Практическая работа № 13 Научно-справочный аппарат к документам архива: историческая справка к фондам особо ценных и уникальных документов

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва ПрофОбрИздат 2002. с.101-105

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини Издательство НОРМА Москва, 1996. с.97

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва, М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьёв с. 257

4. Справочник Основные правила работы архивов организаций

5. Образцы исторической справки: «Биография колледжа», и т.д.

Методические указания:

Историческая справка составляется в архиве организации к архивному фонду, она содержит сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов и системы научно-справочного аппарата архива. Историческая справка состоит из 3 разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. При выполнении данной практической работы мы ограничимся 1 разделом «История фондообразователя», он включает след пункты:

• Характеристика условий возникновения организации, название организации-предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций

• Даты создания, преобразования, ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы, название организации-преемника

• Задачи и функции организации и их изменения

• Масштаб деятельности организ0ации, состав системы подведомственных организаций

• Место организации в системе госаппарата, экономической, общественной, культурной и другой жизни

• Изменения в названии и подчинённости организации

• Структура организации и её изменения

Задание:

1. Историческая справка

а). определение

б). характеристика разделов

2. Составьте историческую справку к документам архивного фонда (коллекции) – используем документы к практической работе № 3 или № 5,6

Практическая работа № 14 Каталогизация документной информации

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва ПрофОбрИздат 2002. с.153 - 160

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини Издательство НОРМА Москва, 1996. с. 182

Задание:

1. Группы элементов каталожной карточки (прокомментировать) с. 155

2. Процесс индексирования каталожных карточек .с. 156

а). Определение (индексирование, индекс, система индексов)

б). Нумерационная система индексов

в). Серийная система индексов

г). Десятичная система индексов

3. Методика индексирования документной информации на базе СЕК с. 158

а). Порядок присоединения индексов

б). Построение индексов со знаком отношения (:)

в). Построение индексов со знаком присоединения (+)

г). Построение индекса со знаком распространения (/)

4. Особенности систематизации заиндексированных карточек в каталоге с. 160

Практическая работа № 15 Информационные характеристики документов и дел

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва ПрофОбрИздат 2002. с.85

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини Издательство НОРМА Москва, 1996. с.72

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва, М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьёв с. 257-259

4. Справочник Основные правила работы архивов организаций п. 7.6, с. 39

Задание:

1. Методика составления исторической справки

а). определение

б). характеристика разделов исторической справки

2. Составьте историческую справку к условно существующему фонду (личные документы, документы по личному составу и т.д.)