5.2. Организационные документы организации.

Организационные документы являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой.

Организационные документы определяют:

• организационно-правовую форму организации, структуру управления;

• штатную численность, состав должностей;

• полномочия совещательных органов управления организацией;

• регламент деятельности аппарата управления;

• режим работы и системы охраны;

• организацию и оценку труда работников;

• правила реорганизации;

• порядок ликвидации.

Документооборот. В организациях различают три потока документов. Входящие - документы, поступающие их других организаций. Исходящие - документы, издаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние – документы, используемые работниками в управленческом процессе. На крупном предприятии все операции по обработке документов сосредотачиваются в одном структурном подразделении, например, в канцелярии, общем отделе. При небольших объёмах документооборота обработка документов производится секретарями (референтами, офис-менеджерами).

По объёму документооборота организации принято делить на категории:

1-я категория – объём документооборота свыше 100 000 документов в год;

2-я категория – от 25 000 до 100 000 документов;

3-я категория – от 10 000 до 25 000 документов;

4-я категория – до 10 000 документов в год.

Государственной системой документационного обеспечения (ГСД09) установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор документа (корреспондент);

• наименование документа;

• дата документа;

• номер документа;

• дата поступления документа в организацию;

• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию;

• заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка об исполнении.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременности доведения документа до исполнения;

• проверку и регулирование хода исполнения документа;

• учёт и обобщение результатов контроля исполнения;

• информирование руководителя.

• Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов.

Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Существует также предварительная редакция документа – черновик. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом оформленная, имеют равную силу.

Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу её верхнего поля проставляется слово «копия»; этот документ заверяется, копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, который изготовляется одновременно с подлинником и заверяется.

Все документы должны соответствовать ГОСТ Р-630-97 «Унифицированные системы документации».

Тема 6. Ревизия договорной дисциплины.

Определение договора содержится в статье 420 ГК РФ. Договором признаётся соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. По статье 432 ГК РФ договор считается заключённым, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или в правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Как правило, для оформления договоров используются договоры, предусмотренные частью второй ГК РФ.

Действия, составляющие содержание работы по заключению и исполнению договоров обычно возлагается на соответствующие отделы и группируются по шести стадиям:

1. Подготовка и заключение договоров. Решаются вопросы проведения переговоров с будущим контрагентом, разрабатываются основные условия договоров.

2. Оценка оснований заключения договоров. Для этого анализируется производственная и коммерческая ситуация, в которой находится организация.

3. Оформление договорных отношений.

4. Доведение содержания договоров до исполнения.

5. Контроль за исполнением договоров.

6. Оценка результатов исполнения договоров.

Существует ревизия системы документооборота по договорам. В крупной организации есть юридический отдел или отдел по работе с договорами. В движении договоров участвуют отделы снабжения, сбыта, канцелярия; руководство организации; отделы, ведущие претензионную работу. Ревизору необходимо составить схему движения договоров. Минимальный перечень дел в организации отражается в журнале регистрации договоров. Ревизору необходимо определить, в какой момент регистрируются договора – до подписания руководителем или после. Подписание договора без регистрации в журнале может привести к тому, что договор будет отправлен контрагенту без регистрации.

Ревизору следует проанализировать материалы о конкурсном отборе поставщиков. В организации должна действовать система визирования договоров. Ревизуемая организация должна представить проверяющим утверждённый список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей. Ревизору требуется проверить соответствие образцов подписей подписям, имеющимся на договорах.

Правомерность крупных сделок. По законодательству сделка, совершаемая с целью приобретения или отчуждения имущества, стоимость которого составляет более 25% балансовой стоимости активов организации, совершается с соблюдением особых условий. Решение о совершении названных сделок должен принимать единогласно совет директоров, а при его отсутствии данный вопрос должен быть решён общим согласием. Если стоимость сделки составляет более 50 % балансовой стоимости активов организации, то решение должно приниматься собранием акционеров, большинством голосов в ¾ голосов акционеров – владельцев голосующих акций.

В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничивается установленным лимитом в сумме 100000 руб. по одной сделке.