Задание 4

Запустите Microsoft Excel 2010.

Добавьте в Панель быстрого доступа кнопку Открыть.

Из вкладки Вставка (группа Диаграммы ) добавьте в Панель быстрого доступа кнопку Гистограмма.

Закройте Microsoft Excel 2010.

Лекция 2. Работа с файлами

В лекции рассказывается о формате файлов Microsoft Office Excel 2010. Подробно рассмотренны окна для работы с файловой системой, а также создание новых документов, открытие и сохранение файлов.

О файлах Microsoft Office Excel 2010

В Microsoft Office 2010 принят формат файлов, впервые использованный в Microsoft Office 2007. Этот формат основан на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Excel 2010, как и в Excel 2007, сохраняются с расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса "x" или "m" к привычному расширению. Суффикс "x" указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс "m" - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Excel 2010 имеют расширение xlsx, а не xls.

XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ - не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Excel.

Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).

Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением xlsx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением xlsm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Excel. Чтобы можно было открывать и изменять файлы Excel 2007 и Excel 2010 в более ранних версиях, следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Окна для работы с файловой системой в Excel 2010

Многочисленные окна для работы с файловой системой в Excel 2010, выглядят примерно одинаково. Внешний вид этих окон зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе Windows Vista показаны на рис. 2.1,

увеличить изображение Рис. 2.1.  Окна для работы с файловой системой

Размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна могут скрываться некоторые его элементы.

В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис. 2.2 ) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис. 2.2 текущей папкой является папка 2010 год, которая находится в папке Проспекты.

увеличить изображение Рис. 2.2.  Элементы окна для работы с файловой системой

Для перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис. 2.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени в этом списке.

увеличить изображение Рис. 2.3.  Просмотр списка и переход в вышерасположенные папки

Если щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис. 2.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.

увеличить изображение Рис. 2.4.  Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папки

Поле Поиск (2 на рис. 2.2 ) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках.

Кнопки Назад и Далее (3 на рис. 2.2 ) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, появится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.

Щелчок по кнопке Упорядочить (4 на рис. 2.2 ) вызывает меню (рис. 2.5). Меню содержит команды для работы с файлами (Вырезать, Копировать, Удалить и др.), свойствами файлов, а также команды для настройки внешнего вида окна (Представление). Команды подчиненного меню Представления позволяют отобразить или скрыть Панель навигации (расположена в левой части окна - 8 на рис. 2.2 ), Панель подробностей, предназначенную для отображения некоторых свойств файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует), Панель просмотра, предназначенную для предварительного просмотра файла (в окне на рис. 2.2 отсутствует).

увеличить изображение Рис. 2.5.  Меню Упорядочить

Кнопка Изменить представление (5 на рис. 2.2 ) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка, Содержимое.

Для изменения режима отображения значков несколько раз щелкните по кнопке или щелкните по стрелке кнопки и выберите нужный режим (рис. 2.6).

увеличить изображение Рис. 2.6.  Выбор режима отображения значков папок и файлов

Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.

В режиме отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать, используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер (6 на рис. 2.2 ). При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно фильтровать файлы по дате изменения (рис. 2.7).

увеличить изображение Рис. 2.7.  Фильтрация файлов по дате изменения

Щелчок по кнопке Новая папка (7 на рис. 2.2 ) создает новую папку в текущей папке. После создания папки следует ввести ее имя.

Область переходов, которая иногда называется также Панель навигации, (8 на рис. 2.2 ), содержит ссылки на избранные папки пользователя, библиотеки, специальные папки Windows и папки компьютера. Работают с Областью переходов так же, как в окне проводника Windows.

Для удобства работы можно увеличить размер окна или, даже, развернуть его на весь экран. Можно также изменить положение границы между Областью переходов и остальной частью окна, перетащив ее вправо или влево (рис. 2.8).

увеличить изображение Рис. 2.8.  Окно Открытие документа, развернутое на весь экран

Поле Имя файла (9 на рис. 2.2 ) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.

Кнопка с указанием типа файла (10 на рис. 2.2 ) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.

Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис. 2.9). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.

увеличить изображение Рис. 2.9.  Окно Сохранение документа

В этой же области имеется кнопка Скрыть папки. Щелчок по ней скрывает Область переходов и отображает более полный список свойств документа. Для отображения всей области свойств, перетащите вниз нижнюю границу окна (рис. 2.10). Для заполнения свойств документа щелкните мышью в соответствующем поле и введите информацию с клавиатуры или извлеките из буфера обмена. Для отображения Область переходов щелкните по кнопке Обзор папок.

увеличить изображение Рис. 2.10.  Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации