5.2. Служебные записки, сообщения по факсу, электронная почта

Хотя основным средством коммуникации внутри организации является личное общение, иногда все же возникает необходимость служебных записок.

Служебная записка (Memorandum) – это письменное сообщение одного лица, адресованное другому лицу (или ряду лиц) в пределах одной организации. Они используются в целях предоставления и запроса информации.

СОСТАВЛЯЮЩИЕ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

1. Слово MEMORANDUM.

2. Имя и должность получателя.

3. Имя и должность отправителя.

4. Дата.

5. Тематическое заглавие (краткая формулировка содержания сообщения).

6. Основной текст. Должен быть разделен на пункты, содержащие соответствующие выводы и заключительную формулировку.

7. Место для подписи. Имя и должность отправителя указаны сверху, поэтому нет необходимости дублировать их здесь.

8. Enc (в случае необходимости).

9. Copy (в случае необходимости).

Наличие приветствия в служебной записке не является обязательным. Нет необходимости и в заключительной формуле вежливости.

ПРИМЕР СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

MEMORANDUM

To Mandy Lim, Engineer

From Sally Thomas, Personal Assistant

Date 14 August 2012

DOCUMENT FORMATS

Many congratulations on joining our staff in the chairman’s office. I hope you will be happy here.

I’m enclosing a booklet explaining the company’s general rules regarding document formats. However, I thought it would be helpful if I summarized the rules for ease of reference.

1. Formats

All documents should be presented…

2. Orders

In reports it’s necessary to…

I hope these guidelines will be useful. If you have any questions please do not hesitate to contact me.

Sally Thomas

Enc

Сообщения по факсу (Fax Messages) могут рассылаться в филиалы самой компании или внешним деловым партнерам. Многие компании используют стандартный бланк для отправки факсовых сообщений. Тогда остается только ввести в компьютер необходимую информацию. Если бланк не используется, то следует помнить основные правила структурирования такого сообщения.

СОСТАВЛЯЮЩИЕ ФАКСОВОГО СООБЩЕНИЯ

1. Заголовок (наименование и адрес организации, отправляющей сообщение, номера телефонов, факса, адрес электронной почты; часто указывается еще и род деятельности компании).

2. Словосочетание FAX MESSAGE.

3. Основные детали, включающие имя и должность получателя, название компании, номер факса, имя и должность отправителя, дату, количество отправляемых страниц.

4. Тематическое заглавие (краткая формулировка содержания сообщения).

5. Основной текст (составляется по тем же правилам, что и любое деловое письмо).

6. Место для подписи. Имя и должность отправителя указаны сверху, поэтому нет необходимости дублировать их здесь.

Наличие приветствия и заключительной формулы вежливости не является обязательным в сообщении, отправляемом по факсу.

ПРИМЕР ФАКСОВОГО СООБЩЕНИЯ

AMEY UK Construction specialists

21 Ashton Drive

Sheffield tel. +44 114 2871122

S26 2ES fax +44 114 2871123

FAX MESSAGE

To Janet Benson, General Manager

Company European Top Ltd.

Fax Number 65 6767777

From Sally Turner, Managing Director

Date 6 June 2014

Number of Pages 1

VISIT TO GERMANY

Text……….

I look forward to meeting you.

Sally Turner

В настоящее время деловое общение во многом опирается на использование компьютерных технологий. По этой причине электронная почта (e-mail) становится крайне эффективным способом передачи и запроса информации.

Правила написания электронного сообщения во многом похожи на правила написания любых деловых писем. Однако в процессе эволюции электронной почты появился еще и сетевой этикет, некоторые правила которого рассмотрены ниже:

• Проверяйте, правильно ли напечатали адрес электронной почты отправителя.

• Всегда заполняйте графу Тема (Subject).

• Проверяйте дату. Важно, чтобы часы компьютера показывали верное время и дату, иначе могут возникнуть проблемы с сортировкой писем в хронологическом порядке.

• Не используйте клавишу Caps Lock. Заглавные буквы смотрятся вызывающе и даже угрожающе.

• В электронном сообщении допустимо заменять формальные приветствия типа Dear Mr. White на более неформальные: Hello Mr. White. Формулировка Yours sincerely также может заменяться на менее формальную: Best regards.

• Предложения не должны быть слишком длинными. Старайтесь писать короткими и простыми фразами. Чем лучше Вы составите Ваше сообщение, тем понятнее оно будет, тем легче удастся добиться желаемого результата.

• Проверяйте Ваше сообщение в «отправленных», как только нажмете кнопку «отправить».

• Предупреждайте получателя заранее, если хотите отправить большой файл.

ПРИМЕР ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ

Рис. 112.

УПРАЖНЕНИЯ

№ 1

Напишите служебную записку на следующую тему:

В компании, где Вы работаете, появился новый сотрудник, и Вас попросили курировать его в течение первого месяца его деятельности. Напишите служебную записку, в которой дайте информацию о строительных материалах, которые продает организация, о возможности предоставления скидок клиентам, акциях, о необходимости составления еженедельных отчетов.

№ 2

Из предложенных слов составьте советы, как написать удачное электронное сообщение.

1. capital is write impolite in to letters it

2. grammar don’t of the forget punctuation rules and

3. point get in first to sentences the two the

4. subject subject write always in title the a line

5. e-mail your sending it proofread before

№ 3

Прочитайте диалоги и ответьте на вопросы:

Customer: How do I go online?

Assistant: You're already connected to the Internet. Do you want to send e-mail?

Customer: No, I just want to browse the web for a while.

Assistant: OK, just open the search engine or enter the web address and press 'enter'.

Customer: I can't access my company's website. Can you help? Assistant: Have you put in the correct address?

Customer: Yes, I'm sure I have.

Customer: How do I reply to this e-mail? Sorry, I'm not very good with computers.

Assistant: That's OK. Just hit 'reply', then compose your message, then press 'send'.

Customer: Then can I forward the message to myself at my home address?

Assistant: Yes. Make sure you enter the right address, or the e-mail will bounce (come

Back). Let me know if you would like a hard copy of your e-mail and I'll show

you how to print out your work.

Customer: Can I send an attachment with this e-mail? Assistant: Yes, you click here and then attach the file.

Customer: What does “dot com” mean? I’ve heard that a lot.

Assistant: A lot of addresses end with .com (com is short for company).

Customer: And how do I spell this symbol @ when I’m asked to give my e-mail address?

Assistant: It’s called “at”.

Customer: Thank you.

Questions:

1. What should you check if you're not able to access a web page you want to look at?

2. What is Google?

3. If you don't put the right address on an e-mail, what will happen?

4. How do you reply to an e-mail that you have received?

5. If you want to e-mail a document to someone, what do you normally do?

6. If you want to work on a document at home, where will you e-mail the document?

7. How can you get a hard copy of your document?

8. Could you tell us your e-mail address?

№ 4

Объедините слова в словосочетания:

1. browse a file

2. be connected online

3. enter to the Internet

4. access a message

5. compose the web

6. attach a website

7. go an option

8. select the web address

№ 5

Отгадайте кроссворд:

1. The person who receives the letter is the … .

2. To read through a finished document to check for mistakes.

3. When you compose the e-mail, you can add an attachment. How do you call it when you send the document together with your business letter?

4. You write the title of your e-mail in the ……… line.

5. To reply to the e-mail you type your message and press ‘….’.

№ 6

Напишите факсовое сообщение на следующую тему:

Вы сообщаете своим партнерам о том, что 18 декабря в 13.00 прибудете к ним на выставку, на которую они Вас пригласили. Не забудьте поблагодарить за приглашение и попросить забронировать Вам номер в гостинице рядом с офисом. Попросите прислать Вам программу конференции.

Приложение I – 5.2