6.3. Документальное оформление учета труда, выработки и начисления заработной платы

Каждому принимаемому в организацию работнику присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени, а также во всех документах по заработной плате.

Табель учета рабочего времени и начисления заработка при повременной оплате труда применяется для учета отработанного времени и начисления заработной платы инженерно-техническим работникам, служащим, специалистам, младшему обслуживающему персоналу и другим лицам, выполняющим свои функции при повременной оплате труда. Табель открывается в начале месяца и ведется по подразделениям организаций и категориям работников. В табеле по каждому лицу производится запись количества отработанных часов и дней, указывается начисленная сумма заработной платы и другие виды оплат по каждому работнику, в табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, дней простоев и т.д. Табель может заполняться методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем отклонений (неявок, опозданий и т.д.). При этом рабочие дни в табеле отмечают дробью: в числителе – фактически отработанное количество часов, а в знаменателе – неявки указывают условными обозначениями: О – отпуск, Б – болезнь (временная нетрудоспособность), К – служебные командировки, ОП – опоздания, УХ – преждевременный уход с работы, Н – ночные часы работы и т.д. В конце месяца в табеле подсчитываются общее количество отработанных часов, дней и сумма заработной платы. Табель подписывают руководитель подразделения или лицо, отвечающее за его ведение, и бухгалтер, осуществляющий проверку правильности составлении и своевременности предоставления, документа в бухгалтерию организации.

В растениеводстве для учета отработанного времени, объемов выполненных работ и начисления заработной платы применяется Книжка бригадира по учету труда и выполненных работ (ф. 505-АПК). Она применяется для учета отработанного времени, объемов выполненных работ и начисления заработной платы работникам, занятым на конно-ручных работах.

Книжка бригадира ф.505-АПК состоит из «Листа учета выполненных работ», где учитывают выполненные работы и начисленную за них заработную плату по культурам и видам работ, и «Табеля учета рабочего времени и подсчета заработка на конно-ручных работах», в котором отражают отработанное время и объем работ, выполненный каждым исполнителем. Здесь же записывают отработанное время и начисленную заработную плату за каждый день работы и в целом за месяц по каждому работнику. Книжка бригадира ф. 505-АПК ведется ежедневно руководителем производственного подразделения.

Для учета работы по возделыванию каждой культуры (группы культур, видов незавершенного производства) в листе учета выполненных работ бригадир в течение месяца записывает:

в графе 1 – выполняемую работу в соответствии с ее названием, принятым при утверждении норм выработки и расценок;

в графе 2: в первой строке шифр выполняемой работы в виде порядкового номера, во второй строке записывается норма выработки, в третьей – разряд работы;

в графах 5-35: в первой строке – количество человеко-часов, отработанных всеми исполнителями на данной работе за день, во второй – фактически выполненный ими объем работы за день, в третьей – общую сумму заработной платы за выполненный объем работы с учетом доплаты за ее качество, по четвертой – количество отработанных коне-дней (при выполнении работы с использованием лошадей);

в графе 36 записываются итоги по указанным выше строкам.

В табеле учета рабочего времени и подсчета заработка на конно-ручных работах руководитель производственного подразделения записывает:

в графе 1 – фамилию, имя и отчество работника;

в графах 3-33: по первой строке – фактически отработанные часы за день, по второй – шифр выполняемых работ (порядковый номер из первой части книжки), по третьей - объем фактически выполненной работы, по четвертой – сумму заработной платы, по пятой – оценку качества работы, по шестой – сумму доплат за качество выполненной работы;

в графе 34 – итоги по перечисленным выше строкам.

Если работник в течение рабочего дня выполнял несколько видов работ, то в табеле фактически отработанные им часы записывают в числителе, а другие показатели – в знаменателе.

При повременной оплате труда руководитель производственного подразделения ежедневно производит записи в книжку бригадира ф. 505-АПК в следующем порядке.

В листе учета выполненных работ:

в графе 1 – указывают наименование работ;

в графе 2: в первой строке ставится шифр выполняемой работы в виде порядкового номера, во второй строке записывается норма выработки, в третьей – разряд работы;

в графах 5-35: по первой строке указывают количество отработанных человеко-часов, по второй – условный знак «П» (повременно), по третьей – сумму оплаты труда, по четвертой – количество коне-дней.

В табеле учета рабочего времени и подсчета заработка на конно-ручных работах производят следующие записи:

в графе 1 – фамилию, имя и отчество работника;

в графах 3-33: по первой строке отражают фактически отработанные часы за день, по второй – шифр выполняемой работы, по третьей – условный знак «П» (повременно), по четвертой – сумму заработной платы, по пятой – оценку качества работы, по шестой – сумму доплат за качество выполненной работы;

в графе 34 – итоги по перечисленным выше строкам, кроме строки со знаком «П».

В конце месяца книжка бригадира ф.505-АПК представляется в бухгалтерию организации для проверки правильности отражения выполненных работ и начисления заработной платы. После ее проверки экономистом и бухгалтером (что они удостоверяют своими подписями) книжка бригадира ф.505-АПК утверждается руководителем организации.

Записи в книжке бригадира ф.505-АПК делают чернилами (шариковой ручкой). Не оговоренные подчистки и исправления в книжке бригадира не допускаются.

Работникам животноводства заработную плату начисляют исходя из количества и качества получаемой продукции. Начисление заработной платы производят на основании следующих первичных документов: журнала учета надоя молока (ф.412-АПК), карточки учета надоя молока (ф.413-АПК), акта настрига и приема шерсти (ф.415-АПК), дневника учета сбора яиц (ф.416-АПК), акта на оприходование приплода животных (ф.304-АПК), акта на оприходование зверей (ф.305-АПК), ведомости взвешивания животных (ф.306-АПК), ведомости определения прироста живой массы (ф.307-АПК) и т.д.

Для группировки данных, накопленных в первичных документах, и учета отработанного времени каждым работникам животноводства применяют Табель учета рабочего времени и начисления заработка работникам животноводства (ф.501-АПК).

В табеле ф.501-АПК указываются вид продукции животноводства (первая свободная строка), расценка за единицу продукции (вторая свободная строка).

В свободных графах табеля ф.501-АПК по каждому работнику фермы записывают количество произведенной продукции, за которую следует начислить заработную плату. Табель ф.501-АПК ведет заведующий фермой или другое ответственное лицо. Количество произведенной продукции в табель ф.501-АПК проставляют на основании первичных документов, которыми подтверждается ее поступление. В конце месяца в нем отражают: количество отработанных часов, дней и сумму начисленной заработной платы. Табель ф.501-АПК подписывает руководитель подразделения, и в сроки, установленные документооборотом, он сдается в бухгалтерию организации. Правильность составления табеля и начисления заработной платы проверяет бухгалтер организации, что и удостоверяет своей подписью.

Табель ф.501-АПК составляется в одном экземпляре и служит основанием для составления расчетно-платежной ведомости.

Учетный лист тракториста-машиниста (форма 503-АПК) применяется для учета работ, выполняемых тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов). Учетный лист ф.503-АПК выписывается на каждого тракториста-машиниста один раз в десять дней.

Объем выполненных работ в учетный лист записывается на основании обмера, взвешивания или других способов определения.

В учетном листе ф.503-АПК производится начисление заработной платы трактористу-машинисту за каждый день его работы, а также за каждый день отражается расход топлива по норме и по каждому виду выполняемых работ. По каждому учетному листу ф.503-АПК подсчитываются итоги по количеству отработанных нормо-смен, часов, сумме начисленной основной и дополнительной заработной платы, расходу топлива, количеству отработанных машино-дней и машино-смен.

В учетном листе ф.503-АПК указывается фактический расход топлива за период работы. В начале работы и по окончании ее показывается остаток топлива в баке, который определяется путем замера, используемый для расчета экономии или перерасхода топлива. Не позднее 11, 21 и 1-2 числа каждого месяца учетный лист ф.503-АПК сдается в бухгалтерию организации. На основании его производятся записи в накопительную ведомость учета работы машинно-тракторного парка ф.602-АПК.

Учетный лист ф.503-АПК подписывают тракторист-машинист и агроном.

Путевой лист трактора (форма 504-АПК) применяется для учета работы тракторов на транспортных работах. Путевой лист ф.504-АПК выписывается диспетчером либо другим лицом, уполномоченным на это, и регистрируется в журнале регистрации путевых листов. Выпуск трактора из машинного двора без путевого листа ф.504-АПК запрещается.

В путевом листе ф.504-АПК должны быть указаны регистрационный номер трактора, название организации, выдавшей его. Состояние исправности трактора в путевом листе ф.504-АПК должны подтвердить механик (бригадир) и тракторист-машинист.

Путевой лист ф.504-АПК состоит из двух частей. В первой части отражается задание, данное трактористу-машинисту на выполнение транспортных работ, а во второй - результаты его выполнения. Полученное и израсходованное топливо в путевом листе ф.504-АПК отражается в литрах и килограммах. В начале и в конце смены устанавливается остаток топлива в баках. Факт заправки трактора топливом удостоверяется подписью заправщика.

Во второй части путевого листа ф.504-АПК указываются количество километров, пройденных за смену, в том числе с грузом, количество перевезенного груза, а также выполненные тонно-километры и нормо-смены. После выполнения задания путевой лист ф.504-АПК подписывают тракторист-машинист и механик (бригадир), и он сдается в бухгалтерию организации, где производится начисление заработной платы механизатору.

Путевой лист ф.504-АПК является основание для отражения записей в Накопительной ведомости учета работы машинно-тракторного парка ф.602-АПК.

Первичным документов для учета работы грузового автотранспорта и начисления заработной платы шоферам и грузчикам является Путевой лист грузового автомобиля. Имеется три формы путевого листа грузового автомобиля:

№ 3с, предназначенная для учета работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате перевозок по сдельным тарифам;

№ 3п, для учета работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате стоимости перевозок грузов по сдельным тарифам;

№ 4, для учета работы грузового автомобиля в международном сообщении.

Путевые листы форм № 3с, и № 3п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. В них отражается расход топлива, объем выполненной работы (тонно-километры, тонны, пробег автомашины с грузом и без груза и др.), сумма начисленной заработной платы, задание шоферу и его выполнение.

При выполнении автомобильной перевозки пассажиров применяются:

Путевой лист легкового автомобиля;

Путевой лист автобуса и т.д.

Путевые листы могут оформляться вручную или с использованием программно-технических средств.

Путевой лист должен содержать следующие сведения: период действия путевого листа, наименование автомобильного перевозчика (штамп (печать) перевозчика), марку и регистрационный знак автомобиля, данные о водителе, отметки о прохождении водителем медицинского осмотра, отметки о техническом состоянии автомобиля, данные (возвращения) автомобиля, данные о движении топливно-смазочных материалов, отметки водителя и уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля, иные отметки уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, оформляющих путевой лист.

Заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производится уполномоченными автомобильным перевозчиком лицами. При этом реквизиты, по которым информация отсутствует или не ведется учет, могут не заполняться. В путевые листы допускается вносить дополнительную информацию (реквизиты), не предусмотренную настоящей Инструкцией, которая не должна препятствовать прочтению иных записей.

Путевые листы автобуса оформляются на один рабочий при условии сдачи путевых листов за предыдущий день работы.

На более длительный срок путевые листы автобуса оформляются в случае выполнения междугородных и международных автомобильных перевозок пассажиров сроком более суток.

При использовании легкового автомобиля в пределах города в путевом листе легкового автомобиля в разделе «Выполнение задания» допускается производить запись: «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах.

По истечении указанных сроков пользования путевыми листами их подписывает водитель и сдает диспетчеру хозяйства. Последний, сделав отметку в Журнале учета движения путевых листов, сдает их для дальнейшей обработки и начисления заработка в бухгалтерию организации. На основании путевых листов бухгалтер организации производит записи в Накопительной ведомости учета работы грузового автотранспорта и составляет расчетно-платежную ведомость.

На вспомогательных, промышленных (подсобных) обслуживающих и прочих производствах, а также на строительных и монтажных работах для учета объемов выполненных работ, затрат труда и начисления заработной платы используется Наряд на сдельную работу (ф.502-АПК). Он используется для начисления заработной платы во всех подразделениях организации. На лицевой стороне его записывают виды работ, объем или продолжительность рабочего периода в часах и сумму заработной платы, причитающуюся к выплате по наряду, которую утверждает руководитель организации.

На оборотной стороне данного документа отражают количество часов и дней, отработанных каждым исполнителем работы, суммы заработной платы и других доплат, начисленных им.

На оборотной стороне данного документа отражают количество часов и дней, отработанных каждым исполнителем работы, суммы заработной платы и других доплат, начисленных им.

При закрытии наряда ф.502-АПК производится подсчет итогов по количеству отработанных дней, часов, начисленной суме заработной платы. При сдаче работ заказчику наряд ф.502-АПК подписывают: cдающий и принимающий работу, бригадир, экономист и бухгалтер. Наряд на сдельную работу сдается в бухгалтерию организации на третий день после окончания работ.

Наряд на сдельную работу данной формы применяется как для группового выполнения работ, так и индивидуально конкретным исполнителем.

Оплату за время отпуска начисляют на основании Расчета среднемесячного заработка. Документ применяется для учета среднемесячного заработка работника. Расчет составляется в одном экземпляре, в левой его части записываются суммы начислений, в правой – суммы удержаний по их видам. На оборотной стороне расчета записываются суммы по месяцам года, исходя из которых исчисляется среднемесячная оплата труда.

Пособие по временной нетрудоспособности назначается на основании Листка нетрудоспособности.