Практическая работа № 7 Определение источников комплектования государственных архивов

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва ПрофОбрИздат 2002. с.76-79

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини НОРМА Москва, 1996. с.118-129

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва, М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьёв с. 223-225

4. Справочник Основные правила работы ведомственного архива с.7, 51, 52, 80

Методические указания:

Комплектование Архива организации – это систематическое пополнение Архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава документов, подлежащих приёму в архив;

- организация передачи документов в архив.

Основные источники комплектования архива:

- структурные подразделения организации;

- подведомственные организации;

- физические лица

Состав документов, подлежащих передаче в Архив

- Архив организации согласно положению о нём комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, а также делами по личному составу;

- Дела временного хранения со сроками до 10 лет , как правило, не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению

- Документы личного происхождения в Архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение;

- В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчинённых организаций.

Задание:

1. Перечислите критерии определения источников комплектования государственных архивов 1960-1980 г.г. (Афанасьева с. 76-77)

2. Приведите списки источников комплектования Архива (Афанасьева с.77)

3. Назовите особенности современной редакции списков источников комплектования Архива (Афанасьева с. 78)

4. Каковы современные проблемы (после 1991 г.) комплектования архивов (Афанасьева с.78-79 – коротко)

5. Составьте таблицу: «Система критериев отбора учреждений для комплектования государственных архивов» (Афанасьева с.80)

№	Критерий	Пояснение

Практическая работа № 8; 9 Организация приёма – передачи документов в архив

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва ПрофОбрИздат 2002. с.81-83

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини Издательство НОРМА Москва, 1996. с.40-72

3. Справочник Основные правила работы архивов организаций с.51,52,80

Методические указания:

При составлении описей дел временного хранения (свыше 10лет) и описей дел по личному составу для внесения их в акт приёма-передачи используйте документы к практической работе № 5. В каждую опись должно быть включено два дела, например, 1. медицинские справки, 2 приказы или 1 справки для получения социальной стипендии, 2. заявления студентов.

Задание:

1. Какие дела сдаются в ведомственный архив? (Афанасьева с.81)

2. Составьте описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и опись дел по личному составу.

3. Составьте таблицу (Афанасьева с. 82): «Сроки хранения документов в архиве учреждения»

№п/п	Вид документации	Сколько лет хранится

4. Составьте таблицу «Сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив»

№ п/п	Источники комплектования	Срок передачи (через сколько лет после окончания делопроизводством)

5. Назовите этапы комплектования государственного Архива документами (Афанасьева с.83)

6. Заполоните акт приёма-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив на основе описи дел постоянного хранения (Практическая № 18, Осн. правила с. 50; россыпь документов из практической № 3, форма – Основные правила с. 80).