1.7 Изучение документооборота предприятия
Документооборот - движение документов на предприятии с момента их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Документооборот определяет последовательность прохождения документов с момента выполнения первой записи и кончая сдачей их в архив. В составе документооборота можно выделить движение документов до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Электронный документооборот предназначен для обмена документами с внешними информационными системами, системами автоматизированного ведения учета и другими функциональными подсистемами системы управления предприятием.
Основные требования, предъявляемые к документам, которые используются в системе бухгалтерского учета предприятия, изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Учетные документы могут создаваться как на бумажных, так и на машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:
перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
круг лиц, которые обращаются с первичными документами;
кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
рабочая схема действующих отделов организации;
порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);
график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
Документооборот — это движение документов внутри организации. В бухгалтерском учете — это создание, получение от других предприятий и организаций, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.
Первичный документ представляет собой бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения и раскрывающий ее содержание.
Руководитель должен утвердить формы применяемых на предприятии учетных регистров, а также систему обработки информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документирования хозяйственных операций как элемент учетной политики должна обеспечивать:
полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;
предупреждение возникновения на предприятии скрытых резервов;
отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;
тождество данных аналитического и синтетического учета;
рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.
Рис.2 – Схема документооборота в ООО «САЛИГО»
Документооборот, организованный по графику:
позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;
способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
повышает производительность труда счетных работников;
способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;
повышает эффективность всей учетной работы организации.
Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями.
На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия.
Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.
Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.
Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:
- по основной деятельности;
- по учетной политике;
- по личному составу.
Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия. Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.
Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:
- для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;
- для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.
Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам