8.9.1. Структура окна Access
Интерфейс БД – это комплекс программ (невидимых для пользователя), который организует диалог в процессе работы пользователя с БД. Общий вид окна Access показан на рис.8.16 В левой части имеется область (Область переходов), в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям (таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д.). Чтобы открыть уже созданный объект нужно щелкнуть дважды по его имени в списке объектов.
Рис.8.16 Главное окно приложения
В верхней части окна располагается элемент интерфейса, называемый Лентой, заменяющий меню и панели инструментов. В правой части окна располагается открытые объекты базы. Переключение между ними выполняется щелчком на ярлыке требуемого объекта. Щелчок правой кнопки мыши на ярлыке объекта открывает контекстное меню.
СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый их которых может включать один или несколько объектов. Можно выделить следующие основные объекты:
Таблица – основной объект БД. Создаются таблицы пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Из таблиц пользователи получают нужную им информацию. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк);
Форма – объект, используемый для разработки интерфейса, при помощи которого выполняется ввод данных пользователем, просмотр и редактирования БД.
Запросы – производный от таблицы объект БД, с помощью которого пользователи получают нужную информацию из таблиц. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице, а также создавать новые таблицы на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.
Отчеты содержит сжатую форматированную информацию, полученную на основании БД по заданному формату. При этом выполняется обработка по заданному алгоритму для получения соответствующих степеней итогов и печатание отчета.
Макрос – способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.
Модуль – программы на языке Visual Basic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.
8.9.2. Создание таблиц
После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1 (см рис.8.17). Пользователю предлагается работа с таблицей в так называемом «Режиме таблицы».
Рис.8.17 Создание новой таблицы
Режим таблицы
По умолчанию активен режим таблицы, который позволяет сразу начать ввод данных в таблицу. Новое поле создается автоматически при вводе данных в самый правый столбец таблицы – Добавить поле (рис.8.18).
Рис.8.18 Ввод данных в таблицу
В режиме таблицы активизируется вкладка Режим таблицы, панели которой показаны на рис.8.19.
С их помощью можно добавлять, удалять, переименовывать поля таблицы, задавать им тип данных и формат отображения, устанавливать связи между таблицами.
Рис.8.19 Содержание вкладки Режим таблицы
Для перемещения между записями в нижней части окна таблицы находится панель навигации (рис.8.20).
Рис.8.20 Панель навигации
Например, в данный момент текущей является седьмая запись. Если в таблице тысячи записей, то для быстрого перемещения к нужной, следует ввести перед словом «из» нужный номер и нажать клавишу Enter.
С помощью поля Поиск можно также быстро переместиться на нужную запись. Для этого следует поместить курсор в поле, по которому будет проводиться поиск и набрать в поле поиска нужное значение. При этом будет выполняться автоматическое перемещение курсора на первую подходящую запись.
Режим конструктора
Данный режим применяется для создания и изменения структуры таблицы. Структура таблицы включает такие понятия как имя поля, тип поля и свойства поля.
Для перехода в данный режим необходимо нажать кнопку Режим на панели Режимы вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор.
В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой представлены на рис.8.21.
Рис.8.21 Панели вкладки Конструктор
Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис.8.22).
Рис.8.22 Таблица в режиме Конструктора
Окно Конструктора таблиц является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры: Имя поля, Тип данных, Описание.
Правила присвоения имен в Access: не более 64 символов. В одной таблице поля не могут иметь одинаковое имя; оно не должно начинаться с пробела; запрещены точка, восклицательный знак, прямые скобки и управляющие символы с кодами ASCII 1-31.
Рекомендуется при присвоении полям имен применять «говорящую» аббревиатуру и короткие названия.
Тип данных
В графе Тип данных кнопкой ▼(кнопка выбора типа поля) раскрывается список и выбирается нужное значение. Допускаются следующие типы данных:
Текстовый – текстовая информация; до 255 символов
Числовой – числовые данные, которые участвуют в математических вычислениях.
Денежный – значения валют. Применяются для предотвращения округлений во время вычислений.
Поле Memo – длинный текст или число, например описание; до 64 000 символов
Дата/время – даты и время.
Счетчик при добавлении записей автоматически вставляется последовательность чисел, которые отличаются на 1 или несколько случайных чисел.
Логический – да/нет.
Поле объекта OLE – объекты, которые созданы в других программах (Word, Excel, рисунки, звуки).
Гиперссылка - адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в WWW, интрасети, LAN или локальном компьютере.
Мастер подстановок – создает поле, которое позволяет выбрать значение из другой таблицы или списка значений.
Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Свойства определяют условия ввода данных. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными, их можно настраивать по желанию, а можно не трогать.
Свойства полей:
Размер поля – задает максимальное число символов для ввода данных в поле.
Новые значения – определяет способ увеличения значения поля счетчик при добавлении в таблицу новых данных.
Формат поля – задает формат вывода значений этого поля.
Число десятичных знаков – определяет число десятичных знаков при отражении числа.
Маска ввода – задает маску ввода, которая облегчает ввод данных.
Подпись – определяет текст в качестве подписи ввода.
Значение по умолчанию – задается значение, по которому оно автоматически вводится в поле при создании новой записи.
Условие по значению – определяет требования к данным, которые вводятся в поле.
Сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, которое выводится на экран, когда нарушено условие ввода данных, определенное в свойстве «Условие по значению».
Обязательное поле – указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
Пустые строки – определяет, допускается ли ввод в это поле пустых строк (“ “).
Индексированное поле – определяет индекс, который создается по одному полю.
Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.
При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Это помогает в последствии при организации связей между таблицами. Для создания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт (Shift – в случае составного ключа).
По закрытию окна Конструктора предлагается
сохранить изменения, внесенные в
структуру таблицы, для этого нужно
нажать кнопку Office
и выбрать пункт Сохранить (или нажать
сочетание клавиш Ctrl+S
или воспользоваться кнопкой Сохранить
на Панели быстрого доступа).
Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:
Создание новой таблицы на основе шаблона таблицы. Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в Office Access 2007. Чтобы воспользоваться данным способом создания таблицы нужно щелкнуть по команде Шаблоны таблиц панели Таблицы на вкладке Создание.
Создание новой таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними. На вкладке Внешние данные в группе Импорт следует выбрать один из доступных источников данных (рис.8.23). В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.
Рис.8.23 Автоматический способ создания новой таблицы