4. Поняття «документ» як базове в галузі документознавства

Документ як базове поняття документознавства

Поняття «документ» є фундаментальним у документознавстві. Використання цього поняття в усіх сферах інформаційної діяльності щодо створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення й використання документної інформації в суспільстві зумовлює кілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. Походження поняття «документ» (лат. documentum – зразок, доказ, свідчення) пов’язують зі значенням дієслова «docere» – учити, навчати. Згідно зі стандартом Міжнародної організації зі стандартизації (ІSО) документ визначається як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. При цьому передбачається, що інформація може бути записана за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку та ін. Зважаючи на це, усі матеріальні об’єкти, використані для передачі інформації в суспільстві, можна розглядати як документи. В Україні є три стандарти, що визначають поняття «документ». У документознавстві традиційним вважається використання визначення поняття «документ» у сфері книговидавництва, що акцентує на єдності матеріального об’єкта з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, на відміну від поняття «документ», що функціонує у сфері архівної справи й діловодства, яке наголошує на правильному оформленні документа, його правовому статусі, або у сфері інформації та документації, що ідентично вищезгаданому міжнародному визначенню цього поняття. Трактовка поняття «документ» у документознавстві, що спирається на стандарт у галузі книговидавництва, обумовлена особливостями його еволюціонування, оскільки бельгійський учений Поль Отле, який вважається основоположником документаційної науки, ототожнював поняття «книга» й «документ» у «Трактаті про документацію» (1934).

Отже, згідно з ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі. У цьому визначенні підкреслюється двоєдина сутність документа, єдність інформації та матеріального носія.

Цілісне вивчення документа як системи складається у виявленні його елементів, підсистем і зв’язків між ними, тобто у вивченні його структури, що передбачає подальше вивчення ознак, параметрів, функцій та властивостей системи, можливість використання документа в соціальній комунікації.

4. Проблема вибору назви для узагальнюючої назви про документ

Проблема вибору назви для узагальнюючої науки про документ

За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

Наведемо в хронологічному порядку деякі з офіційних визначень поняття документ, що можна зустріти в словниках та навчально-довідковій літературі, в таблиці 1.1.

Таке розмаїття визначень призвело до певних термінологічних дискусій із приводу самого визначення поняття «документ» та сфери його застосування. Зазначене поняття пропонувалося розглядати в трьох площинах:

1) як документ в цілому (як об'єкт наукового дослідження);

2) службовий документ (управлінського, адміністративного призначення);

3) документ, як такий за кожною галуззю використання[9, c. 51].

Погляди на визначення цього поняття у свій час висловлювали також відомі науковці: В.М.Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Бакленд, К.Б. Гельман-Виноградов, О.В. Єлпатьєвський, М.П.Ілюшенко, Т.В. Кузнецова, С.Г. Кулешов, А.М. Сокова, Ю.М.Столяров, Н.М.Кушнаренко, М.С. Слободяник, Е.І. Хан-Піра, Г.М.Швецова-Водка[18].

У ситуації, що склалася, проф. Ю.М. Столяров[16], наприклад, пропонує по-різному визначати поняття «документ», залежно від мети його використання: для практичної діяльності, для правового регулювання чи для загальної науки про документ. Зауважимо, що лише загальне документознавство на відміну від інших наук документознавчого циклу, розглядає поняття «документ» як основне.

Слід наголосити, що терміном узагалі є «суворо визначене наукове поняття», що повинне складатися кваліфікованими спеціалістами й бути «стандартизованим», тобто внесеним до відповідного стандарту. Проблемою на сьогодні є те, що галузь використання дефініції «документ» повсякчас розширюється, відображаючись при цьому лише в деяких стандартах (у більшості управлінського характеру).

Проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації [16, c. 22]:

1) найзагальніше визначення поняття «документ» дати в міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відносяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати загальне визначення, не заперечуючи його;

2) стандартизувати кілька визначень документа для кожної зацікавленої дисципліни.

За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (ISO). Стандарти, які вона приймає, погоджуються з іншими авторитетними організаціями — Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів.

Міжнародним стандартам та термінології, зазначеній у них, може бути надано статус національних у будь-якій країні. Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в країні офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнятого ISO, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації.