разі необхідності для керування структури таблиць, імен

• властивостей полів створені таблиці можуть бути відредагова-ні. Це можна зробити в режимах «Конструктор» або «Режим таблиц».

Режим «Конструктор» забезпечує:

• зміну імені полів, їх типи і параметри;

• вилучення полів з таблиці та додавання нових;

• змінювати порядок проходження полів;

• змінювати або задавати нові ключові поля і т. д. Для виконання різноманітних операцій над даними, які

зберігаються у таблицях, можна використовувати контекстне меню.

Контекстні меню для таблиці БД:

• контекстне меню стовпців;

• контекстне меню рядків;

• контекстне меню таблиці;

• контекстне меню окремої комірки таблиці;

• контекстне меню заголовка таблиці.

Для виведення на екран будь-якого з цих меню потрібно вибрати відповідний об‟єкт, а потім клацнути правою кнопкою миші.

Редагування даних у будь-якій відкритій таблиці здійсню-ється відповідно до загальноприйнятих правил роботи в системі Windows. Для цього необхідно підвести курсор мишки до відпо-відної комірки і клацнути лівою кнопкою мишки. Далі викорис-товуються звичайні засоби редагування.

Наприклад, у контекстному меню стовпців є команди

Сортировка по возрастанию чи Сортировка по убыванию, що

180

використовуються для сортування записів у таблиці відповідно до зростання чи зменшення.

Висновки

Отже, для структурування даних використовують бази да-них, в яких розміщені взаємопов‟язані дані. Доступ до таких БД здійснюється за допомогою СУБД. Access – це реляційна БД, яка має логічну організацію даних, завдяки чому можна оброб-ляти однією командою багато записів. Access має свою струк-туру: таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Таблиці є основними об‟єктами БД, в яких зберігаються дані.

Повинні знати

Після опрацювання теоретичного та практичного матеріалу за темою «Основи СУБД Access» студент повинен чітко розу-міти, що таке база даних та СУБД, знати основні об‟єкти БД, структуру та властивості таблиць, вміти створювати, працювати, редагувати таблиці БД у різних режимах.

181

Список літератури

1. Ярмуш О. В. Інформатика і комп‟ютерна техніка: навч. по-сібник / О. В. Ярмуш, М. М. Редько. – К.: Вища освіта, 2006.

– 359с. – С. 272 – 304.

2. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: підручник / за ред. В. А. Баженова. – К.: Каравела, 2003.

– 464 с. – С. 274 – 297.

3. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: посібник / за редакцією О. І. Пушкаря. – К.: ВЦ «Акаде-

мія», 2001.– 696с. – С. 450 – 542.

4. Баженов В.А. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні технології: підручник / В. А. Баженов. – 2-ге видання – К.: Каравела, 2007.– 640с. – С. 364 – 463.

5. Тхір І. Л. Посібник користувача ПК / І. Л. Тхір, В. П. Галу-шка, А. В. Юзків. – 2-ге видання. – Тернопіль: СМП «Ас-

тон», 2002. – 718с. – С. 633 – 650.

6. Дибкова Л. М. Інформатика і комп‟ютерна техніка: навч. посіб. / Л. М. Дибкова. – 2-ге вид., перероб. і доповн. – К.:

Академвидав, 2007. – 416с. – С. 223 – 241.

7. Степанов А. Н. Информатика: учебник для вузов

• А. Н. Степанов. – 5-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 765 с. –

С. 589 – 620.

7. Інформатика та комп‟ютерна техніка: навч.-метод. посібник

   • за редакцією О. Д. Шарапова. – К.: КНЕУ, 2005.– 534с. –

С. 380 – 387, 474 – 483.

7. Берлинер Э. М. Microsoft Office 2003 / Э. М. Берлинер, И. Б. Глазырина, Б. Э.Глазырин. – М.: ООО «Бином-Пресс»,

2004. – 576с. – С. 447 – 478.

7. Харитонова И. А. Самоучитель Office Access 2003 / И. А. Харитонов. – Спб.:Питер, 2004. 464с. – С. 20 – 143.

11. Виллариал Б. Программирование Access 2002 в примерах: пер. с англ. – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2003. – 496с. – С. 12 – 52.

182

Лекція 9

РОБОТА З ДАНИМИ В ACCESS

Мета лекції – розглянути способи встановлення зв‟язків між таблицями, використання форм, фільтрів та запитів

Питання лекції

1 Встановлення зв‟язків між таблицями.

2 Застосування форм.

3. Використання фільтрів.

3. Використання запитів.

1. Встановлення зв’язків між таблицями

1. Поняття про зв’язки

• Access можуть пов‟язуватися між собою окремі таблиці

Б Д.

Зв'язок – спосіб, за допомогою якого інформація з однієї таблиці пов‟язується з інформацією іншої таблиці.

Як правило, зв‟язують ключове поле однієї таблиці з від-повідним йому полем іншої таблиці, яке називають полем зов-нішнього ключа. Для встановлення зв‟язку між таблицями виби-рають команду Сервис→Схема данных або натиснути кнопку Схема данных, у якому можна встановити та переглянути зв‟язки між таблицями (рис. 9.1).

Рисунок 9.1 – Встановлення зв’язків

183

Якщо потрібно додати таблицю або запит Схема данных, слід натиснути кнопку панелі інструментів Отобразить таб-

лицу.

1.2 Створення зв’язків

Для зв‟язування таблиць потрібно мишкою перемістити поле первинного ключа головної таблиці до відповідного поля (зовнішнього ключа) підпорядкованої таблиці. На екрані з‟явиться діалогове вікно Изменение связей.

Між таблицями можуть установитися такі типи відношень: «один-к-одному» або «один-ко-многим» із забезпеченням ціліс-

ності даних. Тому схема даних базується відповідно до інфор-маційно-логічної моделі.

Параметр Обеспечение целосности данных означає вико-нання для взаємозв‟язаних таблиць таких умов коригування да-них:

1. у підпорядковану таблицю не можна додати запис з неіс-нуючими у головній таблиці значеннями ключа зв‟язку;

2. у головній таблиці не можна вилучити запис, якщо не ви-лучені пов‟язані з нею записи в підпорядкованій таблиці;

3. зміна значень ключа зв‟язку в головній таблиці повинна призводити до зміни відповідних значень у записах під-порядкованої таблиці;

4. встановлювати зв‟язки між таблицями типу 1:1 (рис. 9.2) або 1:М (рис. 9.3) і задавати для них параметри цілісності даних можна тільки за таких умов:

1. зв‟язані поля можуть мати різні імена, але тип да-них і значення характеристик повинні бути одна-ковими;

2. обидві таблиці повинні зберігатися в одній базі даних;

3. головна таблиця зв‟язується з підпорядкованою за первинним ключем.

184

Якщо для вибраного зв‟язку забезпечується цілісність, то можна задати параметри Каскадное обновление связанных за-писей і Каскадное удаление связанных записей. У цих режимах при зміні значення в полі зв‟язку головної таблиці Access авто-матично змінює значення у відповідному полі підпорядкованих таблиць, аналогічно – при вилученні. При виборі в головній таб-лиці не ключового поля як поля зв‟язку між таблицями можна встановити тільки зв‟язки об‟єднання.

2 Застосування форм

2.1 Визначення форми

Здебільшого дані відображаються у вікні Access у вигляді таблиці. Це зручно для одночасного перегляду великої кількості записів. Але часто користувачу більш зручніше працювати з од-ним записом. Це здійснюється за допомогою форми.

Форма – це об‟єкт, призначений для введення нових да-них, перегляду існуючих, здійснення обчислень над даними та управління роботою бази.

Можна створити форми з різноманітними цілями.

2.2 Використання форм

1 Введення та редагування.

Найпростіший засіб використання форм – це введення та редагування даних. При введені даних значно спрощується вне-

185

сення змін, вилучення та додавання даних їх бази. У формі мож-на зробити доступними тільки для читання всі дані або їх части-ну, обчислювати значення, що виводяться, приховувати значен-ня та інше.

2 Виведення повідомлень.

Форми можуть надавати відповідну інформацію про робо-ту додатка або про виконувану дії.

3 Друк інформації.

У формі можна визначати опції для друку. 4 Керування ходом виконання додатка.

Керування ходом виконання додатка використовують для автоматизації введення певних даних або виконання певної пос-лідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами або функціями VBA.

2.3 Режими створення форми

Форму можна створити трьома способами:

1. За допомогою конструктора.

2. За допомогою майстра форм.

3. Використовуючи автоформу

Для створення нової форми потрібно відкрити вікно БД, зробити активною вкладку Формы та натиснути кнопку Соз-

дать (рис. 9.4).

Рисунок 9.4 – Створення автоформи

На екрані з‟явиться діалогове вікно, в якому слід вибрати режим створення форми та вказати назву таблиці та запиту, на основі якого буде створено форму.

Форма має три основні розділи: область заголовка, область даних та область приміток. Змінювати розміри цих розділів мо-жна, переміщуючи розподільчі лінії за допомогою мишки. Роз-

186

діли заголовка та примітки повинні давати пояснення щодо зо-бражених у формі даних. У розділі даних відображено елемен-ти, за допомогою яких здійснюється відображення даних або їх введення. Розробник форми може розміщувати тут додаткові елементи управління для автоматизації введення даних. Ці еле-менти можна вибрати з переліку, розміщеного в панелі елемен-тів. Вивести цю панель на екран можна, вибравши пункт голов-

ного меню Вид і команду Панель элементов.

Для управління послідовністю переходу від одного поля форми до наступного можна використати команду

Вид→Последовательность перехода. У поданому списку еле-

ментів управління форми за допомогою мишки можна розмісти-ти поля у потрібній користувачу послідовності.

2.4 Створення форми у режимі «Конструктор»

Для створення форми в режимі «Конструктор» необхідно вибрати пункт Конструктор (рис. 9.5), а як джерело даних для форми вибрати таблицю або запит. Користуючись відповідними командами меню або кнопками панелі інструментів (Конст-

руктор форм, Панель элементов), можна використовувати ди-

зайн форми за своїм бажанням.

Рисунок 9.5 – Створення форми в режимі «Конструктор»

Для створення форми у режимі Конструктор необхідно виконати таку послідовність дій:

1. Формы→Создать→Новая форма.

2. У діалоговому вікні Новая форма необхідно натиснути кнопку Конструктор. Потім вибрати як джерело таблицю або запит.

187

3. Натискаємо Ок і форма відобразиться в режимі Конструк-тор.

3. Виконуємо команду Вид→Панель элементов.

3. За допомогою Панели элементов поміщаємо на форму потрібні об‟єкти (поля, тексти, графіки, кнопки).

3. Команда Файл→Сохранить для збереження форми.

2.5 Створення форми у режимі «Мастер»

Режим Мастер використовується для оперативного конс-труювання форми, а також для створення багатотабличної фор-ми. У цьому режимі форма створюється системою поетапно з урахуванням відповідей на питання (рис. 9.6., рис. 9.7), заданих користувачем. Отже, Мастер формы керує процесом її ство-рення.

Рисунок 9.6 – Перші два етапи створення форми у режимі «Мастера»

Рисунок 9.7 – Третій і четвертий етапи створення форми у режимі «Мастера»

188

Створення форми завершується вікном, зображеним на рис. 9.8.

Рисунок 9.8 – Вікно форми, створене у режимі «Мастера»

2.6 Створення форми у режимі «Автоформа»

Режим «Автоформа» створюється на основі таблиці одно з типів: у стовпчик, стрічковий, табличний. У цьому випадку створюється форма за замовчуванням. У цьому полі всі поля ви-рівняні по лівому краю форми, а їх імена використані як написи полів.

3 Використання фільтрів

3.1 Поняття про фільтр

Фільтр – це набір умов для вибирання множини записів або для сортування записів.

Існують такі типи фільтрів:

• звичайний фільтр;

• розширений фільтр;

• фільтр за виділеним фрагментом.

3.2 Фільтр за виділеним фрагментом

Фільтр за виділеним фрагментом дозволяє відібрати за-

писи з використанням значень, які вибираються у таблиці, запи-ті або у полі форми у режимі таблиці.

Порядок створення фільтра:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Виділити значення, які повинні містити записи.

3. Вибрати меню Записи→Фильтр→Фильтр по вы-

деленному або натиснути відповідну кнопку. Приклад 3.1 Нехай подана таблиця в Access зображена на

рис. 9.9. Знайти осіб з вищою освітою.

189

Рисунок 9.9 – Інформація про працівників фірми

За допомогою фільтра за виділеним ми можемо вибрати працівників з вищою освітою. Для цього необхідно вибрати будь-якого працівника з вищою освітою та поставити курсор мишки полі Освіта в той запис, де написано Вища і застосувати фільтр за виділеним фрагментом. Результат виконання зображе-

Рисунок 9.10 – Інформація про працівників фірм з вищою освітою

Для відмічення дій фільтра вибрати меню Запи-си→Удалить фильтр або натиснути на відповідну кнопку.

Фільтри зберігаються автоматично під час зберігання таб-лиці, запиту або форми.

3.3 Звичайний фільтр

Звичайний фільтр дозволяє відібрати записи шляхом вве-дення критеріїв у порожню таблицю, запит або форму.

Наприклад, необхідно з таблиці Табель відібрати записи, в яких поле МІСЯЦЬ=2 та КІЛЬКІСТЬ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ДНІВ>=20.

Порядок створення звичайного фільтра:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Вибрати меню Записи→Фильтр→Изменить фильтр або натиснути відповідну кнопку.

190

3. На екрані з‟явиться таблиця для введення критеріїв. У від-повідних полях необхідно ввести умову відбору записів. Для введення значень розкрити список та вибрати потрібне значення. Для введення виразу можна використати побу-довник виразів. Для пошуку записів, які повинні містити в конкретному полі порожні або непорожні значення, необ-хідно ввести вираз IS, NULL або IS NOT NULL.

3. Вибрати меню Записи→Применить фильтр або натисну-ти відповідну кнопку на панелі інструментів.

Приклад. 3.2 Для таблиці, зображеної на рис. 9.9, які пра-цюють в головному офісі.

Розв’язання

Спочатку задаємо звичайний фільтр, як це написано в пун-кті 2 зі списку порядку створення фільтра. З‟являється пуста таблиця з заголовками полів з таблиці, що зображена на рис. 9.9. Тут по кожному полю можна задати просту умову, за допомо-гою якої і необхідно застосувати простий фільтр. Вибір умов здійснюється вибором їх у списку, що розкривається. Наводимо мишку на пусте поле під назвою поля Підрозділи й у списку, що розкривається, вибираємо пункт Головний офіс (рис. 9.11).

Рисунок 9.11 – Вибір умов за допомогою простого фільтра

Результат виконання одержимо після натискання на кноп-ку Применение фильтра на панелі інструментів і отримаємо таблицю, що зображена на рис. 9.12.

Рисунок 9.12 – Результат виконання простого фільтра з однією умовою

191

За допомогою простого фільтра можна також задавати дві та більше простих умов пошуку інформації в таблиці.

Приклад 3.3 У таблиці, що зображена на рис. 9.9, необхід-но знайти записи про всіх осіб, що працюють у головному офісі з вищою освітою.

Розв’язання

Необхідно викликати простий фільтр та задати дві умови пошуку: у полі Підрозділи задати умову Головний офіс, а у полі

Освіта – Вищу (рис. 9.13).

Рисунок 9.13 – Задання декількох простих умов за допомогою простого фільтра

Після натискання на кнопку Применение фильтра на па-нелі інструментів одержимо результат, зображений на рис. 9.14.

Рисунок 9.14 – Результат виконання простого фільтра з двома умовами

3.4 Розширений фільтр

Розширений фільтр дозволяє створити складні критерії

відбору запитів.

Порядок створення розширеного фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Вибрати меню Записи→Фильтр→Розширенный фильтр.

У результаті відкривається вікно, схоже на вікно конструк-тора запитів.

3. Додати поле або поля, для яких будуть задані умови для відбирання записів.

4. Задати порядок сортування.

5. Задати шукане значення або ввести вираз у порядок Усло-вие отбора для кожного поля. Вираз можна ввести безпо-

192

середньо у комірку, або з використанням побудовника ви-разів.

6. Вибрати меню Записи→Применить фильтр або натисну-ти на відповідну кнопку панелі інструментів.

Наприклад, приклад 3.3 можна виконати за допомогою ро-зширеного фільтра (рис. 9.15).

Рисунок 9.15 – Використання розширеного фільтра

4 Використання запитів

1. Поняття про запит

• СУБД Access на рівні з найпростішими засобами пошу-ку і фільтрації даних з однієї або кількох зв‟язаних таблиць ви-користовують зручні та потужні засоби – запити (рис. 9.16).

Запит – об‟єкт, за допомогою якого можна отримати пот-рібні дані з однієї чи кількох таблиць.

За їх допомогою можуть бути виконані обчислення, відно-влення даних у таблицях, додані або вилучені записи. При цьо-му результати виконання запиту подаються у зручному вигляді

– у формі таблиці. Запит може будуватися з використанням тим-часової таблиці, створеної за допомогою іншого запиту.

Засобами запиту можна виконати таку дію:

1. вибрати записи з кількох таблиць, що задовольняють умову вибору;

2. включити в підсумкову таблицю додаткові поля і в разі необхідності виконати обчислення для них;

3. згрупувати записи з однаковими значеннями в деякому полі;

193

4. на основі зв‟язаних таблиць створити нову таблицю;

4. вилучити зі зв‟язаних записи, що відповідають деяким умовам і т. д.

Рисунок 9.17 – Створення запиту

2. Види запитів

• СУБД Access залежно від задачі, яка розв‟язується, мо-жна створити кілька видів запитів, кожний з яких має свою пік-тограму.

Існують такі види запитів:

1. Запрос на выборку таблицы – запит, що забезпечує вибір даних зі зв‟язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів.

2. Запрос на создание таблицы – запит, що ґрунтується на запиті на вибирання і забезпечує формування та запов-нення нової таблиці.

3. Запрос на обновление – запит, що дає можливість вносити зміни в групу записів, які відбираються за допомогою запиту на вибирання.

4. Запрос на добавление – це запит, за допомогою якого за-писи з таблиці результату запиту добавляються в табли-ці бази даних.

5. Запрос на удаление – запис, що забезпечує виключення записів з однієї або кількох зв‟язаних таблиць.

Основою будь-якого запиту є запит на вибирання. Резуль-тати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, яка формується на підставі умов відбору. Поля таблиці визначають-ся користувачем і зазначаються на бланку запиту.

194

Фактично, запит – це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття за-питу в режимі таблиці або використання його у формах та звітах створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у табли-цях, дані з яких використовуються у запиті.

Запити в Access можна створювати за допомогою майстра та за допомогою конструктора.

4.3 Створення запиту в режимі «Конструктор»

Режим Конструктор дозволяє розробити новий запит. Цей режим після активації видає вікно Запрос на выборку (рис. 9.18). Потім необхідно у вікні Добавление таблицы виб-рати необхідні таблиці та запити і натиснути кнопку Добавить. Вийти з цього вікна можна за допомогою кнопки Закрыть. У результаті цього на екрані з‟явиться вікно конструктора запиту, поділене на дві панелі.

Рисунок 9.18 – Створення запитів у режимі Конструктор

Верхня панель містить схему даних запису, яка складаєть-ся з вибраних для цього запиту таблиць і запитів з існуючими зв‟язками між ними. Нижня панель є бланком запиту за зразком, який потрібно заповнити. Кожен стовпчик бланка належить до одного поля, з яким необхідно працювати в запиті.

Рядок Поле призначений для задання полів, які будуть ви-користовуватися в запиті. Щоб виділити одне поле, необхідно клацнути один раз по імені цього поля, кілька полів – натиснути

195

клавішу Ctrl і клацнути по іменах полів. Щоб виділити всі поля необхідно натиснути клавішу Shift, клацнути перше, а потім останнє поле. Для вилучення поля з бланка запиту, слід виділити колонку, в якій воно розміщується та натиснути клавішу Delete

або вибрати команду Правка→Удалить столбцы.

Рядок Имя таблицы використовується для вибору табли-ці, на основі якої буде створюватися запит. Рядок Сортировка дозволяє задати порядок сортування значень поля. Рядок Вывод на экран може використовуватися для відміни виведення на ек-ран деяких полів під час виконання запиту. Рядок Условие от-бора та или використовуються для створення умов відбирання записів.

Готовий запит виконується після клацання по кнопці За-пуск на панелі інструментів Конструктор запросив або вибору команди Запрос→Запуск чи Вид→Режим таблицы.

Якщо необхідно внести зміни в запит, слід перейти в ре-жим конструктора запиту кнопкою панелі інструментів Вид або за допомогою команди меню Вид→Конструктор.

Зберігання запиту відбувається за допомогою меню

Файл→Сохранить або Сохранить как→Экспорт.

4.4 Створення запиту за допомогою майстра

За допомогою майстра можна створити прості запити. Порядок створення простого запиту:

1. Вибрати вкладку Запросы, натиснути на кнопку Создать та у списку вибрати Простой запрос.

2. Далі необхідно вибрати поля, які будуть з‟являтися у за-питі. Поля можна вибрати з різних таблиць або запитів.

3. Після натискання кнопки Далее з‟явиться вікно, в якому необхідно вибрати тип запиту – докладний або підсумко-вий.

4. Тепер необхідно вибрати назву запиту та натиснути кно-

пку Готово.

5. Для виконання запиту (перегляду) необхідно виділити назву потрібного запиту і натиснути кнопку Открыть.

196

4.5 Задання умов у запитах

Користувачеві найчастіше доводиться мати справу із запи-тами на вибірку за умовами. Це найпоширеніші записи. В Access є ще й інші типи запитів – запити на змінювання та перехресні запити.

Запити на змінювання змінюють дані у вхідних таблицях згідно з умовами, які визначені в самому запиті. Ці запити вико-ристовуються для внесення великого числа змін до БД.

Перехресні запити дозволяють показати дані у форматі, що нагадує електрону таблицю. За допомогою цього запиту мо-жна згрупувати значний обсяг інформації і показати його в зру-чному для сприйняття вигляді.

Види умов:

1. текстові умови;

2. числові умови;

3. умови для дат;

4. умови з логічною операцією И;

5. умови з логічною операцією ИЛИ;

6. умова з комбінацією логічних операцій ИЛИ та И. Текстові умови: допускаються різні способи введення тек-

стових виразів: Київ, «Київ», =Київ, =«Київ», використовують символи:

• «*» для заміни невизначеної кількості символів;

• «?» – для заміни одного символу.

Числові умови: допускають використання операторів =, <, >, <=, >=, <>, between… and…

Умови для дат: дати можна вводити в таких форматах

18/12/2007, #18/12/2007/#, Декабрь 18 2007, 18-Декабрь-2007;

можна використовувати оператор between…and… Наприклад,

1/1/2007 and 1/6/2007, between date() and date()+7.

Логічні умови: використовують оператори AND(И) та OR(ИЛИ).

У результаті виконання запиту дані будуть подані у вигля-ді динамічного набору. В динамічному наборі можна перестав-ляти поля, вилучати та додавати поля звичайними методами.

197

4.6 Запити для проведення статистичних розрахунків

Досить часто виникає потреба пошуку інформації, якої не-має в явному вигляді в БД.

Наприклад, фірма надає різноманітні послуги, але нас бу-дуть цікавити такі питання:

1. Яке максимальне за вартістю замовлення виконала фірма?

2. Яка середня вартість виконаних замовлень?

3. Яка найменша тривалість виконання замовлення?

4. Яка кількість замовлень виконується не більше 2 днів?

Для використання статистичних розрахунків потрібно створити запит на вибірку, а потім у вікні конструктора активі-зувати рядок Групповая операция. Для цього досить натиснути правою кнопкою мишки на рядок Сортировка і в контекстному меню вибрати пункт Групповые операции.

Цей рядок містить список групових операцій:

• Группировка – вибирають певні поля, які надалі об-роблятимуться як група.

• Sum – підсумок за цим полем;

• Avg – середнє за цим полем;

• Min – мінімум за цим полем;

• Max – максимум за цим полем;

• Count – кількість ненульових полів;

• Var – середнє відхилення;

• First – значення поля з першого запису;

• Last – значення поля з останнього запису;

• Выражение починається зі знака =;

• Условие – умова на обмеження.

7. Створення розрахункових полів

• запиті можна створювати значення, які розраховуються за допомогою заданого виразу. У таблиці цього робити не мож-на. Під час запиту виразу необхідно дотримуватися певних пра-вил:

1. імена таблиць, запитів, звітів, полів та елементів управ-ління повинні братися у квадратні дужки (наприклад, [на-

198

зва матеріалу]), якщо ім‟я не містить пропусків та спеціа-льних символів, тоді дужки є не обов‟язковими;

2. ім‟я поля відокремлюється від імені таблиці (запиту) кра-пкою;

2. текст береться у лапки (наприклад, «мідь»);

3. дата/час супроводжуються символом # (наприклад,

#12.12.2007#).

Вираз може місти стандартні функції:

1. Математичні функції.

2. Логічні функції.

IIF (<умова>;<вираз1>;<вираз2>)

Якщо умова виконується, то обчислюється вираз1, якщо ні

– вираз2 (рис. 9.19). Умова може містити логічні оператори

AND та OR.

3. Функції перетворення типів даних.

4. Функції дат.

Рисунок 9.19 – Вибір логічної функції

Для створення розрахункового поля потрібно встановити курсор у рядок поле порожнього стовпчика та ввести назву по-ля, символ «:» і вираз. Для введення виразу можна використову-вати побудовник виразів Построитель выражений. Для цього необхідно натиснути на кнопку Построить на панелі інструме-нтів або за допомогою правої кнопки мишки визвати контекстне меню та вибрати Построить. У вікні Построитель выраже-

ний можна ввести вираз, використовуючи кнопки операцій, іме-на полів з таблиць і запитів, вбудовані та власні функції.

199

Для кожного поля у запиті можна встановити формат ви-ведення. Для цього необхідно встановити курсор мишки у рядок Поле, викликати контекстне меню та вибрати Свойства і задати потрібний формат поля.

При побудові розрахункових виразів використовують опе-ратори, літерали, ідентифікатори та функції.

Оператори – символи, які відображають дії, що викону-

ються у виразі.

Операторами можуть бути і окремі слова, наприклад Be-tween, Like.

Щоб створити вираз, використовують такі типи операто-

рів:

• арифметичні – для роботи з числовими значеннями («+» – додає два оператори, «-» – віднімає два оператори, «*» – множить два оператори, «/» – ділить один оператор на ін-ший, «^» – підносить до степеня, «\» – повертає результат цілого ділення, «Mod» – повертає остачу при цілому ді-ленні двох чисел;

• оператори присвоєння та порівнянь (=, <, >,<=, >=, <>) –

для присвоєння значення і порівняння двох значень при створенні правил перевірки, умов відбору записів, повер-тають логічні значення Істина (True) або хибне (False);

• логічні оператори – це оператори, що застосовують для створення комбінації двох або більше операцій порівнян-ня, ці оператори повертають логічні значення: Істина, Хи-бно або Нуль (And – логічне І, Or – логічне АБО, Not – ло-гічне НЕ);

• оператор конкатенації (&) – для створення комбінації ря-дка символів.

Літерали – це значення констант, які використовують у виразах, наприклад 6541 або ВСМТД.

Існують літерали таких типів:

• числові – вводяться як ряд цілих і дробових чисел;

• текстові – містять літери та цифри, при створенні їх бе-руть у подвійні лапки;

200

^ дати/часу – застосовуються для створення полів типу да-та або час, при цьому автоматично додається знак «#» на початку і в кінці виразу, наприклад, для дати

12.12.2007 матимемо таке: #12.12.2007#.

Ідентифікатор – це ім‟я об‟єкта БД (таблиці, запиту, фо-рми, звіту) та ім‟я поля.

Існують прості імена і складні. Складні утворені іменем об‟єкта й іменем поля, які відокремлюються один від одного си-мволом «!». Наприклад, [Адреси]![Будинок] або [Зарпла-та]![Сума надбавки] (рис. 9.20).

Функції включають у вираз для розрахунків. Існує до 140 функцій, які виокремлюють у групи:

1. Функції оброблення тексту – це функції, що використо-

вують для роботи з символьними рядками:

^ Chr (код) – повертає символ, що відповідає введеному в

аргумент коду символа ANSI, наприклад ?сhr(100) – лі-тера d;

^ Format (ім‟я, формат) – повертає відформатоване зна-чення. Наприклад, Format (date(), “dd-mm-yy”) відпові-дає 08-12-07 (8 грудня 2007 року);

^ Val (вираз) – перетворює текст на число, наприклад

Val (56,2) = 56,2.

2. Функції дати і часу – це функції, що застосовують для роботи з полями дата і час:

^ Date – повертає поточну дату;

^ Day (дата) – повертає числове значення дня вказаної в аргументі дати, наприклад, функція Day(date) повертає день поточної дати;

^ Time – повертає поточний час;

^ Year (дата) – повертає числове значення року, вказаної в аргументі дати.

3. Математичні функції – це функції, що використовують для математичних розрахунків:

^ Abs (число) – повертає модуль числа, наприклад

Abs (-5.2)=5.2;

201

• Fix (число) – повертає цілу частину числа, наприклад

Fix (5.2)=5;

• Sqr (число) – розраховує значення квадратного кореня

числа, наприклад Sqr (81)=9.

4 Фінансові функції – це функції, що використовують для проведення розрахунків у фінансовій сфері.

• DDB (початкова та кінцева вартості фондів, тривалість періоду експлуатації, період часу для розрахунку) – по-вертає вартість амортизації майна для заданого періоду;

• IRR (масив, що містить значення виплат і надходжень) – повертає норму прибутку для послідовності періодич-них фінансових операцій (виплат або надходжень)

• Nper (облікова ставка та розміри виплат за період, сума на поточний момент) – визначає кількість періодів (платежів), необхідних для накопичення на рахунку пе-вної суми при фіксованій відсотковій ставці;

• PPmt (облікова ставка за період, кількість виплат, періо-дів, сума на поточний момент) – повертає частину пе-

ріодичного платежу, призначену для погашення пози-ки.

Для створення обчислювального поля для розрахунку рен-табельності продукції слід відкрити запит Рентабельність у ре-жимі Конструктора, встановити курсор у вільне поле (рис. 9.20), викликати Построитель выражений, вибирати як джерело даних запит Рентабельність і у вікні Построителя та створити формулу для розрахунку рентабельності продукції:

=100*[Прибуток]/[Собівартість].

Рисунок 9.20

202

Загальну структуру запиту подано на рисунку 9.21, а ре-зультат виконання обчислення у запиті зображений на рис. 9.22.

Рисунок 9.21 – Побудова формули для розрахунку прибутку

Рисунок 9.22 – Результат виконання

4.8 Мова запитів sql

Мова SQL – це мова програмування, якуа використовують під час аналізу, поновлення та обробки реляційних баз даних.

Мова SQL – це структурована мова запитів.

Для створення запиту мовою SQL необхідно вибрати вкла-дку Запросы, натиснути на кнопку Создать, вибрати Констру-

ктор, у вікні Добавление таблицы натиснути кнопку За-

крыть, у меню Вид вибрати режим SQL та ввести інструкцію

SQL.

Інструкції SQL можна використовувати у таких випадках:

203

• перегляду та зміні запитів, створених у режимі Конструк-тор;

• визначення властивостей форм і звітів;

• створення спеціальних запитів, таких як запити-з‟єднання, запити до сервера та управління запитами, оскільки ці ви-ди запитів не можна створити у режимі конструктор;

• створення підпорядкованих запитів.

Мова SQL складається з інструкцій, речень, операцій та агрегатних функцій, які поєднуються в інструкції для створення, модифікації та маніпулювання базами даних.

Висновки

Отже, в СУБД Access можна пов‟язувати дані однієї таб-лиці з даними іншої, можна встановити такі типи відношень: «один-до-одного» або «один-до-багатьох» з забезпеченням цілі-сності даних. СУБД Access має засоби для введення, редагуван-ня та пошуку даних. Таким засобом є форма. Форма спрощує введення даних, оскільки замість роботи з всією таблицею вона дозволяє працювати тільки з одним записом.

Для простого пошуку даних використовують прості та складні фільтри. Для складних пошуків даних, що потребують складних умов, використовують запити. За їх допомогою можна здійснювати обчислення, відновлювати дані в таблицях, додава-ти та вилучати записи, створювати нові записи. Ще одним із за-собів обробки даних є мова структурних запитів SQL, яка вико-ристовується під час аналізу, обробки реляційних баз даних.

Повинні знати

Після опрацювання теоретичного та практичного матеріалу за темою «Робота з даними в Access» студент повинен чітко розуміти, які існують способи для роботи та пошуку записів у базі даних та в СУБД, знати як їх використовувати для пошуку необхідної інформації в БД.

204

Список літератури

1. Ярмуш О. В. Інформатика і комп‟ютерна техніка: навч. по-сібник / О. В. Ярмуш, М. М. Редько. – К.: Вища освіта,

2006. – 359с. – С. 272 – 304.

2. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: підручник / за ред. В. А. Баженова. – К.: Каравела, 2003.

– 464с. – С. 297 – 320.

3. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: посібник / за редакцією О. І. Пушкаря. – К.: ВЦ «Акаде-

мія», 2001.– 696с. – С. 450 – 542.

4. Баженов В.А. Інформатика. Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні технології: підручник / В. А. Баженов. – 2-ге видання. – К.: Каравела, 2007.– 640с. – С. 364 – 463.

5. Тхір І. Л. Посібник користувача ПК / І. Л. Тхір, В. П. Галу-шка, А. В. Юзків. – 2-ге видання. – Тернопіль: СМП «Ас-

тон», 2002. – 718с. – С. 648 – 667.

6. Дибкова Л. М. Інформатика і комп‟ютерна техніка: навч. посіб. / Л. М. Дибкова. – 2-ге вид. перероб. і доповн. – К.:

Академвидав, 2007. – 416с. – С. 234 – 276.

7 Степанов А. Н. Информатика: учебник для вузов / А. Н. Степанов. – 5-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 765 с. –

С. 620 – 634.

8. Інформатика та комп‟ютерна техніка: н6авч.-метод. посіб-ник / за редакцією О. Д. Шарапова. – К.: КНЕУ, 2005.– 534с.

– С. 484 – 508.

8. Берлинер Э. М., Microsoft Office 2003 / Э. М. Берлинер,

И. Б. Глазырина, Б. Э. Глазырин. – М.: ООО «Бином-Пресс»,

2004. – 576с. – С. 479 – 514.

8. Харитонова И. А. Самоучитель Office Access 2003 / И. А. Х аритонов. – Спб.:Питер, 2004. – 464с. – С. 144 – 315.

205

Лекція 10

ОФОРМЛЕННЯ ДАНИХ В ACCESS

Мета лекції – ознайомитися зі структурою та способами створення звітів, способами захисту даних, макросами та моду-лями.

Питання лекції

1 Створення звітів.

2 Захист даних та доступ до даних.

3. Макроси.

3. Модулі.

1 Створення звітів

1.1 Поняття про звіти

Звіти нагадують форми, однак мають інше функціональне призначення – служать для фор матованого виведення даних на пристрій друку. Тому звіти повинні враховувати параметри принтера та папери.

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В нього можуть бути включені лінії рамки, рисунки, графіки та інші.

Звіт – особлива форма подання даних, призначених для виведення на друк у зручній для сприйняття формою.

Перед початком створення звіту користувач повинен про-вести підготовчу роботу, в результаті чого необхідно визначити потрібний макет звіту.

У процесі підготовки визначають склад і зміст розмірів звіту, а також розміщення в ньому значень, які виводяться з по-лів таблиць баз даних.

206

1.2 Засоби створення звіту

Засоби створення звіту дають можливість групувати дані за кількома рівнями. Для кожного рівня можна обчислити під-сумки, визначити заголовки та примітки за кожною групою. Як правило, для створення звіту використовують багатотабличний запит, у який збирають дані з різних таблиць. Звіт можна ство-рювати в режимі майстра або в режимі конструктора. Зручно використовувати автоматичне створення звіту за допомогою ав-тозвіту та доопрацювати у режимі конструктора.

Автоматичне створення звіту починається натисканням кнопки Создать на вкладці Отчеты у вікні БД (рис. 10.1).

Рисунок 10.1 – Вікно створення звіту

У вікні Новый отчет необхідно вибрати запит, на базі якого створюється звіт, а потім натиснути кнопку Ок. Після чого одержимо форму звіту, сформовану автоматично.

Для перегляду звіту у вікні БД вибирати вкладку Отчеты і кнопку Просмотр. Для редагування створеного звіту потрібно перейти в режим конструктора.

Звіти можна створювати на основі таблиць та запитів за допомогою майстрів або конструктора.

Для створення звіту необхідно у вікні БД вибрати вкладку Отчеты і клацнути лівою клавішею мишки на кнопці Создать, внаслідок чого на екрані з‟явиться діалогове вікно Новый от-

чет (рис. 10.2).

За допомогою цього вікна можна вибрати один із режимів конструювання звітів: Конструктор, Мастер отчетов, Авто-отчет і т. д.

207

Рисунок 10.2 – Створення нового звіту

Розглянемо створення звітів за допомогою майстра та в режимі Конструктор.

1.3 Створення звітів за допомогою Мастера отчетов

Конструювання звітів за допомогою мастера зводиться до діалогового режиму його створення, коли система задає ряд пи-тань про звіт і на підставі відповідей користувача конструює йо-го.

Майстер використовується для створення звітів з групу-ванням і без нього, а також підсумкових, багато- та однотаблич-них звітів і т. д.

Створення звіту в цьому режимі розглянемо на прикладі створення звіту «Детальні дані про фірму», до якого необхідно включити поля: Код, Назва фірми, Вид діяльності (рис. 10.3 – 10.5).

Рисунок 10.3 – Перший та другий кроки створення звіту

Під час створення звіту потрібно: задати сортування за на-звою фірми, виконати групування за назвою фірми.

208

Рисунок 10.4 – Третій та четвертий кроки створення звіту в режимі Мастер отчетов

Рисунок 10.5 – П’ятий та шостий кроки створення звіту в режимі Мастер отчетов

Порядок створення звіту:

1 Вибрати вкладику Отчеты, натиснути на кнопку Соз-дать, вибрати Мастер отчетов та натиснути кнопку Ок.

2 Вибрати потрібну таблицю або запит та поля.

3 Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті бу-дуть виводитись проміжні підсумки (наприклад, Назва місяця). Натиснути на кнопку Далее.

4 Визначити порядок сортування запитів у звіті та натис-нути на кнопку Итоги, задати підсумкові операції. Натиснути кнопку Далее.

5 Вибрати макет для звіту. Натиснути кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути кнопку Далее.

7. Ввести назву звіту і натиснути кнопку Готово.

209

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні БД та Натисну-ти кнопку Просмотр (рис. 10.6).

Рисунок 10.6 – Створений звіт у режимі Мастер отчетов

4. Створення звіту в режимі «Конструктор»