Карточка складского учета товаров

Таблица 4.4

Образец формы

Таблица 4.5

Форма документа «Накладная»

Логическая структура экономической информации

Экономическая информация имеет дискретный характер, то есть может быть структурирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Важнейшими видами структурных единиц информации являются:

– реквизит – простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характе­ристику сущностей (объекта, процесса и т. п.) предметной области;

– составная единица информации (СЕИ) – логически взаимосвязанная совокупность реквизитов;

– показатель – минимальная СЕИ, сохраняющая информативность;

– документ – СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и имеет са­мостоятельное значение.

Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позво­ляющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объек­тов.

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющую его состояние.

Реквизиты-основания имеют, как правило, числовое значение, а реквизиты-призна­ки – символьное представление (буквенно-цифровое).

Реквизиты признаки и основания, характеризующие объекты (процессы) одной предметной области, логически связаны между собой и образуют составные еди­ницы информации. Экономический показатель – это СЕИ, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков.

Поскольку экономический показатель является минимальной по составу инфор­мационной совокупностью, сохраняющей информативность, он является достаточ­ным для образования самостоятельного документа.

Семантический (смысловой) анализ позволяет выявить функциональную за­висимость реквизитов и выполнить на этой основе структурирование эконо­мической информации. Такое структурирование дает возможность построить ин­формационно-логическую модель (ИЛМ) предметной области и осуществить проектирование структуры базы данных.

Внемашинные информационные базы.

К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы можно отнести:

– систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;

– унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;

– систему организации и ведения документации.

Структура средств организации и ведения внемашинной информационной базы данных иллюстрируется на рис. 4.9.

Рисунок 4.9 – Состав средств организации и ведения внемашинной информационной базы

Система классификации и кодирования технико-экономической информации

Система классификации и кодирования (СКиК) является средством классифика­ции и кодирования множества однотипных объектов. На основе СКиК, как пра­вило, разрабатываются кодовые обозначения объектов. В системе классифика­ции также систематизируются используемые термины и обозначения.

Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что необходимо для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов од­ного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладаю­щих одинаковыми признаками, или удорядочивать объекты в соответствии со значениями признаков. Примерами объектов, подлежащих классификации, явля­ются реальные объекты, например, подразделения, оборудование, продукция, про­фессии, работники и т. п. Классификации подлежат также процессы, например, технологические операции по изготовлению изделий, операции учета и т. д. При­знаком классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее уста­новить сходство или различие отдельных экземпляров объекта.

Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначе­нии объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использовать­ся для автоматизированного упорядочения и поиска объектов, обладающих за­данными признаками.

Одно из важных назначений кодирования – это обеспечение уникальной иден­тификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классифика­ции четко определяет сущность объекта. Это особенно важно для этапа проекти­рования базы данных при выделении информационных объектов и структурных связей между ними. Система классификации – это совокупность правил и результат распреде­ления заданного множества объектов на подмножества в соответствии с призна­ками сходства или различия. Выделяемое по признаку подмножество объектов называется классификационной группировкой. Различают два метода классифи­кации – иерархический и фасетный метод.

Иерархический метод классификации устанавливает между классификационными группировками иерархические отношения подчинения, с последовательной детали­зацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и так далее. На каждом уровне классификационное множество (подмножество) по некоторому основа­нию деления (признакам) делится на классификационные подмножества следую­щего уровня.

Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации явля­ется одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмноже­ства классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой.

Системой кодирования является совокупность правил образования кода. Кодовое обозначение, которое характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом симво­лов – позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматри­вается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода – контрольный разряд.

Различают два метода кодирования – классификационный и регистрационный.

Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система кодирования может быть двух типов – последова­тельная и параллельная. Классификационная последовательная система кодиро­вания основана на иерархической системе классификации, а параллельная – на фасетной классификации. Классификационный код содержит призначную инфор­мацию об объекте

Регистрационная система кодирования не основана на предварительной класси­фикации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регист­рационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистра­ционной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Порядковая система кодирования используется, когда множе­ство кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на груп­пы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования также предусмат­ривает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.

Классификаторы. Документ, содержащий описание классификационных груп­пировок, структуру кода и наименования объектов, называется классификатором (кодификатором). Классификаторы могут иметь различную степень локализации в пределах предприятия, отрасли, государства. Примерами классификаторов, ис­пользуемых на общегосударственном (отраслевом) уровне, являются классифи­катор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор пред­приятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др. В пределах предприятия ис­пользуются локальные классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий поставщиков и заказчиков и т. п. На рис. 4.10 в качестве примера приведена полная структура кода по об­щегосударственному классификатору промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП).

Рисунок 4.10 – Полная структура кода продукции по ОКП

В структуре кода используются следующие обозначения: X – для классифика­ционного признака с цифровым алфавитом, В – для классификационного при­знака с буквенным алфавитом, 0 – для порядкового кода с цифровым алфави­том, + – знак иерархической системы классификации, : – знак фасетной системы классификации.

Пример кодирования высших классификационных группировок (ВКГ) автомо­бильного бензина приведен на рис. 4.11.