Тема 8 организация разработки и выполнения управленческих решений

1. Организация разработки управленческих решений

2. Механизм организации выполнения управленческих решений

3. Правила организации выполнения управленческих решений

1. Организация разработки управленческих решений

К этапам организации разработки УР относят, помимо самой разработки УР, процедуры согласования, принятия, утверждения и организации выполнения УР.

Для организации разработки УР руководителю и аппарату управления необходимо осуществить следующие действия:

1. Оформить документацию о начале разработки УР с указанием конкретного задания, состава персонала и системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапах контроля хода выполнения, выделяемых ресурсах;

2. Ознакомить и разъяснить разработчикам УР содержание организационных документов о начале выполнения работ по разработке УР;

3. Разъяснить разработчикам УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы;

4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ;

5. Акцентировать внимание на степени важности предлагаемой работы по разработке УР;

6. Выделить персоналу необходимые оргтехнику, помещение и указать на источники необходимой деловой информации;

7. Провести контроль со стороны юриста или референта на соответствие вариантов разрабатываемого УР действующему законодательству и уставным документам компании;

8. Оформить заключение по технической, экономической и организационной выполнимости вариантов УР;

9. Получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящей реализации УР в экономической, экологической и др. областях.

Для процедуры согласования УР с вышестоящими органами, заказчиками и клиентами необходимы следующие действия руководителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, с которыми необходимо согласовывать УР;

2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды согласований, а также наименование и содержание сопроводительных документов;

3. Документально оформить общий акт согласований.

Для процедуры принятия УР необходимо:

4. Документально подтвердить отсутствие в вариантах УР противоречивостей решения самому себе и ранее реализованным;

5. Документально оформить набор критериев для выбора УР, в т.ч. наименование, численные и качественные значения их параметров;

6. Документально зафиксировать отклонения параметров УР от параметров критериев;

7. Документально оформить процедуру принятия УР с указанием даты, ответственных лиц и имеющихся замечаний.

Для процедуры утверждения УР необходимо:

1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, у которыми необходимо утверждать УР;

2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды утверждений, а также наименование и содержание сопроводительных документов;

3. Документально оформить общий акт утверждений.

2. Механизм организации выполнения управленческих решений

При организации исполнения решений руководитель, прежде всего, должен разделить общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям (планирование реализации решения). Затем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа: доведение задач до сознания исполнителей; подготовку исполнителей к выполнению задания (организация исполнения); побуждение исполнителей к его добросовестному выполнению (мотивация).

При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли: что, когда, каким образом, в каких условиях, какими силами и средствами, к какому сроку, с какими количественными и качественными показателями необходимо сделать.

Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется общий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом. Глубокое и однозначное его понимание – исходное условие усвоения индивидуальной задачи. Далее следует показать место каждой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, т.е. предполагаемый результат труда, предоставляемые в распоряжение исполнителя средства труда, указываются сроки завершения, критерии оценки результатов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда.

Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирование, показ образцов исполнения, изучение документов и др. На совещаниях и собраниях с докладом обычно выступает тот начальник, который принял решение, но это не всегда целесообразно. Авторитет начальника, от имени которого объявлено решение, создает своеобразный психологический барьер для свободного обсуждения путей выполнения решения. Лучше, если с обобщением выступит человек, к которому исполнители относятся с достаточным уважение как к специалисту, к тому же чтобы он не являлся ни их начальником, ни автором решения. Автору решения лучше не включаться в дискуссию, какие бы формы она не приобретала. Чем острее проходит дискуссия, тем лучше выявляются сомнения подчиненных, «подводные камни», которые автору трудно было предвидеть. Материалы обсуждения тщательно анализируют, проводят беседу с выступившими оппонентами.

После заслушивания всего спектра мнений желательно выступить руководителю с изложением программы действий, учитывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует акцентировать внимание на замечаниях, которые были учтены.

Инструктирование проводится накануне начала практических работ. Общее правило при инструктировании: сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения соответствующих видов работ путем проведения дополнительного инструктирования.

Показ образцов исполнения как метод доведения задачи используется, когда словесные объяснения недостаточно эффективны. Формы реализации данного метода различны:

• Наблюдение за работой опытного человека;

• Кинофильм, деловые игры, видеозапись игры;

• Обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью создают деловую обстановку;

• Тренировки (показ «как» и далее самостоятельное исполнение работ);

• Упражнение (с целью отработки навыков и умений).

Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многочисленных факторов: как он составлен, в каком контексте предъявляется, каково самочувствие работника и т.д. Различают афферентный и эффекторный образы предстоящей деятельности. Афферентный – созданный у исполнителя образ предстоящей работы, полученный в результате указанных выше методов доведения задач. Эффекторный – это оперативный образ, т.е. собственный план действий.