное изложение содержания ТД с основными положениями и выводами. Реферат должен быть кратким и четким. В тексте реферата необходимо применять терминологию реферируемого документа. Допускаются термины, отдельные словосочетания, специальные выражения заменять аббревиатурой и текстовыми сокращениями с их последующей расшифровкой; применять сокращения в соответствии с ГОСТ 7.11 и ГОСТ 7.12, или сокращения, принятые в специальных терминологических стандартах. Например: «ГОСТ 25256-82 (СТ СЭВ 1472-78). Подшипники качения. Допуски. Термины и определения».

Объем реферата 500-600 знаков машинописного текста.

Дополнительные сведения, которые необходимо размещать после реферата по решению научно-методического совета учебного заведения, являются информацией организационного характера, например, дата утверждения представленной рукописи к печати; сведения о рецензентах и т.п.

В нижней части подвала титульного листа помещают полное наименование учебного заведения, где исполнен ТД, и дату его написания.

Сокращение слов на обложке и титульном листе не допускается (исключение – инициалы исполнителя); точки после заголовка, подзаголовка и года исполнения ТД не ставятся. Если заголовок состоит из двух предложений, то точка между ними ставится. Подзаголовок отделяют от заголовка пробелом, выполняют более мелким шрифтом.

Обложка не нумеруется и не считается, как очередная страница. Титульный лист является первой страницей ТД – подсчитывается, но не нумеруется.

Предисловие (Введение) – включительная часть ТД, в которой автор готовит читателя к успешному восприятию положений (материалов), трактуемых в текстовой части документа.

В предисловии освещается цель сочинения, указывается, кому оно адресовано, называются источники использованных автором материалов, значение публикуемого труда, отличие его от предшествующих или других подобных изданий и то, где оно может быть использовано. Рассматривается структура ТД, особенности изложения и освоения отдельных вопросов, тем. Предлагается рекомендуемая методика использования материалов (положений), помещенных в данном документе.

Предисловие может быть авторским, от редактора или иного лица, обычно известного специалиста.

Во введении четко формулируется проблема, которая рассматривается в текстовой части издания, уточняются и детализируются вопросы раскрываемой темы, обосновывается методология ее (темы) рассмотрения и объясняются причины применения методик, используемых для этой цели. Показывается современное состояние раскрываемой проблемы, выявляются негативные явления и степень их влияния на использование положений рассматриваемой теории в практике. Указывается, в каком направлении (по мнению автора) должна решаться данная проблема.

В ТД, как правило, помещается или предисловие, или введение.

Текстовая часть содержит различные материалы, как то: описание устройств, механизмов; обоснование различных решений, принятых автором для достижения поставленной цели; расчеты параметров и величин, выбор их стандартных значений; результаты и анализ данных эксперимента с выводами и предложениями и некоторые другие сведения. Требования к исполнению текстовой части изложены ниже.

Заключение – раздел текстовой части, где подытоживаются все результаты, полученные автором при решении задачи (выполнении работы). Указывается, что должно обращать на себя особое внимание, что является наиболее интересным. Здесь же приводятся выводы и рекомендации, выполнение которых (по мнению автора) обеспечит достижение поставленной цели.

Заключение – необязательный элемент ТД.

Приложения следуют непосредственно за текстовой частью. Содержат различные материалы справочно-информационного характера, которые необходимы при освоении темы (выполнении работы). Общеизвестную информацию помещать в приложении не рекомендуется.

Приложения могут быть справочными, рекомендуемыми и обязательными. В первых помещаются материалы, потребность в которых чисто условная, например, пояснение терминов (расшифровка понятий), используемых в литературе. Во вторых размещают сведения, которые, если они заинтересуют читателя, можно найти в других источниках, и для удобства они собраны автором, например, список литературы, рекомендуемый для углубленного изучения темы, излагаемой в ТД. В обязательных приложениях приводятся сведения, неучет которых приведет к негативным результатам, например, таблицы перевода метрических единиц, применяемых в Англии и США, в метрическую систему мер [5].

Степень обязательности приложений указывается, как правило, только в нормативно-технических документах (см. приложения к ГОСТ 3325).

Литература содержит сведения о документах, материалы которых использованы в работе и на которые в тексте имеются ссылки. Как правило, составляется в порядке упоминания источников. Допускается составлять список литературы, рекомендуемой для углубленного изучения темы (в алфавитном, хронологическом или другом порядке). Статьи из газет сюда обычно не включают.

В «Литературе» размещаются сведения об источниках в полном соответствии с их библиографическим описанием, представленном на обороте титульного листа (на каталожной карточке).

Оглавление (содержание) – перечень заголовков тем, глав, разделов и других значительных частей ТД, отделенных от текста пробелами, с указанием номеров страниц, на которых они (заголовки) расположены. Заголовки подразделов, пунктов (так называемые подзаголовки), не отделяемые от текста (выделяются размером, видом шрифта – курсив, разрядка и т.п.), как правило, в оглавление не выносятся.

Структура конкретного ТД определяется главным образом его видом и объемом. Например, в пояснительных записках курсовых работ (проектов) не выполняют подвал титульного листа; в отчетах по практикам, контрольных работах, могут также отсутствовать разделы: предисловие (введение), приложения, литература, оглавление, а обложка и титульный лист могут быть объединены. В ТД малого объема (рецензия, отзыв, индивидуальное задание) не выполняют и титульный лист. Выходные сведения в этом случае помещают в верхней части первой страницы текста – на совмещенном титульном листе, на задней стороне переплета или на любой странице обложки.