3.4. Технология работы и организация труда агентов афто. Определение численности агентов афто

Агенты АФТО обслуживают многочисленные организации и предприятия, оформляют заявки на перевозку грузов по каждому грузоотправителю, оформляют грузовые перевозочные документы, осуществляют расчеты с грузоотправителями за перевозки, информируют грузополучателей о прибытии груза, ведут учет и отчетность по установленным формам и выполняют другие работы.

АФТО располагается либо на отдельной станции и производит обслуживание грузоотправителей и грузополучателей, предъявляющих груз к перевозке или получающих прибывший груз на эти станции, либо на опорной станции, к которой прикреплены другие станции, и производит обслуживание грузоотправителей и грузополучателей, как на опорной, так и на прикрепленных станциях.

Для выполнения перечисленных выше работ АФТО оборудовались автоматизированными рабочими местами подготовки перевозочных документов (далее - АРМ ППД), телефонной связью с подразделениями станции и городом, с грузоотправителями и грузополучателями, с подъездными путями, при необходимости, механизированной почтой для пересылки грузовых документов.

Важнейшее значение в решении этих задач имеет технологический процесс работы АФТО, в том числе на опорных железнодорожных станциях, который подробно излагает порядок выполнения операций, периодичность сбора и доставки документов с грузового района станции и путей необщего пользования в агентство, содержит графики выполнения каждой операции с учетом наиболее рациональных приемов и методов труда в соответствии с "Типовым технологическим процессом работы Агентства фирменного транспортного обслуживания, устанавливающим порядок выполнения агентом АФТО функций, связанных с:

- выполнением работ по обеспечению транспортного обслуживания грузоотправителей и грузополучателей (включая грузоотправителей и грузополучателей, являющихся структурными подразделениями ОАО"РЖД") на станциях, отнесенных к зоне обслуживания АФТО;

- обеспечением получения доходов от осуществления перевозок грузов за счет правильности, полноты и своевременности начисления и взимания сборов и плат за перевозку грузов и выполненные услуги.

Труд агентов АФТО регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации, положениями, инструкциями, руководствами и другими нормативными документами, утвержденными в ОАО "РЖД". Одним из важных условий производительной работы при оформлении перевозочных документов являлось организация рабочего места агента АФТО (АРМ ППД).

Автоматизированное рабочее место агента (АРМ ППД) предназначено для автоматизации операций по начислению провозной платы, оформлению заявок, подготовки и оформления накладной, определению дополнительных сборов и штрафов, ведению учета и отчетности, печатанию документов, что позволяет повысить поступление средств от отправителей и получателей груза за счет полноты, точности и своевременности расчетов.

Труд работников ЛАФТО регламентируется положениями, инструкциями, руководствами и другими нормативными документами, утвержденными вышестоящими органами. Одним из важных условий производительной работы при оформлении перевозочных документов является организация автоматизированного рабочего места работника ЛАФТО с применением АС ЭТРАН, которая позволяет повысить точность и своевременность расчетов с грузоотправителями и грузополучателями и предназначена для выполнения операций по оформлению:

заявок на перевозку грузов и перевозочных документов;

начислению провозной платы;

расчетов дополнительных сборов и штрафов за перевозку грузов;

ведения финансовой отчетности;

печати документов.

Распоряжением ОАО "РЖД" от 5 августа 2005 г. №1228р "О нормативах численности агентов фирменного транспортного обслуживания" во исполнение "Плана-графика мероприятий по реформированию Системы фирменного транспортного обслуживания", утвержденного ОАО "РЖД" 14.02.2005 №160, и в целях оптимизации численности агентов ФТО были утверждены временные нормативы численности агентов АФТО, которые разрабатывались с использованием фотохронометражных наблюдений, данных об объемах работ в агентствах, а также на основе "Нормативов численности работников в товарных конторах станций", утвержденных 24.01.2002 года с учетом функций агентств в соответствии с "Типовым технологическим процессом работы агентства фирменного транспортного обслуживания " и предназначены для расчета численности агентов АФТО с учетом выполняемых объемов работ.

Нормативы численности были разработаны Центром организации труда и проектирования экономических нормативов (ЦОТЭН) - филиалом ОАО"РЖД" совместно со специалистами Центра фирменного транспортного обслуживания (ЦФТО) - структурного подразделения ОАО "РЖД".

Временные нормативы численности предназначались для установления численности агентов АФТО в условиях внедрения Автоматизированной системы централизованной подготовки и оформления перевозочных документов (ЭТРАН).

В основу проектирования нормативов была заложена трудоемкость работ, выполняемых агентами АФТО с учетом следующих данных[22]:

- фотографии рабочего дня, фотохронометражные наблюдения;

- статистические данные о фактически выполняемых объемах работ и численности работников;

- материалы изучения существующей организации труда;

- результаты анализа мероприятий по улучшению условий труда.

Временные нормативы численности были установлены, исходя из среднемесячного баланса рабочего времени независимо от продолжительности и количества смен.

Явочная численность определяется по формуле:

(3.2)

Списочная численность определяется по формуле:

Ч_сп = Ч_яв * К_сп , (3.3)

где:

Т_общ - общая трудоемкость нормируемых работ по нормативам на выполненный объем работ в год, соответственно на оформление перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов, оформление заявок на перевозку грузов, дополнительные сборы и штрафы, учет, отчетность (чел.-мин.):

(3.4)

где:

- трудоемкость оформления заявки и внесения изменений в нее;

, – соответственно трудоемкость оформления перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов во внутреннем сообщении;

, - соответственно трудоемкость оформления перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов в международном сообщении;

, - соответственно трудоемкость оформления маршрутных и групповых перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов во внутреннем сообщении;

_, - соответственно трудоемкость оформления маршрутных и групповых перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов в международном сообщении;

- трудоемкость оформления ведомостей подачи и уборки вагонов;

- трудоемкость оформления накопительных карточек;

- трудоемкость оформления квитанций разных сборов;

- трудоемкость оформления учетных карточек;

- трудоемкость оформления перевозочных документов по переадресовке грузов;

- трудоемкость оформления досылочной ведомости;

ФРВ_год.- годовой фонд рабочего времени одного работника (мин.).

К₁ - коэффициент, учитывающий затраты времени на подготовительно-заключительные работы, организационное обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности;

К₂ - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не приведенных в таблицах 1 - 10 в размере К₂ = 1,2 (перечень работ приведен в Приложении);

К _сп.- коэффициент перевода явочной численности в списочную.

Нормативами численности предусмотрен коэффициент, учитывающий время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, в размере К₁ = 1,1 от оперативного времени.

Временными нормативами численности были учтены следующие виды работ в АФТО:

-прием и рассмотрение заявок на перевозку груза и доведение результатов согласования заявок до грузоотправителей, в том числе в условиях электронного документооборота;

- выполнение операций по внесению изменений по просьбе грузоотправителей в заявки на перевозки грузов, отзывы и отказы грузоотправителей от выполнения заявок;

- оформление железнодорожных транспортных накладных или комплекта железнодорожных перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов;

- оформление переадресовки груза;

- оформление учетных карточек выполнения заявок на перевозку грузов;

- оформление документов по дополнительным сборам и штрафам;

- оформление первичных форм учета и расчета сборов и платежей, не включенных в дорожную ведомость (2 лист накладной).

ППГ - правила перевозок грузов

ППОГ - правила перевозок опасных грузов; ЭОД - электронный обмен документами между клиентом и работником ЛАФТО; ЭП - электронная подпись клиента или работником ЛАФТО; ГТД - государственная таможенная декларация.

К концу 2012 года были разработаны основные положения по формированию нормативов численности работников, занятых оформлением перевозочных документов в линейных агентствах фирменного транспортного обслуживания. Данные положения разрабатывались отделом организации труда в сфере управления движением Центра организации труда и проектирования экономических нормативов - филиала ОАО "РЖД" совместно с работниками Центра фирменного транспортного обслуживания филиала ОАО "РЖД".

Распоряжением ОАО "РЖД" от 23 октября 2012 г. №2127р " Об утверждении нормативов численности работников, занятых оформлением перевозочных документов в линейных агентствах фирменного транспортного обслуживания" утверждены нормативы численности работников, занятых оформлением перевозочных документов в ЛАФТО с учетом мнения профсоюзного комитета первичной профсоюзной организации ОАО "РЖД".

Нормативы численности работников, занятых оформлением перевозочных документов ЛАФТО установлены в целях оптимизации численности работников и были введены в структурных подразделениях ОАО "РЖД" в сроки и порядком, установленным Трудовым кодексом Российской Федерации.

Утвержденные Нормативы численности предназначаются для установления численности агентов системы фирменного транспортного обслуживания и кассиров товарных (грузовых), оформляющих документы с учетом применения Автоматизированной системы централизованной подготовки и оформления перевозочных документов (ЭТРАН).

В основу разработки нормативов численности положены следующие документы [23]:

• типовой технологический процесс работы агентства фирменного транспортного обслуживания", утвержденный ОАО "РЖД" 31 декабря 2004 г.;

• фотографии рабочего дня, фотохронометражные наблюдения;

• данные о фактически выполняемых объемах работ и численности работников;

• материалы изучения существующей организации труда;

• результаты анализа мероприятий по улучшению условий труда.

Нормативы численности учитывают выполнение работниками должностных обязанностей в соответствии с квалификационной характеристикой агента системы фирменного транспортного обслуживания, утвержденной распоряжением ОАО "РЖД" N 1505р от 18 июля 2006 г. "Об утверждении квалификационных характеристик и разрядов оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих открытого акционерного общества "Российские железные дороги".

Нормативами численности в [23] учтены следующие виды работ в ЛАФТО:

прием и рассмотрение заявок на перевозку груза и доведение результатов согласования заявок до грузоотправителей, в том числе в условиях электронного обмена документами;

выполнение операций по внесению корректировок по просьбе грузоотправителей в заявки на перевозку грузов, в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

оформление перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов, в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

оформление ведомости подачи и уборки вагонов, в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

оформление накопительных ведомостей, в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

оформление переадресовки грузов по первоначальным и новым документам, в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

закрытие учетных карточек выполнения заявок на перевозку грузов, в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

оформление досылочной дорожной ведомости;

оформление перевозочных документов по приему грузов из-за границы и передаче грузов за границу (на пограничных передаточных станциях), в том числе в условиях электронного обмена документами с применением электронной подписи;

формирование акта общей формы ГУ-23;

ввод в электронную базу доверенности клиента;

оформление уведомления о штрафах.

Однако в перечень нормируемых работ, выполняемых работниками ЛАФТО, не включены следующие виды работ (трудоемкость которых не приведена в таблицах №1- 22 Приложения 1):

1. Изучение нормативных документов (72, 73, 74, 75 адреса конвенционных запрещений, оперативные телеграммы и т.д.), внесение изменений в Тарифные руководства, нормативные документы и другие сборники.

2. Прием наличных денег от грузоотправителей, грузополучателей и оформление счетов-фактур на выполненные работы и услуги.

3. Сдача денег инкассатору или в кассу бухгалтерии.

4. Ведение кассовой книги, составление отчета о сдаче денег.

5. Учет бланков строгого учета.

6. Информирование грузоотправителей о правилах и условиях перевозки грузов, о порядке оплаты перевозок и дополнительных услуг и выдача различных справок.

7. Подготовка комплекта документов на перевозку грузов в международном сообщении для подтверждения права ОАО "РЖД" на применение налоговой ставки по НДС "0", согласно распоряжению ОАО "РЖД" от 24 апреля 2004 г. N 1930р.

8. Сбор первичной маркетинговой информации о клиентах железнодорожного транспорта.

9. Оформление отчетов и сопроводительных ведомостей к документам, отправляемым в ТЦФТО ежесуточно, ведение книг учета документов.

10. Прием и рассмотрение претензий.

11. Выдача грузоотправителям и грузополучателям под роспись корреспонденции, приходящей с ТЦФТО (счета-фактуры, перечни, справки о движении средств).

12. Осуществление комплексного транспортного обслуживания (информирование грузоотправителя о подходе груза, о местонахождении вагона, контейнера, выдача копий документов и т.д.).

13. Оформление грузоотправителям и грузополучателям договоров на дополнительные услуги.

14. Ведение списков грузоотправителей и грузополучателей.

15. Формирование и корректировка суточного сводного заказа.

16. Списание испорченных бланков строгой отчетности.

17. Страхование грузов.

18. Оформление передаточной ведомости ГУ-41.

19. Запрос справок из АБД ПВ.

20. Оформление и передача оперативных телеграмм.

Нормативная численность устанавливается также исходя из среднемесячного баланса рабочего времени работников ЛАФТО независимо от продолжительности и количества смен.

По сравнению с [22] Распоряжением ОАО "РЖД" от 23 октября 2012 г. №2127р общая трудоемкость нормируемых работ по нормативам на выполненный объем работ в год определяется исходя из иного перечня выполняемых работ и определяется по формуле [23]:

где: - трудоемкость оформления заявки формы ГУ-12;

- трудоемкость корректировки согласованной заявки;

, – соответственно трудоемкость оформления повагонных перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов во внутреннем сообщении;

, - соответственно трудоемкость оформления повагонных перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов в международном сообщении;

, - соответственно трудоемкость оформления маршрутных и групповых перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов во внутреннем сообщении;

_, - соответственно трудоемкость оформления маршрутных и групповых перевозочных документов по отправлению и прибытию грузов в международном сообщении;

, - трудоемкость оформления перевозочных документов соответственно по приему грузов к перевозке из-за границы и по передаче грузов за границу на пограничных передаточных станциях;

- трудоемкость оформления ведомостей подачи и уборки вагонов;

- трудоемкость оформления накопительных ведомостей;

- трудоемкость оформления квитанций разных сборов;

- трудоемкость подписания отчетных суток;

- трудоемкость оформления учетных карточек;

- трудоемкость оформления заявления на переадресовку;

- трудоемкость оформления перевозочных документов по переадресовке грузов;

- трудоемкость оформления досылочной ведомости;

- трудоемкость оформления акта общей формы ГУ-23;

- трудоемкость ввода в электронную базу доверенности клиента;

- трудоемкость оформления уведомления о штрафах.

Трудоемкость выполняемых видов работ определяется исходя из установленных документом нормативов на единицу работы и объемом выполняемых работ по оформлению перевозочных документов принимается на основе данных, формируемых в АС ЭТРАН:

(3.6)

где - нормативы времени на оформление i-го перевозочного документа;

- объем выполненных i-го вида работ за год по оформлению перевозочных документов на основе данных, формируемых в АС ЭТРАН.

При расчете явочной численности установлены коэффициенты:

K₁ ̶ коэффициент, учитывающий затраты времени на подготовительно-заключительные работы, организационное обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в размере K1= l,10;

К₂ ̶ коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не приведенных в таблицах N 1 - N 22 Приложения 1 в размере К2 = 1,20;

К_сп ̶ коэффициент перевода явочной численности в списочную регламентируется порядком, действующим в ОАО "РЖД".

При расчете численности работников ЛАФТО объем выполненной работы по оформлению перевозочных документов принимается на основе данных, формируемых в АС ЭТРАН

Для ЛАФТО, выполняющих объем работ по оформлению перевозочных документов превышающий 250 тыс. отправок в год, нормативы времени (таблицы N 2 - N 9, N 18 - N 19) применяются с коэффициентом 0,8.

10. Численность работников ЛАФТО, занятых оформлением перевозочных документов на станциях с объемом работы менее 10 тыс. отправок в год и входящих в состав агентства, определяется исходя из местных условий, с учетом специфики и технологии работы и полной загрузки агентов ЛАФТО в течение рабочего дня.

11. Для ЛАФТО, выполняющих объем работ по оформлению перевозочных документов в международном сообщении свыше 70% от общего количества перевозочных документов, нормативы времени (таблицы N 2 - N 9) применяются с коэффициентом 0,9, а свыше 80% от общего количества перевозочных документов, - нормативы времени (таблицы N 2-N 9) применяются с коэффициентом 0,8.

12. Для ЛАФТО, при оформлении маршрутных, групповых перевозочных документов свыше 60% от общего количества перевозочных документов, нормативы времени (таблицы N 2 - N 9, N 18 - N 19 Приложения1) применяются с коэффициентом 0,8.

13. В случаях, когда отдельные операции, указанные в таблицах не выполняются, соответствующие величины нормативов времени к расчету не принимаются.

14. При выполнении работ, непредусмотренных настоящими нормативами, для расчета численности работников ЛАФТО могут разрабатываться местные прогрессивные нормативы времени.

15. Нормативы времени на оформление перевозочных документов по приему сборных грузов к перевозке принимаются по таблицам N 6 - N 8 Приложения1, как оформление маршрутных, групповых перевозочных документов.

16. При определении численности работников ЛАФТО дробные результаты округляются до целых единиц, при этом величина дроби менее 0,5 округляется в сторону уменьшения, а при 0,5 и более - в сторону увеличения. В случае округления полученных результатов в сторону увеличения в обязанность работника ЛАФТО вменяется выполнение дополнительных функций с целью полной загрузки его на рабочем месте.