Система документационного обеспечения управления "босс-Референт" компании "Ай-Ти"84

Система "БОСС-Референт" разработана на основе программной платформы Lotus Notes/Domino фирмы Lotus-IBM.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления "БОСС-Референт", можно условно представить в виде совокупности нескольких уровней (рис. 15).

Аппаратные средства системы: компьютеры (серверы, клиентские рабочие станции), локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux и другие, транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все аппаратные средства.

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, синхронизации данных, организации полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы управления документами.

БОСС-Референт – совокупность взаимосвязанных программных модулей, работающих в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающих бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение включает регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и другую документацию.

В архитектуре системы выделяются следующие модули: общесистемные словари, общесистемные сервисы и функциональные подсистемы (рис. 16).

Основу подсистемы "Общесистемные словари" составляет база данных "Справочник организации". Она содержит информацию о структуре организации в виде иерархического дерева, сведения о сотрудниках (ФИО, должность, номера телефонов…) и механизмы делегирования полномочий. Модуль "Словари" обеспечивает централизованное ведение и хранение общесистемных словарей, таких, как "Типы документов", "Номенклатура дел", "Перечень регионов".

Модуль "Внешние адресаты" является аналогом модуля "Справочник организации" и предназначен для регистрации контрагентов (внешних организаций), с которыми взаимодействует данная организация. База данных этого модуля хранит информацию о заказчиках, партнерах, клиентах и их представителях – от банковских реквизитов организации до номера мобильного телефона ее представителя.

Подсистема "Общесистемные сервисы" предоставляет пользователю удобные средства работы с документами. Модуль "Шаблоны" предназначен для создания и хранения шаблонов (бланков) документов, наиболее часто используемых в организации: шаблонов документов, шаблонов резолюций и шаблонов маршрута.

Модуль "Регистратор" обеспечивает автоматическое формирование регистрационного номера документа в соответствии с заданным форматом.

Модуль "Согласование" предназначен для реализации функций согласования подготовленных документов в среде электронного документооборота. Он обеспечивает следующие функции:

• установка параметров процедуры согласования;

• задание списка рецензентов и маршрута согласования;

• отправку документа на согласование;

• отправку и получение соответствующих уведомлений;

• регистрацию ответов согласующих;

• перенос согласованных документов в другие базы данных.

Модуль "Поручение" обеспечивает подготовку поручений и контроль их исполнения. Он предоставляет пользователю следующие возможности:

• создание и хранение поручений;

• поиск и просмотр списка всех поручений по организации;

• обеспечение контроля исполнения поручений;

• печать контрольной карточки поручения.

Поручение, кроме содержания поручения, включает ответственного исполнителя, срок исполнения поручения и тематику. Каждому поручению можно задать приоритет (уровень важности) и поставить на особый контроль.

Модуль "Коммутатор" обеспечивает взаимодействие всех модулей системы, связывая их в единое целое. В базе данных этого модуля содержится вся справочная информация о местах размещения всех данных системы, их структуре и конфигурации.

Функциональные подсистемы "Босс-Референт" обеспечивают автоматизацию различных участков документооборота и делопроизводства. Модуль "Канцелярия" предназначен для автоматизации канцелярий – выделенных структур предприятия, отвечающих за работу с внешней и внутренней корреспонденцией. Его пользователями являются работники канцелярии, секретари, руководители различного уровня, исполнители.

В рамках этого модуля осуществляется ввод электронных копий документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, обработка документов, создание поручений, печать контрольных карточек.

В функции модуля "Документы" входит задача создания и хранения внутренней нормативно-распорядительной информации, ее передача сотрудникам для ознакомления и исполнения.

Модуль "Внешние контакты" предназначен для упрощения работы с внешними организациями. Он обеспечивает регистрацию и ведение истории контактов, планирование будущих контактов, информирование сотрудников об имевших место контактах, создание поручений на основе выбранных документов.

Основной задачей модуля "Контроль договоров" является отслеживание текущего состояния договоров, сроков их исполнения и состояния, удобный способ поиска, сортировки и доступа к текстам договоров. База данных договоров содержит тексты договоров, сведения об этапах их реализации и событиях, связанных с их исполнением, отчеты о ходе исполнения.

Модуль "Инженерное обеспечение" предназначен для учета и хранения сведений об инженерных объектах и обеспечивающего оборудования, таких, как компьютеры, факсы, кондиционеры, обеспечения функций контроля за сроками их технического обслуживания.

В документах базы данных этого модуля могут храниться следующие сведения:

• наименование и инвентарный номер объекта, ФИО ответственного сотрудника, полное название, модель, серийный номер, дата изготовления, местоположение, физические характеристики, сроки обслуживания;

• сведения о событиях, произошедших с данным объектом.

Модуль "Новости" обеспечивает доступ сотрудников к базе данных различных документов по интересующей организацию тематике. Документы базы данных наряду с текстовой информацией могут хранить графические изображения, звуковую и видео- информацию произвольной структуры.

Модуль "Конференция" обеспечивает совместное обсуждение различных вопросов в рабочих группах на основе локальной сети предприятия.

Использование системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на базе программного комплекса "Босс-Референт" обеспечивает решение следующих задач:

• автоматизацию процессов документационного обеспечения управления, включая реализацию согласованной работы нескольких канцелярий, обработку входящей и исходящей корреспонденции, управление прохождением внутренних распорядительных, организационных и информационно-справочных документов, а также управление процессами ознакомления с документами;

• формирование плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством и документооборотом;

• возможность управления в рамках всей организации процессами согласования документов, формирования поручений на выполнение тех или иных заданий, предоставления информации различным службам и подразделениям, регистрации документов, обращений различных типов (потенциальных клиентов партнеров, поставщиков, соисполнителей, граждан);

• возможность автоматизировать такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками;

• создание единого информационного пространства организации, хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержку механизма делегирования полномочий;

• создание основы для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации, в которых накапливается связанная между собой информация и данные, представленные в виде текстов, графической информации, форм и таблиц, видео- и аудиоданных. Создание условий для удобного использования всей накопленной в организации информации, имеющей отношение к работе с конкретным заказчиком, направлению и проектам;

• эффективный обмен знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами, в том числе находящимися на разных территориях.