35 Вопрос. Автоматизация процессов доу

Автоматизированная система делопроизводства строится с целью достижения наилучших результатов. Обычно система автоматизации состоит из нескольких частей, каждая из которых может устанавливаться отдельно: Система регистрации документов и контроля исполнения, Система организации движения документов внутри организации, Система архивного хранения документов. Автоматизация процессов позволяет обрабатывать и изучать больший объем информации, сократив при этом время. В памяти ПК должны быть формы документов. Если таковых нет, то сотрудниками самостоятельно создается свой трафаретный текст или типовой шаблон. При создании шаблона важно правильно разместить реквизиты каждого вида документов. Основная часть автоматизации делопроизводства – это функционирование системы. При формулировании общих требований к системе необходимо учитывать как возможности поэтапного внедрения автоматизированной системы, так и перспективы ее развития в ближайшие годы. Во многих организациях при переходе на автоматизированную систему делопроизводства используют уже имеющиеся аппаратные и программные средства.

36 Вопрос. Составление докладной записки.

Это док-т,адресованный рук-лю данной или вышестоящей орг-ии,содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.Внутренний ДЗ оформляются на чистом листе А4,имеют дату, заголовок к тексту и подписываются составителем.Внешние-сост.на бланках,имеют дату,иссходящий номер, заголовок к тексту и подписываются рук-лем.Текст ДЗ состоит из 2-х частей:вводная-излагаются факты и делается их анализ;2-я часть-делаются выводы и предложения.

37 Вопрос. Передача дел в архив учреждения.

В архив задаются дела через год,после завершение их в делопроизводства структурных подразделений.Архив принимает дела по описи и номенклатурных дел.Вместе с делами в архив передаються регистрациоонные карточки на документы. В архиве учреждения дела хранятся (с 5 до 15 лет).Материальные по личному составу храняться(до 40 лет).Записи актов гражданского состояния(75 лет).Затем документы подлежащие государственному хранению передаются из архива учреждения в государство архив.

38 Вопрос. Составление и оформление документов. Регистрация документов. Порядок определения размера материального ущерба, причинённого работником работодателю.

При оформление и составление документа необходимо соблюдать ряд требований и правил обеспеченную юридическую силу документов .документы должны изготавливаться на бланках стандартных размеров А4 и А5(допускается А3,А6)каждый вид документов должен иметь строго определенный комплекс реквизитов(составных частей) и стабильный порядок их расположения. места расположение реквизитов определены ГОСТ.ПО ГОСТУ имеется 2 варианта расположения реквизитов (угловой и продольный)документы оформляются на 3 видах бланка.1)общий,2)бланк конкретного вида документа,3)бланк для письма .документы должны иметь поля по 20мм,кроме правого 10мм.Регистрация документов-запись необходимых сведений о док-х с проставление на них индекса и даты регистрации.Цель регистрации-обеспечение учета ,контроля и поиска док-в.Входящие док-ты регистрируются в день поступления ,исходящие док-ты и внутренние ,в день подписания.Обязательной регистрации подлежат док-ты ,поступающие из выше стоящих органов или направленном в их адрес.Важнейшие внутренние док-ты :приказы,протоколы,докладные записки: предложения, заявления, жалобы граждан и др. Порядок определения размера материального ущерба, причинённого работником работодателю. Трудовой кодекс предусматривает следующие способы определения размера ущерба, причинённого работодателю работником:1.При утрате и порче имущества размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учёта с учётом степени износа этого имущества.2.В виде исключения федеральными законами может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, если этот ущерб причинён хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей. Также, когда фактический размер причинённого ущерба превышает его номинальный размер.3.Если ущерб работодателю причинён тем, что работник, направленный на обучение за счёт средств работодателя, затем уволился без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении, он должен быть возмещён в размере затрат, понесённых работодателем в связи с обучением работника. Увольнение по собственному желанию без уважительных причин – право работника. В данном случае он обязан вернуть затраченные на него средства.Орган по рассмотрению трудовых споров может с учётом степени вины, материального положения работника и т.п. снизить размер ущерба. Такое снижение не производится, если ущерб причинён преступлением, совершённым работником в корыстных целях. По инициативе работодателя размер подлежащего возмещению ущерба может быть снижен в любом случае.После установления размера причинённого ущерба и причин его возникновения должен быть решён вопрос о его возмещении.

39 вопрос. Нерегистрируемые документы. Справочные материалы при регистрации документов. нерегистрируемые док-ты: поздравительные письма телеграммы, пригласительные билеты, инфо присыланмая для сведения, бух док-ты первичного учета, наряды, заявки, разнорядки. При регистрации документов, используются след.справочные материалы:* перечень документов, неподлежащих регистрации службы делопроизводства.* перечень структурных подразделений с их условными обозначениями.* номенклатура дел.* классификатор документов.

40 вопрос. Порядок возмещения материального ущерба, причинённого работником работодателю. Возмещение ущерба может производиться как в добровольном, так и в принудительном порядке. Добровольное возмещение ущерба возможно в денежной форме либо в натуральной форме. В денежной форме работник добровольно возмещает ущерб полностью или частично в пределах размера того вида материальной ответственности, которая может быть на него возложена по закону. Допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа (по соглашению работодателя и работника). В этом случае работник предоставляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещение ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В натуральной форме возмещение ущерба возможно с согласия работодателя путём передачи ему работником имущества, равноценного утраченному, или исправления повреждённого имущества. При отказе работника добровольно возместить ущерб, взыскание производится в принудительном порядке в денежной форме. Принудительное взыскание производится в несудебном и судебном порядке.Внесудебный порядок состоит в том, что сумма ущерба взыскивается по распоряжению работодателя путём удержания из заработной платы работника (не более 20%). Возможно лишь в том случае, если взыскиваемая сумма не превышает среднего месячного заработка и не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причинённого ущерба. В остальных случаях в судебном порядке. Срок взыскания – не более 1 года.