1.5. Структура и состав информационных систем

Практически все рассмотренные разновидности информационных систем незави­симо от сферы их применения включают один и тот же набор компонентов (рис. 1.5):

• функциональные компоненты;

• компоненты системы обработки данных;

• организационные компоненты.

Рисунок 1.5 – Декомпозиция информационной системы

При этом под функцией управления понимается специальная постоянная обязан­ность одного или нескольких лиц, выполнение которой приводит к достижению определенного делового результата.

Функциональные компоненты

Под функциональными компонентами понимается система функ­ций управления – полный набор (комплекс) взаимоувязанных во вре­мени и пространстве работ по управлению, необходимых для дости­жения поставленных перед предприятием целей.

Действительно, любая сложная управленческая функция расчленяется на ряд более мелких задач и в конце концов доводится до непосредственного исполнителя.

Именно от того, как будет выполнено то или иное задание отдельным работником, зависит успех в решении конечных задач фирмы в целом. Таким образом, вся сложнейшая совокупность управленческих воздействии должна иметь своим ко­нечным результатом доведение общих задач, стоящих перед предприятием, до каж­дого конкретного исполнителя независимо от его служебного положения.

Естественно, приведенные положения подчеркивают не только индивидуальный, по и групповой характер функций управления, а деловой (практический) резуль­тат получается не эпизодически, а постоянно.

Весь процесс управления фирмой сводится либо к линейному (например, админи­стративному) руководству предприятием или его структурным подразделением, либо к функциональному руководству (например, материально-техническое обес­печение, бухгалтерский учет и т. п.).

Поэтому декомпозиция информационной системы по функциональному признаку (см. рис. 1.5) включает в себя выделение ее отдельных частей, называемых функциональными подсистемами (ПС) (функциональными модуля­ми, бизнес-прило­жениями), реализующих систему функций управления. Функ­циональный признак определяет назначение подсистемы, то есть то, для какой области деятельности она предназначена и какие основные цели, задачи и функции она выполняет. Функциональные подсистемы в существенной степени зависят от предметной об­ласти (сферы применения) информационных систем.

На рис. 1.6 и 1.7 приведены функциональная декомпозиция ин­формационных систем промышленного предприятия и коммерческого банка. В за­висимости от сложности объекта количество функциональных подсистем колеб­лется от 10 до 50 наименований.

Как следует из приведенных рисунков, несмотря на различные сферы применения ИС, ряд функциональных подсистем имеют одно и то же наименование (напри­мер, бухгалтерский учет и отчетность), однако их внутреннее содержание для различных объектов значительно отличается друг от друга. Специфические осо­бенности каждой функциональной подсистемы содержатся в так называемых «фун­кциональных задачах» подсистемы (рис. 1.5). Обычно управленческий пер­сонал или связывает это понятие с достижением определенных целей функции управления, или определяет его как работу, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Однако с появлением новых информационных технологий понятие «задача» рассматривается шире – как за­конченный комплекс обработки информации, обеспечивающий либо выдачу пря­мых управляющих воздействий на ход производственного процесса, либо выдачу необходимой информации для принятия решений управленческим персоналом. Таким образом, задача должна рассматриваться как элемент системы управления, а не как элемент системы обработки данных.

Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования; уче­та, контроля и анализа; регулирования (исполнения).

Планирование – это управленческая функция, обеспечивающая формирование планов, в соответствии с которыми будет организовано функционирование объекта управления. Обычно выделяют перспективное (5-10 мес.), годовое (1 год) и оперативное (сутки, неделя, декада, месяц) планирование.

Рисунок 1.6 – Укрупненная функциональная декомпозиция информационной системы промышленного предприятия

Учет, контроль и анализ – это функции, обеспечивающие получение данных о состоянии управляемой системы за определенный промежуток времени; определе­ние факта и причины отклонений фактического состояния объекта управления от ее планируемого состояния, а также нахождение величии этого отклонения. Учет ведется по показателям плана в выбранном диапазоне (горизонте) планирования (оперативный, среднесрочный и т. д.).

Регулирование (исполнение) – это функция, обеспечивающая сравнение плани­руемых и фактических показателей функционирования объекта управления и реализацию необходимых управляющих воздействий при наличии отклонений от запланированных в заданном диапазоне (отрезке).

В соответствии с выделенными функциональными подсистемами (см. рис. 1.6 и 1.7) и с учетом фаз управления и определяется состав задач функциональных подсистем. Например, информационная система управления персоналом банка может содержать следующие функциональные подсистемы:

• планирование численности персонала банка;

• расчет фонда заработной платы персонала;

• планирование и организация обучения персонала;

• управление кадровыми перемещениями;

• статистический учет и отчетность;

• справки по запросу.

Рисунок 1.7 – Укрупненная функциональная декомпозиция

информационной системы банка

Выбор и обоснование состава функциональных задач является одним из важ­нейших элементов создания информационных систем. Отметим, что именно задача (функциональная подсистема) является объектом разработки, внедрения и эксплуатации конечным пользователем.

Анализ функциональных задач показывает, что их практическая реализация в условиях использования информационных систем многовариантна. Одна и та же задача может быть решена (реализована) различными математическими методами, моделями и алгоритмами (см. рис. 1.5). Иногда эту функциональную подсистему называют подсистемой математического обеспечения.

Среди множества вариантов реализации, как правило, имеется наилучший, опреде­ляемый возможностями вычислительной системы и системы обработки данных в целом,

В современных системах автоматизации проектирования информацион­ных сис­тем этот компонент входит в состав так называемых банков моделей и алгорит­мов, из которых в процессе разработки информационных систем выбираются наиболее эффективные для конкретного объекта управления.

Компоненты системы обработки данных

Основная функция системы обработки данных – реализация типовых операций обработки данных (рис. 1.8), каковыми являются:

• сбор, регистрация и перенос информации на машинные носители;

• передача информации в места ее хранения и обработки;

• ввод информации в ЭВМ, контроль ввода и ее компоновка в памяти компьютера;

• создание и ведение внутримашинной информационной базы;

• обработка информации на ЭВМ (накопление, сортировка, корректировка, вы­борка, арифметическая и логическая обработка) для решения функциональ­ных задач системы (подсистемы) управления объектом;

• вывод информации в виде табуляграмм, видеограмм, сигналов для прямого управления технологическими процессами, информации для связи с другими системами;

• организация, управление (администрирование) вычислительным процессом (планирование, учет, контроль, анализ реализации хода вычислений) в локальных и глобальных вычислительных сетях.

Рисунок 1.8 – Принципиальная схема системы обработки данных

Система обработки данных (СОД) предназначена для информаци­онного обслуживания специалистов разных органов управления пред­приятия, принимающих управленческие решения.

Выделение типовых операций обработки данных позволило создать специализи­рованные программно-аппаратные комплексы, их реализующие (различные пери­ферийные устройства, оргтехнику, стандартные наборы программ, в том числе пакеты прикладных программ – ППП, реализующих функциональные задачи ИС). Конфигурация аппаратных комплексов образует так называемую тополо­гию вычислительной системы.

СОД могут работать в трех основных режимах: пакетном, интерактивном, реаль­ном масштабе времени.

Для пакетного режима характерно, что результаты обработки выдаются пользо­вателям после выполнения так называемых пакетов заданий.

В качестве примера систем, работающих в пакетном режиме, можно назвать систе­мы статистической отчетности, налоговых инспекций, расчетно-кассовых центров (РКЦ), банков и т.д. Недостатком такого режима является обособленность пользователя от процесса обработки информации, что снижает оперативность при­нятия управленческих решений.

При интерактивном (диалоговом) режиме работы происходит обмен сообщения­ми между пользователем и системой. Пользователь обдумывает результаты зап­роса и принятые решения вводит в систему для дальнейшей обработки. Типичны­ми примерами диалоговых задач можно считать многовариантные задачи использования ресурсов (трудовых, материальных, финансовых).

Режим реального времени используется для управления быстропротекающими процессами, например передачей и обработкой банковской информации в глобаль­ных международных сетях типа SWIFT, и непрерывными технологическими про­цессами.

Практически все системы обработки данных информационных систем независи­мо от сферы их применения включают один и тот же набор состав­ных частей (компонентов), называемых видами обеспечения (см. рис. 1.5). Принято выде­лять информационное, программное, техническое, правовое, лингвистическое обес­печение.

Информационное обеспечение – это совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включающих в себя системы классифи­кации и кодирования, унифицированные системы документации, рационализации документооборота и форм документов, методов создания внутримашинной ин­формационной базы информационной системы. От качества разработанного ин­формационного обеспечения во многом зависит достоверность и качество прини­маемых управленческих решений.

Программное обеспечение – это совокупность программных средств для созда­ния и эксплуатации СОД средствами вычислительной техники. В состав про­граммного обеспечения входят базовые (общесистемные) и прикладные (специ­альные) программные продукты.

Базовые программные средства служат для автоматизации взаимодействия чело­века и компьютера, организации типовых процедур обработки данных, контроля и диагностики функционирования технических средств СОД. Прикладное программное обеспечение представляет собой совокупность программ­ных продуктов, предназначенных для автоматизации решения функциональных задач информационной системы. Они могут быть разработаны как универсаль­ные средства (текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных) и как специализированные реализующие функциональные подсистемы (бизнес-процессы) объектов различной природы (экономические, ин­женерные, технические и т. п.).

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, применяемых для функционирования системы обработки данных, и включает в себя устройства, реализующие типовые операции обработки данных (см. рис. 1.8) как во вне ЭВМ (периферийные технические средства сбора, регистрации, пер­вичной обработки информации, оргтехника различного назначения, средства теле­коммуникации и связи), так и на ЭВМ различных классов.

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, рег­ламентирующих создание и функционирование информационной системы. Право­вое обеспечение разработки информационной системы включает нормативные акты договорных взаимоотношений между заказчиком и разработчиком ПС, правовое регулирование отклонений. Правовое обеспечение функционирования СОД вклю­чает: условия придания юридической силы документам, полученным с применени­ем вычислительной техники; права, обязанности и ответственность персонала, в том числе за своевременность и точность обработки информации; правила пользова­ния информацией и порядок разрешения споров по поводу ее достоверности и др. Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации СОД для повышения эффективности разработки и обеспечения общения человека и ЭВМ.

Организационные компоненты ИС

Выделение организационных компонентой в самостоятельное направление обус­ловливается особой значимостью человеческого фактора (персонала) в успешном функционировании ИС. Прежде чем внедрять дорогостоящую систему обработ­ки данных, должна быть проведена огромная работа по упорядочению и совер­шенствованию организационной структуры объекта; в противном случае эффек­тивность ИС будет низкой. Главная проблема при этом заключается в выявлении степени соответствия существующих функций управления и организационной структуры, реализующей эти функции и стратегию развития фирмы. Средствами достижения цели – совершенствование организационных структур – являются различные методы моделирования.

Под организационными компонентами ИС (см. рис. 1.5) понима­ется совокупность методов и средств, позволяющих усовершенство­вать организационную структуру объектов и управленческие функции, выполняемые структурными подразделениями; определить штатное расписание и численный состав каждого структурного подразделе­ния; разработать должностные инструкции персоналу управления в условиях функционирования СОД.

Внедрение информационных систем способствует совершенствованию организа­ционных структур, так как предполагает определение расчетной, то есть научно-обоснованной численности аппарата управления по структурным подразделениям с обязательным решением таких проблем, как:

• достоверное отнесение каждого работника к соответствующему структурному подразделению (отделу, бюро и т. д.);

• установление четких служебных обязанностей каждого работника в пределах подразделения, в котором он работает. При этом определение круга обязанно­стей предполагает, что обязанности работников, занимающих ту или иную должность, не зависят от конкретного лица, их исполняющего, и совокупность совместных обязанностей должна гарантировать их непротиворечивость и возможность достижения общего результата;

• определение нормальной загрузки работника поручаемой ему работы в тече­ние дня и на календарный период;

• разработка должностных инструкций персонала в условиях функционирова­ния СОД, в частности в условиях аварийных ситуаций.