7.3 Учет использования запасов

Материальные ценности со склада бюд­жетной организации могут отпускаться:

• на хозяйственные нужды,

• для переработки,

• на сторону.

Выдача запасов со склада (из кладовой) бюджетной организации осуществляется на основании документов установленной фор­мы, которые утверждаются руководителем учреждения. В бюджетных учреждениях наряду с формами, установленными прика­зом Министерства статистики Украины от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов», для оформления выдачи запасов применяются документы, формы которых утверждены приказом Государственного казначейства Украины от 28.12.2000 г. № 130:

• Накладная (требование) – форма З-3

• Меню-требование на выдачу продуктов питания – форма З-4 и З-4а

• Заборная карта – форма З-5.

А также путевой лист – для списания топлива.

В соответствии с Инструкцией № 125 отпуск запасов для использования, в про­изводство, для продажи или в связи с дру­гим выбытием производится по балансовой стоимости или по средневзвешенной себе­стоимости.

При применении метода списания запасов по балансовой стоимости запасы списыва­ются по стоимости, отраженной в балансе. Суть данного метода состоит в том, что стоимость выбывающих запасов определя­ется отдельно, по каждой единице запасов. Такой метод целесообразно применять при небольшом количестве выбывающих запасов, когда легко можно отследить, по какой стои­мости выбывающие запасы были зачислены на баланс. При этом в учреждении должен быть организован индивидуальный учет по каждому виду запасов.

Метод средневзвешенной себестоимости применяется при наличии в учреждении большого количества однотипных запасов, приобретенных по разным ценам.

Средневзвешенная себестоимость рассчи­тывается путем деления суммарной стоимости остатка запасов на начало отчетного периода и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на суммарное количество запасов на начало отчетного периода и полученных в отчетном периоде запасов.

Применение этого метода списания запа­сов требует определения средневзвешенной себестоимости по каждому виду запасов. При этом исчисление средневзвешенной се­бестоимости запасов осуществляется периодически или при каждом получении партии запасов.

При этом выбор метода оценки учреждение определяет самостоятельно, однако для всех единиц запасов, имеющих одинаковое назначение, может применяться только один из указанных методов.

Операции по выбытию и списанию запа­сов в бюджетных учреждениях отражаются следующими записями:

Таблица 7.3 - Операции по выбытию и списанию запа­сов

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет счета	Кредит счета
1	Списаны израсходованные материалы, приобретенные за счет средств общего фонда:
	— хозяйственные материалы	801, 802			234
	— горюче-смазочные материалы	801, 802			235
	— запасные части	801, 802			238
2	Списаны израсходованные материалы, приобретенные за счет средств специального фонда:
	— материалы для учебных целей	811 - 813			231
	— канцелярские принадлежности	811 - 813		234
3	Списаны использованные медикаменты, получен­ные в качестве гуманитарной помощи	812			233

Одной из причин списания запасов с ба­лансов бюджетных учреждений является непригодность их к дальнейшему использо­ванию. В этом случае бюджетным организа­циям необходимо руководствоваться Инст­рукцией № 142/181.

Для определения непригодности матери­альных ценностей, а также для докумен­тального оформления операций по списа­нию приказом руководителя учреждения ежегодно создается постоянно действующая комиссия, которая действует в течение года, в составе:

• руководителя организации или его за­местителя (председатель комиссии);

• главного бухгалтера или его заместите­ля (в учреждениях и организациях, в кото­рых штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, в состав комиссии включается лицо, на которое воз­ложено ведение бухгалтерского учета);

• руководителей групп учета (в учреж­дениях, обслуживаемых централизованны­ми бухгалтериями) или других работников бухгалтерии, ведущих учет материальных ценностей;

• лица, на которое возложена ответствен­ность за сохранность необоротных активов;

• других должностных лиц (по усмотре­нию руководителя учреждения).

В соответствии с Инструкцией № 142/181 на постоянно действующие комиссии возло­жены следующие функции:

• проведение осмотра запасов, подле­жащих списанию, используя для этого не­обходимую документацию, а также данные бухгалтерского учета;

• установление возможности или невоз­можности восстановления и дальнейшего использования запасов в данном учреждении и внесение предложения о его продаже, пе­редаче или списании;

• установление конкретных причин спи­сания материальных ценностей;

• установление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие запа­сов (если они есть);

• определение стоимости списания мате­риальных ценностей.

По результатам обследования комиссия составляет акт списания ф. № З-2, составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй — оста­ется у материально ответственного лица.

Учет операций по использованию мате­риалов, кроме продуктов питания, ведется в накопительной ведомости ф. № 396 (ме­мориальный ордер № 13).Основанием для осуществления записей в мемориальном ордере № 13 являются первичные документы о расходовании ма­териалов (накладные, заборные карты, акты списания, путевые листы).

Записи в мемориальном ордере произво­дятся по кредиту счетов учета материалов и дебету соответствующих счетов (в разрезе кодов экономической классификации расхо­дов) с выделением в том числе по обслу­живаемым учреждениям или материально-ответственным лицам.

В конце месяца в мемориальном ордере подсчитываются итоговые суммы по всем графам, после чего итоги по субсчетам запи­сываются в книгу «Журнал-главная».

Мемориальный ордер подписывается ис­полнителем, лицом, проверившим мемо­риальный ордер, и главным бухгалтером бюджетной организации.