Методические рекомендации по изучению информационных технологий обработки текстовой информации

Для подготовки текстовой информации удобнее всего использвать так называемый текстовый процессор Word. Программа Microft Word входит в пакет программ Microsoft Office. Если на компьютере установлен старый пакет Microsoft Office 2003, то главное (горизонтальное) меню программы Word 2003 имеет вид (рис. 1)

Рис. 1

где имеется горизонтальное меню и небольшие иконки (пиктограммы) для доступа к различным функциям программы. Выбор общепринятого стиля (гарнитуры (Times New Roman), кегля (14) и выравнивания – по ширине) в этом случае, как правило, делать не нужно, он уже установлен по умолчанию. Но может быть произведен с помощью пиктограмм этого (главного) меню (см. рис. 1), нумерация страниц в старой версии Word’а производится через меню Вставка –> Вставка страниц…, междустрочный интервал устанавливается с помощью меню Формат –> Абзац…

В новой версии программы Word, входящей в пакет программ Microsoft Office 2007 (или в аналогичный ему пакет Microsoft Office 2010) отсутствуют ниспадающие меню, содержащие строки текста. Дело в том, что главное (горизонтальное) меню разработчики совместили с панелью инструментов, и благодаря этому интерфейс программ пополнился новым элементом, называемым лентой (см. рис. 2, [20, 22, 23]).

Рис. 2

По умолчанию в Microsoft Office 2007 используется гарнитура Calibri (Основной текст), кегль – 11. И хотя стиль в Office 2007 назван «Обычным», тем не менее, ни гарнитура, ни размер шрифта — обычными при подготовке печатной продукции не являются и должны быть изменены пользователем до начала работы. Кроме того, должны быть изменёны интервалы «После» и «междустрочный» (см. рис. 3).

Предлагаемый по умолчанию дополнительный интервал 10 pt после последней строки в абзаце (рис. 3) удачно структурирует текст на странице сайта, где, к тому же, практически не требует расхода ресурсов, но пустые строки в книгах не печатают. Чтобы убрать интервал 10 pt и установить необходимый междустрочный интервал, следует воспользоваться окном диалога «Абзац» (рис. 3), который разработчики спрятали не за словом Абзац, а за малозаметной картинкой , стоящей поодаль справа (на рис. 2 помеченной овалом).

Рис. 3

Нумерация страниц в новой версии программы Word производится в два этапа: сначала на ленте выбирается вкладка «Вставка», открывается меню «Номер страницы» (см. рис. 4) и выбирается «Вверху страницы» и далее «Простой номер 3». Затем открывается меню «Параметры» (соответствующее меню «Работа с колонтитулами») и производится отметка на опции «Особый колонтитул для первой страницы» (см. далее рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5

Методические рекомендации по изучению информационных технологий обработки числовой информации

Для обработки численных данных в большинстве случаев используется так называемый табличный процессор Excel. Microsoft Excel (или просто – Excel, от англ. excellent – отличная, cell – ячейка) — это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами (подробнее см. [21, 24]).

Электронная таблица — основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул — от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т.д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.

Отдельный файл программы Excel называется книгой, в книге может быть произвольное число листов. По умолчанию в книге имеются три рабочих листа с именем Лист 1, Лист 2, Лист 3, но пользователь может удалять, добавлять листы и изменять их название.

Строка в рабочем листе нумеруется цифрой, которая появляется на левой границе рабочего листа. Столбец в рабочем листе именуется буквой (или сочетанием букв) латинского алфавита, находящихся на верхней границе рабочего листа.

Ячейка — основной элемент электронной таблицы — имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например А1 – ячейка первой строки (первого) столбца А.

Каждая ячейка содержит один элемент информации: число, текст или формулу. Все формулы начинаются со знака = (равно). Операндами формул могут быть ссылки на ячейки (тогда вместо числа или текста указывается адрес ячейки). Ссылки на имена ячеек, не содержащие знака $ (доллар), называются относительными. При вставке скопированной формулы относительные адреса ячеек получают новые значения (измененяются и номера столбцов и строк на величину перемещения формулы), абсолютные ссылки, содержащие знак $ перед именем столбца, при копировании формулы не изменяют название столбца, а содержащие знак $ перед именем строки, не изменяют номер строки.

Строка формул находится над первой отображаемой строкой листа и содержит формулу той ячейки, в которой в данный момент находится курсор, если активная ячейка (та, в которой находится курсор) не содержит формулу, то строка формул дублируется число или текст, активной ячейки. Если в ячейке вместо числа отображаются символы ######, то последнее означает, что ширины столбца недостаточно для отображения всех знаков числа в данном формате. В этом случае следует или увеличить ширину столбца (мышью щелкнуть на правой границе названия столбца и, не отпуская нажатой левой кнопки, передвинуть границу вправо), или через меню или контекстное меню, (вызываемое нажатием правой кнопки мыши), или с клавиатуры (клавишами Ctrl+1), необходимо вызвать окно диалога «Формат ячеек» и через вкладку «Число» установить другой формат числа для активной ячейки.

Если полученный результат выходит за верхний диапазон возможных числовых значений, в ячейке отображается запись “#ЧИСЛО!”, при делении на нуль – отображается “#ДЕЛ/0!”, запись “#ЗНАЧ!” означает, что численное значение не может быть получено, потому что в ячейках, на которые ссылается формула, находятся тексты вместо чисел.