3.2Описание состава и иерархии организационных звеньев (до уровня подразделений и сотрудников)

Цель этапа: описание состава и иерархии организационных звеньев до уровня подразделений и сотрудников.

Источники информации:

• анализ содержания (с учетом актуализации) следующих организационно-распорядительных документов компании: структурно-организационная схема-орграф компании, штатное расписание, положение об отделах, должностные инструкции сотрудников и др.;

• практикум: файлы «Должности.txt», «Сотрудники.txt».

Элементы модели: классификатор «Организационно-ролевая структура», классификатор «Сотрудники».

Действия по описанию организационной структуры:

• создать новый классификатор «Организационно-ролевая структура»;

• внести в классификатор наименования должностей (импортом из текстового файла «Должности.txt»):

• структурировать классификатор «Организационно-ролевая структура»:

При структурировании классификатора начальники располагаются на одном уровне со своими подчиненными:

Расположение начальников на одном уровне со своими подчиненными обусловлено тем, что когда между позициями классификатора «Организационно-ролевая структура» и функциями будут устанавливаться связи (на этапе закрепления ответственности), возможны следующие варианты:

• если подчиненные расположены в подуровне своего начальника,

то при свертке классификатора до начальника, все связи с функциями его подчиненных перейдут к нему:

тогда получится, что начальник является исполнителем не только своих функций, но и функций своих подчиненных, что некорректно.

• если подчиненные расположены на одном уровне со своим начальником в подуровне подразделения,

то при свертке классификатора до уровня подразделения, все связи с функциями сотрудников подразделения перейдут к подразделению:

тогда получится, что в подразделении исполняются функции его руководителя и всех его сотрудников, что не является некорректным.

• создать новый классификатор «Сотрудники»;

• внести в классификатор фамилии, имена, отчества сотрудников и другую необходимую персональную информацию:

• упорядочить классификатор по алфавиту:

Диаграмма модели:

3.3Работа со свойствами позиций классификатора

Закладки окна свойств позиции:

• Комментарий - текстовый комментарий к позиции в свободной форме:

• Пиктограмма - возможность разметки наполнения классификатора при помощи назначения пиктограмм:

• набор пиктограмм (подразделение, руководитель, сотрудник и т.д.) определяется пользователем;

• при создании новой пиктограммы ( ) требуется дать ей имя и выбрать изображение (из числа типовых, или созданных пользователем изображений *.bmp);

• пиктограммы можно добавлять в набор, изменять их наименования и изображения, удалять из набора;

• одной позиции классификатора может быть назначено несколько пиктограмм. Для этого необходимо создать дополнительные шкалы пиктограмм в закладке «Атрибуты/Типы позиций» окна свойств классификатора. Окно свойств классификатора открывается из контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши по наименованию классификатора⁵ в закладке «Классификаторы»;

• если в классификаторе создано несколько шкал пиктограмм, то они отображаются и редактируются поочередно, текущая шкала устанавливается из окна свойств классификатора в закладке «Вид»;

• пиктограмму можно назначить сразу нескольким позициям с использованием инструмента пометки , а так же наоборот – пометить все позиции классификатора, имеющие определенную пиктограмму;

• разметить классификатор «Организационно-ролевая структура», используя свой набор пиктограмм. Выделить три типа позиций  подразделения, руководители подразделений, сотрудники:

• пиктограммы могут быть использованы при выводе отчетов для фильтрации выводимых элементов (например, выводить только элементы, имеющие пиктограмму «Сотрудник» или «Руководитель»).

• Шкала - возможность привязать к позиции числовое значение, дату:

• возможны следующие типы шкал:

• Числовая

• Время (абс.)

• Время (период)

• Дата начала

• Дата окончания

• Вычислимая

Типы шкал классификатора устанавливаются в закладке «Атрибуты/Шкала» окна свойств классификатора. Шкал может быть несколько, как различных, так и одинаковых типов

• ячейки шкалы отображаются только в режиме «Список»;

• если в классификаторе создано несколько шкал пиктограмм, то они отображаются и редактируются поочередно, текущая шкала устанавливается из окна свойств классификатора в закладке «Вид»;

• в примере «Простоквашино» используется числовая шкала;

• в случае если необходимо ввести конкретное значение (например, в ПК «Простоквашино» работают 1 Заготовитель-добытчик и 1 Кладовщик-Грузчик), то оно вводится прямо в ячейку;

• для произведения операций над значениями в ячейках числовой шкалы используется меню «функция», при помощи которого можно указать, например, суммирование в ячейку позиции «ОМТС» значений в ячейках подуровней «ОМТС»:

• значения, вносимые в ячейки шкалы, могут быть использованы в отчетах (например, для вывода административно-штатной структуры компании).

• Документы - возможность указать ссылки на документы на жестком диске.

Пример использования закладки «Документы» окна свойств позиции будет рассмотрен на примере классификатора «Документы» в п. «Выявление и описание потоков»

• История - возможность сохранения истории изменения наименования позиции:

• при помощи опции «Сохранить наименование» ( ) текущее наименование позиции заносится в историю позиции, при помощи опции «Восстановить наименование» ( ) – восстановить наименование текущей позиции из числа занесенных ранее в историю;

• наименования расположены снизу вверх в том порядке, в котором они были сохранены;

• историю изменения наименования позиции классификатора можно вывести в отчете (п. «Разработка и утверждение организационных регламентов компании»).