Информационная технология автоматизации офисной деятельности

Эффективное управление невозможно без эффективной организации информационных потоков и управления ими. Как уже отмечалось в главе 1, каждое управленческое решение в социально-экономических системах порождает собой определенный документ, выполняющий коммуникативную функцию. Соответственно, повышение эффективности коммуникационных процессов внутри организации, с внешней средой, рационализация информационных потоков и документооборота является одной из важнейших задач повышения эффективности управления. Реализации этих задач служат информационные технологии автоматизации офиса, которые используются на всех уровнях управления – от специалистов до секретарей и конторских работников (рис. 9). Они призваны автоматизировать все коммуникационные функции управленческого персонала как внутри объекта управления, так и с внешней средой.

Информационные технологии автоматизации офиса основываются на современной вычислительной технике, средствах телекоммуникаций, копирования и размножения документов. Они включают средства подготовки документов на основе текстовых и табличных процессоров, копирования и размножения документов, электронной и голосовой почты, организации и проведения аудио- и видеоконференций, планирования и организации коллективной обработки данных. На основе современных программных и технических средств создаются электронные офисы, обеспечивающие безбумажный документооборот и оперативное коммуникационное обслуживание менеджеров. Информационные системы автоматизации документооборота рассмотрены в разделе 5.2.

Информационная технология поддержки принятия решения

Информационные технологии управления, рассмотренные в предыдущем разделе, выполняли функцию информационного обеспечения принятия решения. Анализ полученных данных и выбор наиболее предпочтительного, наилучшего с позиций достижения целей управления управленческого решения оставался полностью за человеком. Однако сегодня наука предоставляет в распоряжение менеджеров мощные математические методы анализа, основанные на моделировании поведения управляемых систем, позволяющие находить наилучшие решения в определенных ситуациях.

Математические модели, построенные на основе имеющейся информации о свойствах и состоянии управляемого объекта, законов его функционирования и выраженные в виде математических зависимостей, позволяют анализировать ситуации "что будет, если?", "как сделать, чтобы?", решать задачи поиска наилучших в данной ситуации решений. Например, модели линейного программирования позволяют решать транспортные задачи, исходя из минимизации затрат на доставку продукции потребителям; задачи планирования выпуска продукции, исходя из максимизации прибыли; оптимальную загрузку оборудования и т.д.

Информационная технология принятия решения – это технология, выполняющая не только функции информационного обеспечения процесса управления, но и обладающая интеллектуальными способностями к анализу конкретных ситуаций и самостоятельному поиску наилучших, в некотором смысле, решений на основе базы данных моделей управляемых объектов и процессов (рис. 10).

Выработка управленческого решения осуществляется человеком с использованием системы математических моделей в результате тесного взаимодействия информационной системы и человека. Информационные модели управляемой системы позволяют "проигрывать" различные альтернативные варианты управленческих решений, выбирать из них наилучшие с точки зрения эффективности, анализировать влияние изменений внешних и внутренних факторов на поведение системы.

Важную роль в системах поддержки принятия решения играет база данных, содержащая сведения о состоянии системы управления в прошлом и настоящем, об имеющихся ресурсах, планах, нормах и нормативах, правовом регулировании процесса управления.

К таким системам относятся рассмотренные в следующих разделах данного пособия задачи управления материалами, запасами и ресурсами предприятий.