42. Правила планирования. Контроль реализации жизненных целей.

Существует множество правил планирования, следуя которым вы

должны значительно повысить эффективность планирования

собственной деятельности:

• сначала нужно поставить себе цель — это необходимое

условие начала любого планирования.

• необходимо выбрать количественные критерии достижения

поставленной цели;

• необходимо составить себе обзор возможных условий и факторов,

могущих оказать на ваш план то или иное влияние;

• следует попытаться скомбинировать и адаптировать их таким

образом, чтобы они в максимальной степени соответствовали

поставленной вами цели;

• нужно дать оценку составленных вами комбинаций и выбрать

наилучший вариант;

• при непосредственной разработке плана не следует сильно его

детализировать — держите в голове весь план целиком.

• детализация должна носить примерно одинаковый характер.

• никогда не следует внедрять незаконченные планы.

• в планировании могут быть допущены и отклонения, которые

следует сводить к минимуму.

Контроль — это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что

должно быть. Постановка цели и планирование эффективны лишь

настолько, насколько эффективны следующие за ними решения и

контроль над их исполнением.

Функции контроля. Контроль очень важен при реализации жиз-

ненных целей: он служит для их улучшения. Контроль охватывает

три задачи:

1. Осмысление физического состояния (что достигнуто к моменту

осуществления контроля?).

2. Сравнение запланированного с достигнутым (в какой степени

достигнута поставленная цель?).

3. Корректировка по установленным отношениям (какие отно-

шения имеют место?).

Контроль процесса. Регулярно через равные промежутки времени

необходимо проверять свои планы и организацию труда. Это

поможет вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки

(длительные телефонные разговоры, неверные приоритеты, не-

приятные отвлечения от работы).

Контроль результатов. Контроль над результатами труда должен

проводиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при

реализации крупных проектов он должен осуществляться на

промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежу-

точный контроль). Следует осуществлять регулярную корректи-

ровку хода выполнения своих годовых, месячных, недельных и

дневных планов. Контроль результатов должен быть запланирован

и проведен своевременно, чтобы можно было провести необходи-

мые корректировки.

43. «18» Правил бережливого отношения к собственному времени.

1. Точно определите свою цель. Многие люди попусту тратят вре-

мя и энергию на какое-нибудь дело, так как отчетливо не

представляют себе, что, собственно, они собираются сделать, не

зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют

дорогу. Определив с самого начала пункт назначения, вы

достигнете его гораздо быстрее. Это решающее условие.

2. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке

важности самые срочные дела. Назавтра примитесь за дело № 1 и

не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с

делом № 2, затем с делом № 3 и т.д. Не тревожьтесь, если к концу

дня вы разделаетесь только с одним или с двумя делами, возьмите

на вооружение правило «чистой страницы». Оно требует обяза-

тельного перенесения на другие дни того, что не удалось сделать

за истекший день.

3. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам

хочется делать. Отсюда задача — превратить свои занятия из

«надо» в «хочется», и продуктивность повысится почти

автоматически.

4. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя

обязательством — назначить для выполнения определенного зада-

ния твердый срок. Но следует помнить, что сроки должны быть

реальными и вы должны твердо их придерживаться.

5. Научитесь быть решительным. Не откладывайте дело со дня

на день. Говорят, что успех состоит в том, чтобы поступать пра-

вильно в 51% случаев. Поэтому, располагая определенными фак-

тами, решайте и действуйте.

6. Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то

окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми никогда не заня-

лись бы по своей воле.

7. Не теряйте время на телефонные разговоры. Телефон во многом

экономит время, когда следует получить какие-то данные, сделать

заказ, условиться о встрече. Но всегда есть искушение просто

поболтать с кем-то по телефону. Прежде чем снять трубку, опреде-

лите: ради чего вы это делаете и чего конкретно хотите добиться. А

затем ведите разговор на деловом уровне.

8. Ведите записную книжку (или дневник). Записывайте все

предстоящие дела, мысли, номера телефонов — и вам не придется

мучаться, вспоминая какие-то данные. Берегите время, затрачива-

емое на справки, а потому держите в порядке необходимые вам ад-

реса и телефоны. Одним словом, не загружайте память там, где это

не нужно.

9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья, товарищи по

работе, любящие поболтать, могут начисто провалить ваши наме-

рения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу и ваш

график, тактично дав понять, что вы в «цейтноте времени».

10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и

переделок, если с первого раза будете стремиться получить

исчерпывающие сведения и указания. Если что-нибудь остается

неясным, сразу спросите.

11. Откажитесь от шаблона. Многие из нас становятся жертвами

шаблонного мышления. Попробуйте изменить что-то в своей

работе, усовершенствовать ее, воспользуйтесь новинками техники,

поинтересуйтесь, как другие экономят время.

12. Не упускайте из вида мелочи. Вы можете избежать неболь-

ших, но растрачивающих время задержек, если будете предупреж-

дать наступление внезапных мелких кризисов.

13. Приступайте к делу сразу. Прежде чем приступить к работе,

многие люди приводят в порядок свои столы, точат все карандаши,

имеющиеся под рукой, выпивают чашечку кофе, а потом

удивляются, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать,

беритесь за дело сразу.

14. Используйте время полностью. Это значит, что время поездок,

ожидания, завтрака можно занять такими делами, как плани-

рование своего рабочего дня, обдумывание предстоящих задач,

просматривание записок.

15. Следите за тем, на что тратите свободное время. Мы могли бы

сберечь многие часы, если бы были чуть разборчивей при выборе

телепередач, книг, журналов.

16. Меняйте род занятий. Почти никогда тело не устает все сразу.

Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя род

занятий, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать

больше.

17. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15—20 мин раньше

того, к чему обычно привыкли, вы зададите тон всему дню. Не

случайно в ходу пословица: «Кто рано встает, тому бог подает».

18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите

привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку и вы

станете по-новому относиться к нему.