6.2.2. Виды вводимых данных

В ячейку можно вводить текст, числа (даты, время) и формулы. При вводе данные появляются в активной ячейке и отображаются в строке формул. В ячейку можно ввести текст длиной до 32000 алфавитно-цифровых символов. Числа – это константы, состоящие из цифр. Целые (1, 2, 4…), вещественные (12, 45) и в экспоненциальном виде (1,23Е+08). Даты представляются последовательностью чисел 8/12/99, 8.12.99, 8-дек-99. По умолчанию отсчет дат ведется с 1 января 1900г. по 31 декабря 2078 г. Формат времени 14:30:09, 2:25 РМ.

Одно из важнейших средств в Excel – формулы, которые могут быть простыми и сложными, но главное заключается в том, что в них могут содержаться ссылки на данные, хранящиеся в других ячейках рабочего листа. A1=5, A2=10, A3=A1+A2. Когда значения в ячейках А1 и А2 изменятся автоматически изменится и результат вычисления формулы. Excel автоматически располагает в ячейке формулу, если значение в ячейке начинается со знака равенства (=), знака (+) или минус (-). Активная ячейка и строка формул отображают формулу при ее вводе, но после нажатия <Enter> ячейка отобразить результат вычисления, а если сделать ее активной в сроке формул будет показана сама формула.

6.2.3. Ввод данных в ячейку и редактирование

1. Выделить ячейку и с клавиатуры ввести в нее текст Расчет краткосрочной ссуды. При вводе содержимое активной ячейки дублируется в строке формул.

2. Ввод текста заканчивается нажатием клавиши Enter или кнопки . Нажатие Esc или кнопки  отменяет ввод или результат редактирования информации в ячейке. Хотя визуально текст, введенный в ячейку А1, занимает также ячейки В1 и С1, однако, эти ячейки пусты. В этом можно убедиться, сделав их пустыми и увидев, что в строку формул ничего не выводится.

3. Для редактирования содержимого ячейки необходимо ее выделить и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть ячейку. После этого содержимое ячейки редактируется стандартными средствами Windows непосредственно в ячейке или в строке формул.

Диапазон ячеек. Форматировать данные можно как в одной ячейке, так и в диапазоне ячеек или группе несмежных диапазонов ячеек. Диапазон – это прямоугольная группа ячеек. для его адресации необходимо указать адреса верхней левой и нижней правой ячеек диапазона, разделенные двоеточием, например А3:С7.

Выделить диапазон можно одним из следующих способов:

• Щелкнув угловую ячейку диапазона и перетащив указатель мыши на диагонально противоположную ячейку диапазона

• Последовательно щелкнув две диагонально противоположные ячейки диапазона, причем щелчок на второй ячейке нужно выполнять при нажатой клавише Shift.

• Для выделения целого столбца (строки) необходимо выполнить щелчок на его (ее) имени

• Весь рабочий лист выделяется нажатием клавиш Ctrl+A

• Для выделения группы несмежных диапазонов производится последовательно. Для того чтобы не произошла отмена предыдущего выделения, нужно щелкнуть угловую ячейку очередного выделяемого диапазона при нажатой клавише Ctrl

6.2.4. Ввод рядов данных

Маркер заполнения или команда Ряд значений (меню Правка, пункт Заполнить) используются для создания нескольких различных типов рядов.

Даты. В рядах дат и времени используются приращения по дням, неделям или месяцам, которые можно указать, или предопределенные последовательности, например, дни недели, названия месяцев или кварталы. Из перечисленных в нижеследующей таблице начальных значений дат и времени суток могут быть построены следующие ряды:

Начальное значение Продолжение ряда

9:00 10:00, 11:00, 12:00

пн вт, ср, чт

понедельник вторник, среда, четверг

янв фев, мар, апр

янв 92, апр 92 июл 92, окт 92, янв 93

янв, апр июл, окт, янв

15 янв, 15 апр 15 июл, 15 окт

1991, 1992 1993, 1994, 1995

Арифметическая прогрессия. При создании арифметической прогрессии значения увеличиваются или уменьшаются на постоянную величину в соответствии с показанной ниже таблицей:

Начальное значение Продолжение ряда

1, 2 3, 4, 5

1, 3 5, 7, 9

100, 95 90, 85

Геометрическая прогрессия. При создании геометрической прогрессии значения умножаются на постоянный множитель в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Начальное значение Продолжения ряда

2 (значение шага 2) 4, 8, 16

2 (значение шага 3) 6, 18, 54

Копирование. Копирование используется для продолжения нескольких типов рядов в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Начальное значение Продолжение ряда

кв.3 (или квартал 3) кв.4, кв.1, кв.2

1-й период 2-й период, 3-й период

Товар 1 Товар 2, Товар 3

Товар 1, Заказ: Товар 2, Заказ:, Товар 3, Заказ:

1, 3, 4 5.66, 7.16, 8.66

Последний пример в таблице представляет собой линейную экстраполяцию. Предпоследний пример иллюстрирует увеличение одной части начального значения (Товар 1) и копирование другой части (Заказ).

В Microsoft Excel предусмотрена возможность автоматического заполнения календарных дат, временных интервалов и числовых рядов, включая комбинации чисел и текста, например, "Область 1", "Область 2" и так далее. Команда Параметры (меню Сервис) используется для создания настраиваемых списков, позволяющих заполнять текстовые записи, например, можно вынести названия филиалов фирмы в заголовки строк или столбцов.

1. Указать первую ячейку заполняемого диапазона и ввести начальное значение.

Чтобы задать приращение, отличное от 1, указать вторую ячейку ряда и ввести соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих ячейках.

2. Выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные элементы.

3. Перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки.

Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо.

Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

Начальное значение может содержать более одного элемента, подлежащего приращению. Например, в начальном значении "янв 95" могут быть увеличены и месяц, и год. В этом случае, перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки, удерживая нажатой правую кнопку мыши для выбора возрастающего элемента. Затем выберите подходящую команду в контекстном меню автозаполнения. Для ряда "фев 95", "мар 95", . . ., выберите команду Заполнить по месяцам. Для ряда "янв 96", "янв 97", . . ., выберите команду Заполнить по годам.