Лекция 12. Рецензирование и защита документов

Лекция посвящена вопросам использования примечаний и защиты документов. Дано представление о примечаниях. Показано использование примечаний. Представлена процедура создания и редактирования примечаний. Описаны возможности управления режимами отображения примечаний на листе. Показаны возможности оформления примечаний: установка параметров шрифта, выравнивание, графическое оформление. Описана процедура копирования и удаления примечаний. Рассмотрены уровни защиты информации от просмотра и изменения. Дано представление о защите доступа к документу Microsoft Excel 2010 с использованием паролей. Приведены процедуры защиты файлов, отдельных листов, строк и столбцов листов от несанкционированного просмотра. Приведены процедуры защиты файлов, книг, листов, отдельных ячеек и диапазонов от несанкционированного изменения.

Работа с примечаниями о примечаниях

Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п.

Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную индикатором, примечание отображается (рис.12.1).

увеличить изображение Рис. 12.1.  Отображение примечаний

Примечания можно выводить на печать.

По умолчанию в текст примечания включается имя пользователя. Это сделано для удобства отслеживания авторов примечаний. Ячейка может иметь только одно примечание, независимо от числа авторов. Каждый автор может добавлять свой текст в примечание.

Примечания можно копировать независимо от ячеек.

При сортировке данных примечания сортируются вместе с ячейками.

Для работы с примечаниями удобно пользоваться вкладкой Рецензирование (см. рис.12.1).

Создание примечаний

Одновременно можно создать только одно примечание к одной ячейке.

1. Выделите ячейку, для которой создается примечание.

2. Нажмите кнопку Создать примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вставить примечание.

3. В рамке примечания введите текст примечания (рис.12.2).

увеличить изображение Рис. 12.2.  Создание примечания

4. По окончании ввода текста примечания щелкните мышью в любом месте листа за пределами рамки примечания.

По умолчанию в примечании указано имя пользователя. Если примечание необходимо сделать безымянным, имя пользователя можно удалить.

Текст примечания вводится обычным порядком. Для перехода к новому абзацу используют клавишу Enter. В примечание можно копировать текст из текстовых редакторов (Word и др.) и из других примечаний.

Количество символов текста в примечании не ограничено. Если текст не помещается в рамке, перетаскиванием маркеров размер рамки можно увеличить. При желании размер рамки можно и уменьшить. Размер рамки можно будет изменить и в последующем, при оформлении примечания.

Отображение и просмотр примечаний Выборочное отображение примечаний

Можно отображать примечания для отдельных ячеек.

1. Выделите ячейку, для которой отображается примечание.

2. Нажмите кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование (рис.12.3) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Показать или скрыть примечание.

увеличить изображение Рис. 12.3.  Отображение одного примечания

Для удобства работы отображенное примечание можно переместить в любое место листа перетаскиванием за линию рамки (рис.12.4).

увеличить изображение Рис. 12.4.  Перемещенное примечание

Для скрытия отображенного примечания выделите ячейку, для которой отображено примечание, и нажмите кнопку Показать или скрыть примечание в группе Примечания вкладки Рецензирование (см. рис.12.3) или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Скрыть примечание.

Скрытое примечание будет отображаться обычным порядком при наведении указателя мыши (см. рис.12.1). Независимо от размещения на листе отображенного примечания, скрытое примечание всегда отображается рядом с ячейкой.