19. Расчет и выплата отпускных

Можно ли по заявлению работника выплатить отпускные не до отпуска, а позже (например, в день зарплаты)?

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом исчислять срок следует в календарных днях (письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, от 21.12.2011 № 3707-6-1).

Что касается Конвенции Международной Организации Труда № 132, то она была ратифицирована РФ Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ и вступила в силу в РФ 06.09.2011. Согласно п. 2 ст. 7 Конвенции вопрос о моменте выплаты отпускных действительно может решаться в договорном порядке между работником и работодателем.

Однако следует отметить следующее. С одной стороны, если в международном договоре РФ установлены правила, отличные от тех, что предусмотрены российским трудовым законодательством, то применяются правила международного договора (ст. 10 ТК РФ). При этом приоритет норм международного права действует только при условии, что они содержат более льготные положения для граждан, чем национальное законодательство (п. 8 ст. 19 Устава Международной организации труда, принятого в 1919 г.). Таким образом, если Конвенцией устанавливается более низкий уровень гарантий по сравнению с трудовым законодательством РФ, применяются положения ТК РФ.

В рассматриваемом случае ст. 136 ТК РФ предусматривает выплату отпускных не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В Конвенции не установлен конкретный срок выплаты отпускных, этот срок устанавливается по соглашению между работником и работодателем. В ТК РФ условия выплаты отпускных более выгодные для работника, чем установленные Конвенцией. Поэтому в отношении данной нормы применяется порядок выплаты отпускных, установленный ТК РФ.

В связи с этим полагаем, что выплата отпускных позже срока, установленного ч. 9 ст. 136 ТК РФ (даже при наличии письменного заявления работника), будет нарушением трудового законодательства, а к организации может быть применена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, при задержке выплаты отпускных работодатель обязан выплатить их с процентами, рассчитанными в порядке, предусмотренном ст. 236 ТК РФ.

Отметим, что ТК РФ разрешает работодателю перечислить отпускные сотруднику как за три календарных дня до начала отпуска, так и ранее (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Таким образом, оплата отпускных в более ранние сроки возможна, а выплата менее чем за три дня или после отпуска будет нарушением.

Учитываются ли при расчете отпускных начисления за три дня, не позднее которых должен быть оплачен отпуск?

Ни ТК РФ, ни постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" прямо не регулируют данный вопрос.

Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 дня до ухода сотрудника в отпуск. По нашему мнению, эти три дня также должны входить в расчетный период, исходя из которого рассчитывается средний заработок.

Таким образом, при расчете отпускных начисления за указанные три дня учитываются авансом. Если начисления за эти дни точно рассчитать невозможно (например, если применяется сдельная оплата труда), в целях избежания ошибок следует сделать расчет за фактически отработанные дни (то есть с 1 по 27 ноября), а после отработки данных дней произвести перерасчет отпускных и доплатить разницу. При таком подходе положения трудового законодательства не нарушаются.

Отметим, что оплата отпуска производится за три календарных дня (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Поэтому в рассматриваемом случае отпускные нужно выплатить не позднее 27 ноября.

Могут ли отпускные быть ниже МРОТ?

Оплата отпуска сотрудника производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ).

В статье 133 ТК РФ закреплены гарантии установления минимального размера оплаты труда. Так, в ч. 3 ст. 133 ТК РФпредусмотрено, что месячная заработная плата сотрудника, который полностью отработал норму рабочего времени, не может быть меньше МРОТ.

Порядок расчета среднего заработка (в том числе для определения суммы отпускных) регулируется Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).

Пунктом 18 Положения установлено, что во всех случаях средний месячный заработок лица, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

Таким образом, если в течение расчетного периода сотрудник полностью отработал норму рабочего времени (выполнил рабочую норму), то отпускные должны быть не меньше МРОТ. По нашему мнению, нужно использовать тот размер МРОТ, который установлен законодательством на момент ухода в отпуск.

Как учесть годовую премию при расчете отпускных?

В соответствии со ст. 139 ТК РФ расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Порядок расчета среднего заработка для начисления отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск установлен положением "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы", утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).

Подробнее о расчете среднего заработка для выплаты отпускных и пособий см. "Порядок расчета среднего дневного заработка для оплаты отпуска".

Премии и вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за календарный год, предшествующий выплате отпускных, учитываются при расчете отпускных независимо от периода начисления (ч. 1 п. 15 Положения).

Но в таком порядке учитываются премии, которые начислены:

• за фактически отработанное в расчетном периоде время;

• пропорционально времени, отработанному в рабочем году, за который они выплачены.

Если работодатель всегда начисляет премии с учетом фактически отработанного времени (пропорционально ему), то данное правило желательно закрепить в локальных документах организации.

При начислении премии без учета отработанного времени действуют следующие правила.

1. Если время, которое приходится на расчетный период, отработано не полностью или работник болел, находился в отпуске по уходу за ребенком, либо имели место иные случаи, указанные в п. 5 Положения, то премии учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (ч. 2 п. 15 Положения).

Такая пропорция определяется путем деления суммы начисленной премии на нормальное количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в расчетном периоде и умножения на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отработанное время (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17).

2. Если рабочий год, за который начислена премия, отработан не полностью, годовая премия учитывается в части, приходящейся на отработанный период.

Таким образом, если сотрудник получил годовую премию за предыдущий год, который отработал полностью, но расчетный период включал период болезни, то сумма премии, которая включается в расчет среднего заработка, определяется по формуле:

СП = П/КРД*КОД

Где, СП – сумма премии, учитываемая при расчете среднего заработка;

П – сумма полученной годовой премии;

КРД – количество рабочих дней по графику за расчетный период;

КОД – количество фактически отработанных дней за расчетный период.

Во избежание разногласий с контролирующими органами по данному вопросу коллективным договором или локальным нормативным актом может быть предусмотрен расчетный период для исчисления отпуска.

Как рассчитать отпускные женщине, осуществляющей уход за ребенком до полутора лет и работающей в режиме неполного рабочего времени?

Находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудник может продолжить работу на условиях неполного рабочего времени (ч. 1, ч. 3 ст. 256 ТК РФ). Работа на условиях неполного времени не влечет для него каких-либо ограничений, в том числе и при предоставлении ежегодного отпуска (ч. 3 ст. 93 ТК РФ). Таким образом, если сотрудник работает в условиях неполного рабочего времени, то все дни работы на условиях неполного рабочего времени во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (письмо Роструда от 15.10.2012 № ПГ/8139-6-1).

Особенности исчисления средней заработной платы регулируются Положением, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Расчет среднего заработка работника (независимо от режима его работы) производится исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата (пункт 4 Положения).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).

При этом если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, средний дневной заработок исчисляется следующим образом. Сумму фактически начисленной зарплаты за расчетный период нужно разделить на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Это правило установлено в п. 10 Положения, оно применяется к режиму неполного рабочего времени в соответствии с п. 12 Положения. Неотработанные дни при неполном рабочем времени не исключаются из расчетного периода (п. 5 Положения).

Итак, по нашему мнению, при неполном рабочем времени для расчета отпускных должна использоваться общая формула начисления отпускных.

О начислении отпускных в программах 1С см. справочник "Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С".

Как при расчете отпускных учесть годовую премию, если расчетный период не совпадает с периодом, за который она была выплачена? Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, в т.ч. для расчета отпускных, устанавливается единый порядок исчисления (ч. 1 ст. 139 ТК РФ, п. 1 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее – Положение). Так, на основании подпункта "н" п. 2 Положения для расчета среднего заработка учитываются премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда работодателя.

Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (пункт 4 Положения).

Порядок учета премий и вознаграждений при исчислении среднего заработка определен п. 15 Положения. Так, при определении среднего заработка вознаграждение по итогам работы за год, иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Таким образом, годовое вознаграждение учитывается, если оно начислено за год, предшествующий событию, даже если оно начислено за пределами расчетного периода.

Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что премию за 2013 год, выплаченную 31.12.2013, необходимо учесть при расчете отпускных.

Однако необходимо учесть следующее. Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или исключалось из него в соответствии с п. 5 Положения, то премии учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

В рассматриваемой ситуации премия начислена за календарный год с 01.01.2013 по 31.12.2013 г. и этот период частично не совпадает с расчетным (с 01.10.2013 по 30.09.2014). В таком случае порядок учета годовой премии будет зависеть от того, является ли расчетный период полностью отработанным (письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17).

Если расчетный период отработан не полностью, учесть следует только часть годовой премии пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 № 2337-17). Если же расчетный период отработан работником полностью, годовая премия учитывается в полном объеме, несмотря на то, что период премирования не совпадает полностью с расчетным периодом.

Как с учетом поправок в ст. 139 ТК РФ рассчитать отпускные, если новое среднемесячное число календарных дней отличается от того, что указано в постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922?

Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ внес поправки в ТК РФ, в частности в его статью 139, изменив среднемесячное число календарных дней на 29,3. Указанный закон вступил в силу 2 апреля 2014 года. Подробный комментарий к соответствующим изменениям см. здесь.

В то же время постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, действительно, пока осталось неизменным.

В связи с этим в данной ситуации следует учитывать иерархию нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, которая закреплена в ст. 5 ТК РФ. В частности, в данной статье установлен приоритет ТК РФ и федеральных законов над иными нормативными актами, которые содержат нормы трудового права.

При этом постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ (ч. 7 ст. 5 ТК РФ). В случае такого противоречия должны применяться нормы ТК РФ.

Таким образом, до внесения изменений в постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 при расчете среднего заработка следует применять показатель 29,3.

Включается ли надбавка за вахтовый метод работы в расчет отпускных? Оплата отпуска осуществляется исходя из среднего заработка (ст.ст. 114 и 139 ТК РФ, п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее – Положение). При его расчете учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда. В частности, к ним относятся заработная плата, надбавки и доплаты к окладу за профессиональное мастерство, выслугу лет (стаж работы), районные коэффициенты и процентные надбавки к заработной плате (п. 2 Положения).

Согласно ч. 1 ст. 302 ТК РФ лицам, работающим вахтовым методом, полагается надбавка за такой метод работы. Она выплачивается взамен суточных за каждый календарный день нахождения в месте проведения работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места расположения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно.

В соответствии с п. 5.6 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82, надбавка за вахтовый метод работы не учитывается при исчислении среднего заработка. Отметим, что указанные положения применяются в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст. 423 ТК РФ).

По мнению Верховного суда РФ, упомянутая норма не противоречит законодательству. Это связано с тем, что надбавка за вахтовый метод работы представляет собой не часть оплаты труда, а возмещение работникам дополнительных расходов, связанных с проездом и проживанием вне постоянного места жительства (определение Верховного Суда РФ от 10.06.2003 № КАС03-259). А подобное возмещение расходов не является компенсационной выплатой и не относится к заработной плате (ст. 129 ТК РФ). Поэтому надбавка за вахтовый метод работы не включается в расчет среднего заработка для оплаты отпуска.

 Учитывается ли доплата до МРОТ при расчете среднего заработка для выплаты отпускных?

Минимальный размер оплаты труда (далее – МРОТ) устанавливается федеральным законом одновременно на всей территории РФ и не может быть ниже величины прожиточного минимума (ч. 1 ст. 133 ТК РФ). При этом региональным законодательством в конкретном субъекте может устанавливаться МРОТ, который не должен быть ниже федерального МРОТ, т.е. будет равен или превышать его (ч.ч. 1, 4 ст. 133.1 ТК РФ).

Месячная зарплата сотрудника, который отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда (трудовые обязанности), не может быть меньше МРОТ (ч. 3 ст. 133, ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ). Таким образом, когда зарплата отдельных работников меньше МРОТ, работодатель должен устранить разницу за счет доплаты до МРОТ. Эта доплата является составной частью системы оплаты труда конкретного работодателя (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Расчет средней заработной платы для оплаты отпуска производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ иПоложением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).

Согласно п. 2 Положения при расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Поскольку доплата до МРОТ входит в систему оплаты труда, то ее следует включать в расчет среднего заработка для оплаты отпускных.

Подробнее о том, как правильно рассчитать средний заработок, см. Справочник кадровика

Обязательна ли к заполнению форма Т-60 или достаточно произвольного расчета суммы отпускных?

Согласно Указаниям, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых сотруднику. Эта форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, объявляется работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

В соответствии с теми же Указаниями, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Согласно п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированная форма № Т-6распространяется на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а форма Т-60 – на все, кроме бюджетных учреждений.

Таким образом, применение формы № Т-60 необязательно только для бюджетных учреждений.