4. Вихвднв принципи класифікування документів

Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми. Класифікація (лат. classik — розряд, група) документів — це система їх супідрядності, використовувана як средство встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми. Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичній документно-комунікаційній діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо мати на увазі, як мінімум, наступні положення: - ознака, по якій проводять ділення, називається підставою ділення, а поняття, що утворюються при цьому, — членами ділення; - одне і те ж ділення повинне здійснюватися на одній і тій же підставі (вимога тієї, що не перетинається); - сума всіх членів ділення повинна бути рівна загальному об'єму поняття, тобто ділення повинне бути вичерпним; ні недостатність, ні надмірність ділення недопустимі (вимоги відповідності); - члени ділення повинні взаємно виключати один одного (вимоги взаємо виключення); - члени ділення повинні бути найближчими до ділимого поняття, не допускається перескакувати з наступного у ряді підкласу у віддалений вище- або нищележащєго (вимога безперервності). Класифікувати документи — означає проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на види, підвиди, різновиди. Рід (клас) — це сукупність (множина) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Як класифікаційне ділення можна прийняти різні ознаки, залежні від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи формою, це буде одна класифікація, якщо по їх змісту — інша і т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації. Клас, що включає інші, буде по відношенню до ним родом, а класи, що входять в нього, по відношенню до нього — видами. Один і той же клас може бути родом по відношенню до нижчого класу і виглядом по відношенню до вищого. Так, клас «кінофотофонодокументи» є виглядом по відношенню до класу «документи» і родом по відношенню до класу «кінодокументи», «фотодокументи» і «фонодокументи». Рід (клас) — це перший рівень ділення, який розкривається за допомогою видових ділень документа. Вигляд — другий рівень ділення. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожну ланку видової класифікації можна назвати видом документа за тією або іншою ознакою (по характеру знакових засобів, передпризначеності для сприйняття людиною, способу документування, матеріальному носієві і т. п.). Третій рівень ділення — підвид. За ним слідує різновид і т. п., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації. Ієрархія — розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає таким чином: документ → видання → неперіодичне видання → книга. Дихотомія — послідовне ділення документів одного класу на два протилежні види, підвиду, різновиду і т.д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.п. Класифікація документів здійснюється по різних підставах ділення, певних аспектах аналізу документів, що відповідають. Кожен аспект аналізу указує певний фасет (фр. facette — грануй) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути множина, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.