Класифікація виставок-ярмарок за певними ознаками

За складом учасників (територіальною ознакою) ярмарки і виставки можуть бути міжнародні, міжрегіональні і регіональні.

За товарним профілем ярмарки і виставки поділяються на спеціалізовані, на яких відбуваються показ і торгівля певними видами продукції тієї чи іншої окремої галузі, і універсальні, на яких реалізуються товари різних галузей як промислового, так і агропромислового комплексу.

За галузевою ознакою ярмарки поділяються на галузеві (на яких відбувається торгівля товарами однієї якої-небудь галузі) і міжгалузеві (охоплюють багатогалузеву продукцію).

За тривалістю і способом проведення виставки також поділяються на короткотривалі, пересувні та постійно діючі.

Предметом діяльності ярмарку є надання комплексу послуг учасникам щодо укладення торгових угод, налагодження ділових контактів, упорядкування процесу оптової торгівлі, аналізу і підготовки кон'юнктурної інформації, організації реклами.

По способу проведення виставки і ярмарки можна підрозділити на наступні види: короткострокові виставки (соло-виставки) - проводяться протягом не більше трьох тижнів. Вони можуть носити або загальний характер, тобто представляти досягнення своєї країни у всіх галузях виробничої діяльності, або бути спеціалізованими; пересувні виставки - вони організуються з метою розширення кола відвідувачів з використанням різних засобів транспорту; більшу роль стали грати постійно діючі торгові центри, створювані розвиненими країнами за кордоном. Вони здійснюють широку діяльність по організації спеціалізованих виставок у країнах їхнього місцезнаходження. Вони надають фірмам-експонентам безкоштовно виставочну площу, здійснюють за свій рахунок проектування й оформлення виставок і окремих стендів, монтаж і демонтаж експонатів, оплачують роботу місцевих оформлювальних і інших фірм, надають учасникам виставок інформацію про положення на ринку; новим видом виставок є торговельні тижні. Вони організуються звичайно в універсальних магазинах великих міст для показу й продажу споживчих товарів.

2. Етапи підготовки та проведення ярмаркової торгівлі

При організації ярмаркової торгівлі варто виділити три найважливіших етапи: підготовчий, безпосереднього торгу і кінцевий.

Підготовчий етап включає ухвалення рішення і підготовку наказу про проведення ярмарку. Рішення щодо проведення ярмарків (виставок) приймається організаторами разом з місцевими органами виконавчої влади. У наказі щодо проведення ярмарку вказуються терміни проведення, порядок і умови участі, а також призначаються відповідальні за проведення цих заходів. На цьому етапі створюється дирекція (ярмарковий комітет), яка здійснює загальне керівництво роботою ярмарку. Дирекція вирішує питання з оперативного керівництва роботою ярмарку (виставки), визначає порядок її роботи і здійснює контроль за роботою підлеглих служб щодо завезення зразків, їх складування, зберігання. У підпорядкуванні дирекції перебувають численні ярмаркові служби: технічні, юридичні, медичні, правові, транспортні, фінансові, рекламно-інформаційні і видавничі, служби сервісу тощо.

На підготовчому етапі розробляється положення про проведення ярмарку, розсилаються листи потенційним учасникам з повною інформацією про умови участі в ярмарку, готуються різноманітні рекламні матеріали: запрошення, рекламні буклети, картки гостей І т. п.

Запрошення потенційним учасникам ярмарку його організатори надсилають не пізніше ніж за 30 днів до початку роботи. У разі зміни дати проведення ярмарку про це повідомляються учасники не пізніше ніж за 10 днів до встановленого раніше строку. У запрошенні зазначаються: місце та час проведення, вид і товарний профіль ярмарку, вартість участі у ярмарку із зазначенням вартості кожного виду послуг, що надаватимуться, та інші умови. Повідомлення про проведення ярмарку подається також у засобах масової інформації.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які передбачають взяти участь у ярмарку, повинні за 15 днів до відкриття ярмарку зробити реєстраційний внесок і оформити заявку на участь, що включає докладну інформацію про клієнта ярмарку, його реквізити, вимоги до розміщення експозиції і т, д.

Перепусткою на ярмарок є запрошення-повідомлення, а посвідченням на право укладання договорів від імені свого підприємства — спеціальна довіреність за підписом керівника, засвідчена печаткою.

Завданнями комерційних структур торгівлі на етапі підготовки до участи в ярмарку є:

• поглиблене вивченні попиту споживачів на товари номенклатури ярмарку;

• визначення обсягів потреби в товарах номенклатури ярмарку;

• розробка на цій основі замовлень потенційним постачальникам;

• розробка проектів текстів договорів.

Безпосередній торг має на меті забезпечити сторонам умови для узгодження і підписання текстів договорів. У ярмарковій експозиції на виставкових стендах виставляються зразки товарів, які повинні мати ярлики із зареєстрованими найменуваннями товарів, даними щодо стандартів, основних умов реалізації. Узгодження асортименту товарів з потенційними покупцями здійснюється за зразками, моделями товарів, конференційними картами тощо. Тут же влаштовуються робочі місця для проведення переговорів з потенційними покупцями щодо конкретних умов договорів постачання, ініціаторами укладення яких можуть виступати як продавці, так і покупці. Робота комерційних структур на ярмарку завершується укладенням договорів постачання. Якщо ж участь у ярмарку не завершилася укладенням договору, її можна вважати початком інтенсивних ділових контактів з потенційними постачальниками. Цілеспрямована обробка даних про ярмарок, що закінчився, повинна сприяти досягненню заданої раніше мети — укладенню угоди купівлі-продажу товару. Тому на ярмарку обов'язково сторонами має бути визначено, в які терміни і яким способом слід закріплювати налагоджені на ярмарку зв'язки.

Кінцевий етап у роботі ярмарку зводиться до складання звітності, підбиття підсумків з зазначенням позитивних та негативних моментів у роботі ярмарку.