Глава 4. Информационные системы 103
Понятие информационной системы 103
Назначение информационных систем 104
Структура информационных систем 106
Классификация информационных систем 109
Связь ИС со структурой управления 110
Место информационной системы в контуре управления 112
Документальные информационно-поисковые системы. Информационные языки 116
Компьютерные справочно-правовые системы 120
История развития информационно-правовых систем 120
Характеристики информационно-правовых систем 122
Краткое содержание главы 4 131
Вопросы для повторения 134
Глава 5. Информационные технологии в управлении предприятием 136
Офисные информационные технологии 136
Технологии обработки текстовой информации 137
Офисные технологии обработки табличной информации 138
Офисные коммуникационные системы и электронные менеджеры 139
Системы автоматизированного документооборота 141
Обзор систем автоматизации делопроизводства, присутствующих на российском рынке 141
Система делопроизводства "Дело" компании "Электронные офисные системы" 143
Система документационного обеспечения управления "БОСС-Референт" компании "Ай-Ти" 149
Информационные системы производственного планирования MRP и MRP II 154
Информационные системы управления предприятием (ERP) 160
Отечественные системы класса MRP/ERP 162
Информационная система управления предприятием "Галактика" 162
Информационная система управления предприятием "Флагман" 164
Информационные системы и технологии в маркетинге 172
Реинжиниринг бизнеса и информационные технологии 174
Вопросы для повторения 179
Глава 6. Информационные технологии в государственном управлении 182
Структура государственного управления в России 182
Направления информатизации России 184
Государственная политика России в области информатизации 185
Проблемы информатизации государственного управления в России 189
Концепция электронного правительства 192
Опыт использования информационных технологий в системе государственного управления. Государственная автоматизированная система "Выборы" 197
Краткое содержание главы 6 202
Вопросы для повторения 204
Глава 7. Информационные технологии в муниципальном управлении 207
Системное представление управляемой территории 207
Концептуальные основы создания ИС управления муниципальным образованием 218
Функциональные подсистемы 218
Обеспечивающие подсистемы 220
Internet-технологии в муниципальном управлении 225
Сферы информатизации МО 228
Информационные технологии в административном управлении 228
Информационные технологии в жилищно-коммунальном хозяйстве 229
Информационные технологии в управлении землепользованием 230
Комплексная автоматизация управления муниципальным образованием 231
Краткое содержание главы 7 233
Вопросы для повторения 235
Глава 8. Технология проектирования и внедрения автоматизированных информационных систем 238
Технология проектирования, разработки и внедрения автоматизированных ИС 238
Оценка экономической эффективности проектов по внедрению ИС и ИТ 252
Краткое содержание главы 8 263
Вопросы для повторения 265
Библиографический список дополнительно рекомендуемой литературы 267
Темы контрольных работ 269
Введение
Имеющие место темпы развития Internet наглядно демонстрируют, насколько стремительно человечество движется к новой стадии своего развития, которую принято называть информационным обществом. Глобальные информационные системы и сети, информационные технологии "de facto" становятся основным фактором развития цивилизации и мирового прогресса, технологической основой новой информационной экономики и информационного общества. Американский социолог, профессор Калифорнийского университета Мануэль Кастельс так характеризует современную экономику. «В последние два десятилетия в мире появилась экономика нового типа, которую я называю информациональной и глобальной, … информациональная – так как производительность и конкурентоспособность факторов или агентов в этой экономике (будь то фирма, регион, или нация) зависят в первую очередь от их способности генерировать, обрабатывать и эффективно использовать информацию, основанную на знаниях. Глобальная - потому, что основные виды экономической деятельности, такие, как производство, потребление и циркуляция товаров и услуг, а также их составляющие (капитал, труд, сырье, управление, информация, технология, рынки) организуются в глобальном масштабе, непосредственно, либо с использованием разветвленной сети, связывающей экономических агентов.»1
А.И. Ракитов в своей книге "Философия компьютерной революции" выделяет пять функций в структуре человеческой деятельности, выступающих предпосылками развития информационных технологий и возрастания их роли в обществе2.
Первая функция – функция управления и контроля. Переход человечества к индустриальному обществу привел к невиданному ранее увеличению скоростей всех технологических и социальных процессов и характеризовался неуклонным ростом объемов добываемой и передаваемой информации, появлением новых способов и скачкообразным ростом скоростей передачи информации, ускорением ее обработки, ростом технической оснащенности управленческого труда. Объем операций и процедур, необходимых для выполнения функции управления и контроля, также увеличивался взрывообразно и уже не мог быть реализован в рамках традиционных средств и лежащих в их основе методов и технологий. "Если в 80-е годы все решало качество, а в 90-е – реинжиниринг бизнеса, то ключевая концепция нынешнего десятилетия – скорость".3
Вторая функция – функция общения, заключающаяся в обмене сведениями, знаниями, необходимыми для обеспечения нормальной жизнедеятельности индивидов и сообществ. Общение – одно из фундаментальных условий бытия человека. При переходе к индустриальному обществу интенсивность общения также изменяется взрывообразно и требует принципиально новых средств общения.
Третья функция – функция памяти, в том числе социальной. Она состоит в накоплении и хранении определенно значимой информации, организации ее таким образом, чтобы ею можно было пользоваться по первому требованию в ситуациях, когда это по тем или иным причинам необходимо.
Возможности живых существ, включая человека, по объему хранимой информации, скорости ее обработки, передачи и усвоения ограничены биологически. В процессе развития общества человек всегда стремился к преодолению этого недостатка. Письменность, книгопечатание, библиотеки, технические средства – это все искусственные средства общественной и индивидуальной памяти, разработанные человеком.
Четвертая функция – совершенствование материального производства.
Возникновение современной индустрии, основанной на крайне сложных технологических процессах, сверхскоростных и сверхточных технических устройствах, подвело к черте, за которой традиционные формы участия человека в производстве в силу его физиологической и нейропсихической ограниченности стали просто невозможны. Эта ситуация усугубляется стремительным развитием сверхгигантских производственных, транспортных и коммуникационных систем. В связи с этим к задаче облегчения тяжелого физического труда, решавшейся средствами механизации, добавилась задача замещения человека автоматическими производящими и контролирующими устройствами.
Пятая функция – функция познания. Ее назначение заключается в приспособлении человека к социоприродной среде, трансформации ее в соответствии с потребностями и целями индивида и общества. Природа научно–технологического прогресса требует экспоненциального прироста знаний и, следовательно, предъявляет особый запрос к созданию интеллектуальной технологии и целой системы технических средств, позволяющих автоматизировать рутинные познавательные операции. Сама реализация познавательной интеллектуальной функции в новых условиях требует для своего осуществления принципиально новых технико-технологических средств. Без этого невозможна не только экспоненциальная наработка новых знаний, обеспечивающих удовлетворение материальных и духовных потребностей общества, но и интенсивное развитие и наращивание интеллектуальных ресурсов.
Обобщая объективные тенденции социально-экономического развития США, американский социолог Дэниел Белл еще в 70-х годах двадцатого века предсказал переход к постиндустриальному обществу. Современная концепция постиндустриального общества базируется на основополагающем принципе, который гласит, что структура общества (институциальная, отраслевая, социальная) определяется господствующей технологией. Информационная революция конца XX века заложила основы новой глобальной технологии – информационной, которая и будет определять трансформацию всех сфер мирового сообщества в новом веке и появление новых форм экономической организации. Роль традиционной индустрии в экономике будет сокращаться при опережающем росте коммуникационных процессов, индустрии знаний.
Как отмечается в Российской программе перехода к информационному обществу "Электронная Россия 2002-2010 год", несмотря на высокие темпы развития информационных компьютерных технологий в последнее десятилетие, Россия не смогла сократить отставание от промышленно развитых стран в уровне информатизации экономики и общества4. Отчасти такое положение вызвано общеэкономическими причинами, такими, как кризис экономики, низкий уровень материального благосостояния населения. Вместе с тем недостаточное развитие информационных технологий в России усугубляется целым рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования во всех сферах общественного производства. Одним из таких факторов является недостаточный уровень подготовки управленческих кадров в области информационных технологий.
Представленное вашему вниманию учебное пособие имеет своей целью помочь студентам–менеджерам в освоении курса "информационные технологии управления".
Содержание пособия определяется требованиями Государственного образовательного стандарта, предъявляемыми к содержанию учебной дисциплины "Информационные технологии управления" специальностей "Менеджмент организаций" и "Государственное и муниципальное управление" и представленными в таблице 1.
Таблица 1
Требования государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования к содержанию дисциплины «Информационные технологии управления»
Государственное и муниципальное управление |
Менеджмент организаций
|
Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности; направления информатизации государственного и муниципального управ-ления; системное представление управ-ляемой территории и принципы создания информационной системы города и области (края, республики); понятие новой информационной технологии; локальные и распределенные базы данных; экспертные системы и базы знаний; информационные языки; автоматизированные информационно-поисковые системы; классификаторы; основы построения инструментальных средств информационных технологий; компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров, использование систем управления базами данных, интегрированных программных пакетов; распределенной обработки информации; региональные и локальные вычислительные сети; теле-обработка данных; коммуникационные сети. Основные этапы и стадии создания и организации компьютерных информационных систем управления. Экономическая эффективность территориальных информациионных систем управления. |
Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности; информационные технологии документационного обеспечения управлен-ческой деятельности; инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности; основы построения инструментальных средств информационных технологий; компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров, использования систем управления базами данных, интегрированных программных пакетов; распределенной обработки информации; организация компьютерных информационных систем; компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений.
|
Единый правительственный портал в Сингапуре
С 1980 года Сингапур уделяет информационным технологиям особое внимание. Сегодня по показателям в этой сфере страна занимает четвертое место в мире. Цель правительственного плана – превратить Сингапур в "интеллектуальный остров", где государственное управление, бизнес, образование, научные исследования, досуг и другие сферы жизнедеятельности взаимосвязаны при помощи информационных технологий. На это выделяется ежегодно более 400 млн. $. Компьютерная техника широко используется в сфере образования: от детских садов до университетов. Сингапур занимает первое место в мире по степени оснащенности школ современными компьютерами и программами: на семь учащихся начальных школ приходится один ПК, в средних школах эта пропорция составляет 5:1. К 2002 году с помощью компьютеров дети будут осваивать около 30% школьной программы.
Ключевая часть сингапурской информационной стратегии – первая в мире государственная интерактивная мультимедийная сеть "Сингапур – ОДИН". Она позволяет эффективно работать в интеллектуальной среде: делать покупки, производить банковские операции, знакомиться с новостями, развлекаться. На сегодняшний день "Сингапур – ОДИН" имеет 60 тыс. пользователей. К концу 2001 года ими станут 50% семей страны. Услугами Интернета уже пользуется каждый шестой ее житель.
Разработанная Национальным советом по компьютеризации система обслуживания граждан eCitizen, название, которое может расшифровываться не только как "электронный гражданин", но и как "каждый гражданин" (every citizen), объединяет все электронные операции.
Для организаций портал предоставляет доступ к электронным формам налоговых и других платежей, а также к системе электронных государственных закупок. Здесь же можно зарегистрировать товарный знак или патент, получить информацию о различных правительственных программах поддержки и развития бизнеса, льготных схемах кредитования, консалтинге и обучении, особенно в отношении малых и средних предприятий.
Подход Сингапура поразителен тем, что правительство страны никогда не выпускает из виду вопросы, связанные с реализацией концепции "электронного правительства". Так, например, когда два года назад Служба информационных технологий Министерства обороны ввела в действие первую в мире Интернет-систему правительственных закупок, вскоре после этого Министерство финансов и Национальный совет по вычислительной технике стали анализировать, нельзя ли эту систему распространить на остальные государственные службы.
"Интернет-порталы органов государственной власти как ключевая составляющая "электронного правительства". Информационный бюллетень Microsoft. Выпуск 10. Ноябрь. 2001.
Глава 1.Понятие механизма управления. Информационные процессы в управлении
Расчлените каждую изучаемую Вами задачу на столько частей, на сколько сможете и на сколько это потребуется Вам, чтобы их было легко решить
Рене Декарт
Системный подход к анализу процессов управления
Рассмотрение основ информационных технологий управления невозможно без четкого понимания таких базовых понятий теории управления, как "управление", "объект управления", "управляемая система", "управляющая система", "обратная связь", "системный подход"...
Целенаправленное внешнее воздействие на объект (явление, процесс), обеспечивающее либо сохранение его основных свойств, либо развитие (движение) объекта в направлении определенной цели, принято называть управлением. Следовательно, управление представляет собой некий процесс, происходящий во времени и, возможно, в пространстве. Как процесс управление имеет смысл лишь по отношению к объекту, называемому объектом управления.
Широкое разнообразие и сложность изучаемых объектов окружающего нас мира стимулировали разработку специальных теорий и методов их исследования. Один из таких методов - системный анализ. Базовым понятием системного анализа является понятие системы как совокупности элементов, объединенных общей целью функционирования.
Слово "система" происходит от греческого Systema, что означает целое, составленное из частей, соединение. Словарь иностранных слов дает следующие определения этого термина5:
определенный порядок в расположении и связи частей чего-либо, например система воспитания, педагогическая система;
форма организации чего-либо, например избирательная система;
целое, представляющее собой единство закономерно расположенных и взаимосвязанных частей, например солнечная система;
общественный строй, например социалистическая система;
совокупность учреждений, объединенных в одно целое;
конструкция;
обычное, регулярное, привычное явление.
Выделив из всех этих определений общее, будем понимать под системой совокупность элементов произвольной природы, взаимосвязанных друг с другом и образующих определенную целостность.
Системы, как правило, имеют достаточно сложную структуру организации и включают большое количество элементов различной природы, рассматриваемых, с одной стороны, как единое целое, с другой как совокупность разнородных объектов, объединенных в целое в интересах достижения единой цели.
Отметим следующие свойства систем.
Вложенность. Любая система является элементом более общей системы - макросистемы, которая выступает по отношению к системе внешней средой и источником возмущающих воздействий. Объективный анализ системы возможен только с учетом ее взаимодействия с внешней средой.
Делимость. Всякая система состоит из элементов, обладающих определенной самостоятельностью и имеющих строго определенное функциональное назначение. Мы говорим, что этот элемент предназначен для… или этот элемент выполняет следующую функцию… Несмотря на то, что всякий элемент системы в свою очередь может быть достаточно сложным объектом, при выбранном способе выделения частей каждый элемент системы выступает как неделимый. Неделимость элемента на данном уровне исследования рассматривается как нецелесообразность учета его внутренней структуры в пределах рассматриваемой модели системы. Сложные элементы, которые с позиций системного анализа в свою очередь могут рассматриваться как системы, принято называть подсистемами.
Целостность. Суть целостности заключается в том, что система, рассматриваемая как совокупность элементов, получает в результате объединения совершенно новые свойства, которые не сводятся к простой сумме свойств отдельных ее составляющих.
Наличие структуры. Структура – это совокупность составляющих систему элементов и устойчивых внутренних связей между ними, определяющих основные свойства системы. Структура характеризует внутреннее строение системы. Например, иерархическая структура, элементы которой образуют соподчиненные уровни. Связь представляет собой зависимость свойств одного элемента от свойств другого элемента системы.
Наличие организации. Под организацией системы понимается внутренняя упорядоченность и согласованность взаимодействия элементов системы в достижении поставленной цели, обеспечивающая ее единство.
Наличие цели. Система как совокупность элементов различной природы имеет смысл лишь постольку, поскольку все ее составляющие элементы существуют и взаимодействуют благодаря наличию объединяющей их цели - цели существования системы. Цель – это предвосхищение результата, это то, чего хотят достичь, то, к чему стремятся. Цель выступает в роли объединяющего начала системы как самостоятельной структуры, поэтому понятие цели является основополагающей категорией теории систем.
Способность к развитию, изменению. Всякая система в той или иной степени способна изменять свою структуру и функции в ответ на изменяющиеся условия в макросистеме и внутренние противоречия. Процесс последовательного изменения состояния системы в пространстве и времени называется движением, или развитием системы. Внешние воздействия, под влиянием которых осуществляется движение системы, принято называть внешней средой, или внешними факторами, а внутренние источники развития – внутренними факторами. Совокупность качественных и (или) количественных признаков, называемых параметрами системы, на основании которых можно отличить одно состояние системы от другого и зафиксировать факт ее развития, называется состоянием системы. Введенные понятия позволяют описывать состояние системы во времени и пространстве и изучать механизмы функционирования и развития.
Понятие системы связано с научным подходом к исследованию сложных явлений, методом научного исследования и имеет смысл лишь в рамках этого метода - системного подхода.
Системный подход – это метод научного познания объективной реальности, основанный на общих закономерностях функционирования систем разной природы, свойствах целого как объединения частей, закономерностях функционирования и развития систем.
Методологически системный подход основывается на единых принципах анализа сложных систем6,7.
Принцип физичности. Этот принцип гласит, что всякой системе присущи законы, закономерности ее существования и функционирования, определяющие ее структуру и внутренние причинно–следственные связи.
Принцип моделируемости. Всякая система в целях исследования может быть представлена конечным множеством моделей, каждая из которых отражает определенную грань ее сущности. Для лучшего понимания этого принципа коротко поясним сущность понятия "модель". Изучая объект, процесс или явление окружающего мира как некоторую сущность, мы стараемся взглянуть на нее с разных позиций и точек зрения. В своих исследованиях мы "оперируем" этой сущностью на уровне наших представлений о ней, формирующихся в сознании на основании имеющихся знаний, то есть с некоторой отвлеченной абстракцией - моделью сущности.
По определению, "модель – это реальный физический объект или процесс, теоретическое построение, информационный образ, представляющие какие-либо свойства исследуемого объекта, процесса, явления"8. Это - "материальный объект, система математических зависимостей или программа, имитирующая структуру или функционирование исследуемого объекта"9. Приступая к рассмотрению той или иной сущности с целью ее анализа, определения ее неизвестных ранее свойств, мы, желая этого или нет, осознавая это или нет, строим модель этой сущности и исследуем ее свойства. Основой моделирования является понятие адекватности модели как оценки степени ее соответствия реальному объекту, процессу, явлению, позволяющей переносить полученные результаты исследования модели на объект моделирования. Из принципа моделируемости вытекает важный факт, что для решения поставленной задачи мы можем обойтись конечным числом моделей, выбор которых и их количество зависят от целей анализа.
Принцип целенаправленности. Всякой системе присущи определенные тенденции в поведении (движении), направленные на достижение или сохранение системой некоторого состояния либо на усиление (ослабление) некоторого процесса, явления.
Системный подход применяется тогда, когда требуется рассмотреть объект исследования комплексно, с разных точек зрения. Он включает системно-элементный анализ, позволяющий ответить на вопрос, из каких элементов состоит система; системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способы взаимодействия составляющих ее элементов; системно-функциональный анализ дает ответ на вопрос, какие функции выполняет каждый из ее составляющих элементов и вся система в целом; системно-коммуникационный взгляд раскрывает взаимосвязь данной системы с другими системами; системно-исторический анализ позволяет взглянуть на систему в развитии с учетом фактора времени и ответить на вопросы, как возникла система, как развивалась, каковы исторические перспективы ее дальнейшего развития10.
В начале этого раздела было введено понятие управления как целенаправленного воздействия на объект с целью сохранения его основных свойств либо обеспечения его движения в направлении определенной цели. Следовательно, в рамках системного подхода управление можно рассматривать как функцию объекта управления, рассматриваемого как система.
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1. Сегодня учащийся со школьной скамьи оперирует понятиями компьютер, программа, задача. Что же такое компьютер по своей сути? С системных позиций компьютер – это универсальный инструмент обработки информации, представляющий собой единство аппаратных средств (процессор, память, монитор, принтер…), программных средств (системные, инструментальные, прикладные) и знаний, навыков и умений пользователя. Такой взгляд на компьютер легко позволяет ответить на вопрос, чем компьютер отличается от обычного непрограммируемого калькулятора. В системе "калькулятор" отсутствует в явном виде11 вторая составляющая системы – программные средства.
Пример 2. Предприятие с точки зрения организации управления может рассматриваться как сложная экономическая система, представляющая собой совокупность шести подсистем12: управления стратегией развития; управления техническим развитием; управления производством; управления экономикой; управления персоналом; управления маркетингом (рис. 1).
Пример 3. Человеческое общество представляет собой сложную социально–экономическую систему. Ее подсистемами, или социальными блоками, являются различные этнические, религиозно–культовые, социальные, профессиональные и экономические группы. В историческом развитии общества этапы нормального функционирования и эволюционного изменения этих блоков время от времени сменяются радикальными революционными изменениями, разрешающими накопившиеся противоречия.
Вернемся вновь к рассмотрению систем. Выделяют несколько их классов13,14.
Материальные и абстрактные системы. В основе материальных систем лежат объекты, процессы и явления материального мира. Материальные системы, в свою очередь, можно классифицировать как неорганические (технические, химические…), органические (биологические) и смешанные, содержащие элементы органической и неорганической природы. Среди смешанных систем в первую очередь необходимо выделить человеко-машинные системы, в которых человек с помощью технических средств осуществляет свою трудовую деятельность. Подклассом этих систем являются социально–экономические системы, в которых связями между элементами являются отношения людей в процессе производства.
Абстрактные системы – это продукт человеческого мышления: гипотезы, теории, знания…
Статические и динамические системы. Признаком подразделения систем на статические и динамические является степень зависимости состояния системы от времени. Статические системы изменяют свое состояние с течением времени настолько незначительно, что, исходя из целей исследования, этими изменениями можно пренебречь. Поэтому статическими называются системы, формально не изменяющие своего состояния с течением времени. Для динамических систем, напротив, зависимость их состояния от времени в процессе функционирования является фактором существенным, пренебречь которым нельзя. Динамические системы могут быть детерминированными и вероятностными (стохастическими). Поведение детерминированной системы предсказуемо: ее состояние в любой момент времени однозначно определяется ее состоянием в предыдущий или последующий момент времени. Поведение же стохастической системы предсказуемо лишь с определенной долей вероятности.
Открытые и закрытые системы. Считается, что закрытая система не взаимодействует с внешней средой, а все происходящие в ней процессы обусловлены внутренними факторами и замыкаются внутри ее. Открытые системы, напротив, активно взаимодействуют с внешней средой и влияние внешних факторов на движение системы является существенным.
Простые, сложные и большие системы. Разделение систем на простые, сложные и большие основывается на степени сложности организационной и функциональной структуры системы. Сложные системы обладают развитой иерархической структурой и состоят только из простых подсистем. Большие системы характеризуются рядом дополнительных признаков, таких, как значительное разнообразие составляющих ее элементов и связей между ними, открытость, наличие элементов самоорганизации, участие в функционировании системы людей, машин, природной среды.
