1.1.5. Характеристики эффективности системы

В общем случае эффективность системы зависит как от качества ее проектирования, так и от условий, в которых она функционирует. Основными характеристиками, определяющими эффективность работы системы, являются: относительная простота, гибкость, надежность, экономичность и удобство эксплуатации [6].

Относительная простота. Система в своем классе не должна быть слишком сложной. Простота системы повышает ее надежность, сокращает возможные ошибки.

Гибкость. Условия функционирования системы постоянно изменяются. Существуют два различных способа приспособления системы к изменению внешних условий: проектировать новую систему, или модернизировать существующую. Оба эти способа дорогостоящие и не всегда оправданы. Система считается гибкой, если она приспосабливается к изменениям условий и входных величин в определенных границах.

Надежность. Она определяет стабильность работы системы. Из-за ненадежности работы эффективность функционирования системы может снизиться до нуля (полный выход системы из строя). Для повышения надежности обычно предусматривается некоторая избыточность функциональных возможностей системы и резервирование их.

Экономичность. Система может быть эффективной, но неэкономичной. Неоправданная избыточность или стремление предусмотреть все возможные случайности также приводит к созданию неэкономичной системы.

Удобство эксплуатации. Система будет бесполезной, если она неудобна для работающих в ней людей, не приносит им пользу. При этом возможны два исхода: либо она будет изменена работающими в ней людьми, либо она будет работать неэффективно и неизбежно выйдет из строя.

При исследовании любой системы необходимо предварительно выявить следующее:

• систему в целом и ее подсистемы;

• окружающую среду;

• назначение и цели системы в целом;

• цели каждой подсистемы;

• входы, ресурсы и/или затраты;

• выходы, результаты и/или выгоды;

• программы, подпрограммы и работы, которые выполняют система и подсистемы;

• руководителей, лиц принимающих решения, исполнителей;

• варианты действий, использование которых даст возможность достичь целей;

• параметры, критерии или меры эффективности, по которым можно оценить достижение цели;

• модели полезности и/или модели принятия решений, с помощью которых можно оценить процесс преобразования входов в выходы или на основе которых можно осуществить выбор вариантов.

1.2 Понятие экономической информации

Под информацией (от лат. informatio – разъяснение, изложение) первоначально понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом с помощью условных сигналов, технических средств и т. п. С середины XX века информация является общенаучным понятием, включающим в себя: обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму и т. д.

Поэтому, в зависимости от сферы использования, информация может быть экономической, технической, генетической и т. д.

Под экономической информацией понимается информация, ха­рактеризующая производственные отношения в обществе.

К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производ­ством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, кото­рыми обмениваются между собой различные системы управления. Конкретизиру­ем понятие экономической информации на примере системы управления промышленным предприятием.

В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно предста­вить как взаимодействие двух систем управляющей и управляемой (рис. 1.2).

Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов X (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продук­ции). Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия 1 (план выпуска продукции) с учетом обратной связи текущего состояния уп­равляемой системы (производства) и внешней среды (2, 3) рынок, вышестоя­щие органы управления.

Назначение управляющей системы формировать такие воздействия на уп­равляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления. Применительно к промышленному пред­приятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления – это выполнение производственной программы. В рамках технико-экономических ограничений; управляющие воздействия – это планы работ подраз­делений, обратная связь, данные о ходе производства: выпуске и переме­щении изделий, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.

Рисунок 1.2 – Структура системы управления предприятием

Очевидно, что и планы и содержание обратной связи – не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализа­ция этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, и том числе экономических.

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.

Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Виды экономической информации. Экономическую информацию принято подразделять по следующим основным признакам:

• функциям управления,

• месту возникновения (уровню управления).

По функциям управления экономическая информация разделяется на: планово-учетную, нормативно-справочную, отчетно-статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации мо­жет быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Например, учетной информацией являются: количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), заработная плата рабочего за изготовление детали (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношения­ми. Это самый объемный и разнообразный вид информации. Достаточно отме­тить, что в общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная информация составляет 50-60%.

Примерами нормативно-справочной информации могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделия в целом; стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т. д.

В фирме количество нормативов может достигать нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации – сотен мегабайт.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т. д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Классификация экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация – это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач управления.

Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы уп­равления в другую. Одна и та же информация может являться входной для од­ного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной – для подразделения, ее вырабатывающего. При этом форма представления экономической информации может быть: алфавитно-цифровая (текстовая) – в виде совокупно­стей алфавитных, цифровых и специальных символов и графическая – в виде графиков, схем, рисунков; а физическим носителем информации – бумага, магнитный диск, изображение на экране дисплея.