Часть 11. Создание серийных писем и наклеек

Чтобы запустить мастер слияния:

• В меню Tools (Сервис) укажите на команду Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

Чтобы выбрать источник данных:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на команду Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния в области Select recipients (Выбор типа документа) выберите нужный параметр и внизу панели щелкните на Next: Starting document (Далее. Открытие документа).

3. Выберите параметр Use the current document (Текущий документ) и внизу панели щелкните на Next: Select recipients (Далее. Выбор получателей).

4. Выберите параметр Use an existing list (Использование списка) и в области Use an existing list (Существующий список) щелкните на Brose (Обзор).

5. Перейдите к папке, содержащей файл с источником данных, и дважды щелкните на нем.

Чтобы добавить запись в источник данных:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на команду Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния в области Select recipients (Выбор типа документа) выберите нужный параметр и внизу панели щелкните на Next: Starting document (Далее. Открытие документа).

3. Выберите параметр Use the current document (Текущий документ) и внизу панели щелкните на Next: Select recipients (Далее. Выбор получателей).

4. Выберите параметр Use an existing list (Использование списка) и щелкните на Brows (Обзор).

5. Перейдите к папке, содержащей файл с источником данных, и дважды щелкните на нем.

6. В диалоговом окне Mail Merge Recipients (Получатели слияния) щелкните в любом поле, а затем щелкните на Edit (Изменить), что­бы открыть диалоговое окно Data Form (Форма данных).

7. Щелкните на кнопке Add New (Добавить), чтобы очистить форму.

8. Введите новые данные.

9. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть диалоговое окно Data Form (Форма данных).

Чтобы отсортировать данные в источнике:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния, щелкая на ссылке Next (Далее), перей­дите к шагу 3.

3. В области Use an existing list (Существующий список) щелкните на Select a different list (Выбор другого списка), чтобы открыть диа­логовое окно Seleet Data Source (Выбор источника данных).

4. Перейдите к файлу источника данных и дважды щелкните на нем.

5. Щелкните на стрелке поля, по которому будет производиться сор­тировка, и щелкните на Advanced (Дополнительно).

6. Щелкните на вкладке Sort Records (Сортировка записей), чтобы показать параметры сортировки.

7. Щелкните на стрелке поля Sort by (Сортировать по полю) и щелк­ните на нужном поле.

8. Выберите параметр Ascending (По возрастанию) или Descending (По убыванию) и щелкните на кнопке ОК.

Чтобы отфильтровать записи источника данных:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния, щелкая на ссылке Next (Далее), перей­дите к шагу 3.

3. В области Use an existing list (Существующий список) щелкните на Select a different list (Выбор другого списка), чтобы открыть диа­логовое окно Select Data Source (Выбор источника данных),

4. Перейдите к файлу источника данных и дважды щелкните на нем.

5. Щелкните на стрелке поля, по которому будет производиться от­бор, и щелкните на Advanced (Дополнительно).

6. Щелкните на стрелке поля Field (Поле) и выберите параметры от­бора.

7. Щелкните на стрелке поля Comparison (Оператор) и щелкните на Equal to (Равно).

8. В поле Compare to (Значение) введите текст, которому должна со­ответствовать запись.

9. Дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть оба диалоговых окна;

Чтобы использовать данные Outlook в серийном письме:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния выберите параметр Letters (Письма) и щел­кните на Next: Starting Document (Далее. Открытие документа).

3. Выберите параметр Use the current document (Текущий документ) и щелкните на Next; Select recipients (Далее. Выбор получателей).

4. Выберите параметр Select from Outlook contacts (Контакты Outlook) и щелкните на Next: Write your letter (Далее. Создание письма).

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы выбрать конфигурацию Outlook.

6. Щелкните на списке адресов и щелкните на кнопке ОК.

7. Очистите флажки в левом столбце, чтобы исключить лишние кон­такты из источника данных.

8. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Mail Merge Recipients (Получатели слияния).

9. На панели задач слияния щелкните на Next: Write your letter (Да­лее. Создание письма).

Чтобы вставить поле слияния в серийное письмо:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния, щелкая на ссылке Next (Далее), перей­дите к шагу 3.

3. В области Use an existing list (Существующий список) щелкните на Select a different list (Выбор другого списка), чтобы открыть диа­логовое окно Select Data Source (Выбор источника данных).

4. Перейдите к файлу источника данных и дважды щелкните на нем.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Select Data Source (Выбор источника данных).

6. На панели задач слияния щелкните на Next: Write your letter (Да­лее. Создание письма).

7. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Show/ Hide ]\ (Непечатаемые знаки).

8. В окне документа щелкните в том месте, куда нужно вставить поле слияния, и на панели задач слияния выберите тип поля слияния и щелкните на нем.

9. Щелкните на кнопке ОК, чтобы принять значения по умолчанию.

Чтобы выполнить слияние источника данных с серийным письмом:

1. В меню Tools (Сервис) укажите на Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние).

2. На панели задач слияния, щелкая на ссылке Next (Далее), перей­дите к шагу 3.

3. В области Use an existing list (Существующий список) щелкните на Select a different list (Выбор другого списка), чтобы открыть диа­логовое окно Select Data Source (Выбор источника данных).

4. Перейдите к файлу источника данных и дважды щелкните на нем.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Select Data Source (Выбор источника данных).

6. На панели задач слияния, щелкая на ссылке Next (Далее), перей­дите к шагу 5.

Чтобы добавить поле слияния в серийное письмо:

1. Прокрутите документ и установите курсор в том месте, куда нуж­но вставить поле слияния.

2. На панели задач слияния в области Write your letter (Создание письма) щелкните на ссылке More items (Другие элементы).

3. Выберите параметр Database Field (Поля базы данных) и в поле Fields (Поля) щелкните на имени поля, которое нужно вставить.

4. Щелкните на кнопке Insert (Вставить), а затем на кнопке Close (Зак­рыть).

Чтобы создать почтовую наклейку:

1. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке New Blank Document (Создать файл).

2. В меню Tools (Сервис) укажите на Letters and Mailings (Письма и рассылки) и щелкните на Mail Marge (Слияние), чтобы открыть мастер слияния на шаге 1.

3. На панели задач слияния выберите параметр Labels (Наклейки) и щелкните на ссылке Next: Starting document (Открытие докумен­та), чтобы перейти к шагу 2.

4. На панели задач слияния выберите параметр Change document layout (Изменить макет документа) и в области Change document layout (Изменить макет документа) щелкните на Label options (Па­раметры наклейки).

5. Прокрутите список Product number (Тип), щелкните на нужном формате наклейки и щелкните на кнопке ОК.

6. На панели задач слияния щелкните на ссылке Next: Select recipients (Выбор получателей), чтобы перейти к шагу 3.

7. На панели задач слияния выберите параметр Use an existing list (Ис­пользование списка) и щелкните на Brows (Обзор), чтобы открыть диалоговое окно Select Data Source- (Выбор источника данных).

8. Перейдите к файлу источника данных и дважды щелкните на нем.

9. Убедитесь, что флажки всех получателей в первом столбце отме­чены, и щелкните на кнопке ОК.

10. На панели задач слияния щелкните на ссылке Next: Arrange your labels (Разработка наклеек), чтобы перейти к шагу 4.

11. Щелкните на Address block (Блок адреса).

12. Щелкните на кнопке ОК и на панели задач слияния в области Replicate labels (Копирование наклеек) щелкните на кнопке Update all labels (Обновить все наклейки).

13. Щелкните на ссылке Next: Preview your labels (Просмотр накле­ек), чтобы перейти к шагу 5.

14. Щелкните на ссылке Next: Complete the merge (Завершение слия­ния).

Чтобы напечатать наклейки:

1. Создав документ с наклейками, на панели задач слияния щелкни­те на Print (Печать).

2. Щелкните на кнопке ОК, чтобы открыть диалоговое окно Print (Пе­чать).

3. Выберите принтер и щелкните на кнопке ОК.