2. Первичная документация по учету поступления и выбытия запасов

Для учета наличия, поступления и выбытия запасов предприятием применяется следующая учетная первичная документация.

Журнал учета поступивших грузов (типовая форма № М-1) применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей. Записи в журнале выполняются отделом снабжения в меру поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов приемки материалов. В журнале также делают отметки о запросах, связанных с розыском грузов, которые не поступили. В графе “Примечание” записывают данные об оплате счетов, отказе от акцепта или суммы частичного акцепта и др.

Доверенность (типовая форма № М-2, М-2б) применяется для оформления права отдельного должностного лица выступать в качестве доверенного предприятия (организации) при получении определенных материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре выдает бухгалтерия предприятия под расписку получателю.

Акт списания бланков доверенностей (типовая форма № М-2а) составляется не реже одного раза в квартал с указанием нумерации и количества списанных бланков. Утверждается руководителем предприятия (организации).

Журнал регистрации доверенностей (типовая форма № М-3) применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении.

Приходный ордер (типовая форма № М-4) применяется для учета материалов, которые поступают на предприятие от поставщиков или с переработки. Он составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов (типовая форма № М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, которые имеют количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Составляется также при приемке материалов, которые прибыли без документов. Акт составляется в двух экземплярах приемной комиссией с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт утверждается руководителем предприятия (организации) или лицом, на это уполномоченным.

Лимитно-заборная карта (типовые формы № М-8 и М-9, М-28 и М-28а) используются для оформления отпуска материалов, которые систематически расходуются при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) – потребителю материалов, второй – складу или кладовой цеха (участка).

Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (типовая форма № М-10) используется для учета отпуска материалов сверх установленного лимита или при замене материалов и является основанием для списания материалов со склада. Акт-требование выписывается на один вид материалов и его многоразовый отпуск в пределах лимита в двух экземплярах: один экземпляр для получателя (цеха), второй – для склада.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11) используется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Накладная требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Карточка складского учета материалов (типовая форма № М -12) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке выполняют на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Реестр приемки-сдачи документов (типовая форма № М-13) применяется для регистрации приходно-расходных документов, которые сдаются в бухгалтерию. Реестр составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Ведомость учета остатков материалов на складе (типовая форма № М-14) ведется на предприятиях, которые учитывают материалы по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Достоверность переноса остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего лица.

Акт о приемке оборудования (типовая форма № М-15) используется для оформления оборудования, поступившего на склад для монтажа.

Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (типовая форма № М-15а) оформляется при передачи оборудования в монтаж.

Материальный ярлык (типовая форма № М-16) предназначен для отражения характеристики материалов каждого номенклатурного номера непосредственно в местах хранения. Бланк ярлыка заполняется заведующим складом на каждый номенклатурный номер материальных ценностей. Заполненный всеми необходимыми данными ярлык прикрепляется к месту хранения материальных ценностей и служит для них паспортом.

Акт о выявленных дефектах оборудования (типовая форма № М-17) составляется на дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования.

Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса (типовая форма № М-18) используется для контроля за отклонением фактического остатка материалов от установленных норм запаса и для контроля остатков материалов, находящихся без движения. Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком), который должен своевременно уведомить отдел снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запасов и об остатках материалов, находящихся без движения. Она заполняется на основании данных карточки складского учета материалов. Критерий для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения предприятия.

Материальный отчет (типовая форма № М-19) применяется в строительных организациях в тех случаях, когда материально-ответственным лицом является начальник участка (исполнитель работ). Материальные отчеты составляются материально-ответственными лицами только в количественном выражении и в одном экземпляре и представляются в бухгалтерию по окончанию месяца. Расценка поступления и использование материалов проводится бухгалтерией непосредственно в материальном отчете. В материальные отчеты, как правило, должны включаться все материалы, которые были и имеются в наличии на складе (кладовой) независимо от того, было или не было движения этих материалов в отчетном периоде. Вместе с материальным отчетом в бухгалтерию представляются все первичные документы на приход и расход материалов с указаниями о количестве документов и их номеров отдельно по приходу и расходу.

Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (типовая форма № М-20) является основанием для списания товарно-материальных ценностей предприятием, осуществившим их отпуск, для оприходования их предприятием-получателем и для разрешения на вывоз их с территории предприятия-поставщика, а также для их складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (типовая форма № М-21) составляется при снятии натуральных остатков товарно-материальных ценностей по каждому отдельному складу, участку, объекту, которые находятся у материально-ответственных лиц.