7.1.2. Использование программы PowerPoint

В последние годы наиболее популярной формой сопровождения устного доклада стала программа PowerPoint. Так как она проста в использовании, вы можете иметь искушение перенести весь текст выступления на слайды. Не делайте этого. При подготовке иллюстраций старайтесь придерживаться общих правил.

1.Иллюстративные материалы делайте простыми и доступными для каждого зрителя в аудитории. Слайды должны быть гармонично смонтированы (сконструированы), для чего применяйте четкие признаки или характерные особенности объектов. Не перегружайте выступление видеоматериалами. Не размещайте много информации на отдельном слайде, избегайте показывать несущественные подробности.

2.Каждый слайд необходимо посвящать одной теме, одному факту или одной идее. Не используйте изображений, не имеющих отношения к тому, о чем вы говорите.

3.На протяжении всей презентации используйте одинаковые формат,стильисимволы.Несмешивайтемеждусобойслайдыразных презентаций, выполненные в разных стилях.

4.Заранеераспределитепоказслайдовповремени.Желательно, чтобы продолжительность демонстрации одного тематического слайда занимала 1 или 2 минуты, но не менее 20 секунд. Показ каждой из видовых картинок (фотографии объектов, пейзажи) может продолжаться несколько секунд. В последнем случае допустимо использование программы «слайд фильма».

5.Слайды должны быть четкими. Чтобы в этом убедиться, по-смотритенаэкранмонитораснекоторогорасстояния(8–10шагов).

196

Желательно презентацию заранее опробовать в зале, так как цветовые символы могут быть хорошо различимы на экране монитора и плохо различимы на большом экране. Вы должны быть уверены, что размещенные на слайдах материалы будут видны в самых отдаленных частях зала. При необходимости подберите более контрастные цвета или имеющуюся информацию распределите на большее число слайдов.

6.Цвета применяйте экономно, не допуская чрезмерной пестроты.Используйтелиботемныйфон(например,синий)исветлые символы (желтые или белые), либо светлый фон (желтый или белый) и темные символы (черные илитемно-синие).Неприемлемы однотонные фон и символы, напримертемно-красныебуквы натемно-синемфоне, синие буквы на черном фоне и т.п.

7.Если выступление состоит из нескольких крупных разделов, то для выделения каждого из них полезно использовать разный цветовой фон соответствующих слайдов.

8.Показ однотипных, внешне похожих слайдов лучше сопровождать упрощенной анимацией демонстрируемых объектов (например, «развертываем» или «вылетом» текста, рисунков и т.п.). Такой прием позволяет акцентировать внимание слушателей на смене иллюстративного материала. Применение сложной анимации в этом случае может отвлекать внимание и не позволять слушателям сосредоточиться.

9.В каждом слайде используйте минимальное количество слов в заголовках, подзаголовках и пояснениях (слушатели за период просмотра слайда должны иметь время спокойно прочитать текст и ознакомиться с иллюстрациями). Размещая на одном слайде слишком много текста, вы демонстрируете лишь свой непрофессионализм.

10.Подбирайте простые выражения. Избегайте употребления малознакомых слов и слов с двойным значением (пусть содержание чуть проиграет в оригинальности и новизне, но зато вы сможетебытьуверенывтом,чтоваспоймутоднозначно).Проверьтеграмотность текста. Даже при хорошо поставленной речи негативное впечатление на слушателей производят орфографические ошибки

виллюстрациях.

197

11.Накаждомслайдеиспользуйтенеболеедвухвидовшрифта (исключениесоставляютлоготипы,названияобъектов,другиеспециальныенадписи).Использованиебольшегоколичествашрифтов придает изображению неряшливый и беспорядочный вид.

12.Если на конференции объявлено два рабочих языка, то одинизних принято использоватьдля устноговыступления,адругой – в наглядных материалах.

13.Приоформлениитаблицнеиспользуйтебольше3–4верти-кальных колонок и более6–8горизонтальных строк. Информация

сбольшим числом колонок и строк тяжела для восприятия.

14.Втаблицахиграфикахстарайтесьнеприменятьвертикальные и горизонтальные линии, так как они отвлекают внимание. По возможности заменяйте демонстрацию таблиц диаграммами или графиками.

15.Старайтесь избегать объемных диаграмм. Не изображайте столбцы трехмерными, иначе аудитории будет трудно определить, на каких цифрах заканчивается каждый столбик.

16.На одном графике не размещайте больше 2 линий. Максимальномогутбытьпоказаны3или4линииприусловии,что они хорошо различимы. Обязательно обозначьте каждую линию.

17.Избегайте показа длинных или комбинированных формул и уравнений.

18.Следите за правильностью цифр. Не поленитесь их несколькоразперепроверить.Помните,чтовсегооднаневернаяцифра способна лишить доверия слушателей к вам.

19.Допустимо крайне умеренное применение образных форм передачи материала, например подготовленный вами звуковой эф-

фект или видео (на использование чужих наглядных материалов требуется получение специального разрешения, за исключением случаев, когда такие материалы являются общественным до-

стоянием). Подобные приемы презентации лучше отнести в конец

выступления, иначе последующее устное изложение текста может показаться публике скучным и неинтересным.

20. Старайтесь первый и заключительный слайды сделать более привлекательными. Усильте концовку обобщающими аргументами и точными завершающими фразами. Не забудьте поблагодарить аудиторию за внимание.

198