Тема 8. Інформаційне забезпечення роботи менеджера

1. Значення і роль інформації в роботі менеджера.

2. Види службових документів.

3. Вимоги до службових документів.

4. Організація роботи менеджера з документами.

5. Складання і оформлення документів.

6. Використовування ЕОМ в роботі з документами.

Список літератури.

1. Андронов Г. Современные методы ведения архивов на базе программно-технических средств / Управление персоналом-1999-№9.

2. Джей Р. Как писать предложения и отчеты, которые приносят результаты / Пер с англ Т.А. Сиваковой-Минск: Амалфея,1996-192с.

3. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме / Управление персоналом-1997-№40.

4. Кузнецов С.Л. Автоматизированные технологии в делопроизводстве / Управление персоналом-1997-№12.

5. Ларин М. Документационное обеспечение и информационный менеджмент / Управление персоналом-1997-№11.

6. Ламекин В.Ф. Оргтехника (для офиса)- Ростов-на-Дону: Феникс,1997-470с.

7. Светлов Л. Автоматизированная система управления документами нового поколения / Управление персоналом-1999-№8.

8. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению)-М., Приор,1998-96с.

Управлінська ситуація

Один з керівників найбільшої автомобільної фірми "Форд", а згодом міністр оборони США при президенті Джоні Кеннеді Роберт Макнамара вважав, що письмовий виклад якої-небудь ідеї — перший крок до її реалізації. Він радив, перш ніж ухвалити важливе управлінське рішення, висловити його письмово, оскільки це допомагає управлінцю більш виразно представити проблему і шляхи її вирішення.

Проблема. Оцініть доцільність ведення записів при підготовці важливого управлінського розв’язання, виходячи з вашого досвіду управлінської роботи. Яка інформація представляє найбільшу важливість на етапі підготовки управлінського розв’язання?

Тема 9. Методи раціоналізації особистої праці менеджера

1. Робота над текстом.

2. Тренування пам'яті.

3. Записник керівника.

4. Ефективність ділового спілкування по телефону.

5. Підготовча робота перед службовими відрядженнями.

Список літератури

1. Берд П. Обуздай свой телефон. Как положить конец тирании собственного телефона-Минск.: Амалфея,1996-212с.

2. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепошение менеджера. Для руководителя-практика: Пер с англ-М.: Дело,1994-320с.

3. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время: Пер с нем-М., Интерэкспорт, ИНФРА-М, 1995-267с.

4. Комаров Е.Н. Какова у Вас техника личной работы (тест для руководителя) / Управление персоналом-1998-№6.

5. Костомаров М. Коммуникации как среда реализации функций информационного менеджмента / Управление персоналом-1998-№12.

6. Курс «Личная организация»-М.: Менеджер-сервис,2001.

7. Олкок Д. Управление временем и рабочей нагрузкой: Пер с англ.-М., Финпресс,1988-278с.

8. Панкратов В.Н. Искусство управлять собой: Практическое руководство-М.: Издат-во Института психотерапии,2001-256с.

9. Резник С.Д. Командировка / Эко-1985-№3.

10. Форсайт П. Делу – время: Как правильно распоряжаться своим временем / Пер с англ З.Я. Красневской-Минск.: Амалфея,1998-272с.

Ситуація 1

У директора об'єднання в кабінеті знаходиться представник заводу, якому об'єднання поставляє ряд виробів по кооперації і з яким склалися багаторічні добрі відносини. Він просить дещо змінити номенклатуру і терміни поставок, пояснює необхідність цього і передає відповідний лист. Не володіючи необхідною інформацією по суті запитання, що цілком природно, щиро бажаючи допомогти споживачу і в той же час не бажаючи його безпідставно обнадіювати, директор залишає лист у себе, обіцяючи розібратися і допомогти. Чи правильно він поступає?

Ситуація 2

Розглядаючи пошту, керівник знаходить документ, з яким необхідно ознайомитися детальніше, але часу зараз немає і він залишає документ у себе в надії уважно прочитати його в суботу вдома. Чи вірно він поступає?

Ситуація 3

Із структурного підрозділу документи поступають керівнику на підпис у трьох екземплярах: один піде до адресата, другий повернеться в підрозділ, третій залишиться у секретаря або в канцелярії. Третій екземпляр документа потрібен для підстраховування. Адміністратор не переконаний, що другий екземпляр швидко знайдеться в справах структурного підрозділу, тому його теж залишає у секретаря. Чи правильний такий підхід?

Ситуація 4

По роду діяльності Вам часто доводиться розмовляти по телефону. На це йде дуже багато службового часу.

Ви вирішили передати функцію відповідей на ділові дзвінки своєму помічнику. При цьому існує небезпека того, що помічник недостатньо досвідчений в тому, щоб розрізнити важливу і другорядну інформацію. Як слід поступити?