3.4Распределение сотрудников по должностям

Цель этапа: согласование и утверждение распределения сотрудников по должностям.

Источники информации:

• анализ содержания (с учетом актуализации) следующих организационно-распорядительных документов компании: структурно-организационная схема-орграф компании, штатное расписание;

• анкетирование руководителей компании и/или функциональной службы, занимающейся организационным проектированием (отдел кадров, ОТиЗ и т.п.);

• экспресс-анкетирование персонала (по отсутствующим сведениям);

Элементы модели: проекция «Организационно-ролевая структура_Сотрудники».

Действия по распределению сотрудников по должностям:

• создать новую проекцию «Организационно-ролевая структура_Сотрудники»:

• открыть проекцию

• для классификаторов в верхнем меню проекции размещены опции пометки и управления уровнем раскрытия;

• центральная часть меню содержит опции, относящиеся к установке связей между позициями классификаторов проекции:

	Переместить с удаленных	Перемещает связи с удаленных подуровней на текущий уровень
	Обновить удаленные	Окончательно удаляет элементы после их предварительного удаления в случае, если элементы больше не связаны ни с одним другим
	Тип связи	Устанавливает тип связи (без типа/ вход/ выход/ управление/ исполнение/ чтение / запись)
	Назначить связь	Назначает связь между выбранными элементами. Дополнительный вариант «Связать с помеченными» позволяет назначить связи с группой помеченных элементов.
	Удалить связь	Удаляет связь между выбранными элементами. Дополнительные варианты – «Удалить все» и «Удалить помеченные».
	Обратить проекцию	Поменять местами левый и правый классификаторы в проекции (отображать проекцию зеркально).
	Перейти в режим редактирования классификатора	Скрывает часть опций, относящихся к проекции и отображает опции редактирования классификатора прямо из проекции.
	Сохранить	Сохраняет внесенные изменения.
	Закрыть проекцию	Закрывает проекцию с предварительным предложением сохранить.
	Просмотр печати	Вывод содержимого проекции. Может учитывать помеченные элементы, а так же наличие или отсутствие связей между элементами.
	Показать/Скрыть окно свойств наименований связей	Открывает или скрывает окно, содержащее перечень связей (с номерами, наименованиями, характеристиками)

• установить связи между сотрудниками и занимаемыми ими должностями:

• проекция может быть отображена в виде списка (обычный вид) и в виде матрицы:

• здесь строки – позиции левого классификатора («Организационно-ролевая структура»), а столбцы – номера позиций правого классификатора («Сотрудники»);

• в пересечении строки и столбца стоит «+», если в проекции установлена связь между позициями;

• в первом столбце после наименований позиций (классификатора «Организационно-ролевая структура») указано общее число связей позиции с позициями в столбцах (число «+» в строке). Так, например, при свертке классификатора «Организационно-ролевая структура» до уровня подразделений, проекция в виде матрицы будет выглядеть следующим образом:

• здесь строки – позиции левого классификатора («Организационно-ролевая структура»), а столбцы – номера позиций правого классификатора («Сотрудники»);

• в пересечении строки и столбца находится «+», если в проекции установлена связь между позициями;

• внесенную информацию об организационных звеньях и сотрудниках компании можно вывести в виде организационно диаграммы:

• выбрать опцию «Просмотр печати» ( )

• не устанавливая дополнительных настроек, нажать «Ок»

• в открывшемся окне, содержащем наполнение проекции в текстовом виде, выбрать «В мастер структурных диаграмм» ( )

• в мастере структурных диаграмм выбрать вид отчета «Диаграмма»:

• Организационная диаграмма:

• диаграмма выводится на том уровне раскрытия, который был установлен в проекции (в данном примере – на уровне подразделений).

Диаграмма модели:

Любой классификатор модели или проекция могут быть быстро открыты из диаграммы двойным нажатием левой кнопки мыши; проекция отображается в виде связующего два классификатора звена.

Формализация состава и единой терминологии функций, поддерживаемых в компании

Цель этапа: определение и точная классификация [методика формирования классификатора «Функции» описана в руководстве ООО «КВФ «БИГ-СПб» «Разработка организационно-функциональной модели предприятия (методика проведения работ)»] состава функций компании на основе существующих организационных документов и анкетирования персонала.

Источники информации:

• практикум: файл «Должностные инструкции.txt»;

• организационные документы;

• анкетирование персонала;

• библиотечные классификаторы функций.

Элемент модели: классификатор «Функции».

Действия по описанию направлений коммерческой деятельности:

• создать новый классификатор «Функции»

• наполнить классификатор «Функции» импортом текстового файла «Должностные инструкции.txt» с указанием опции импорта «Уровни» - «По отступам»

• классификатор «Функции» после импорта должен иметь следующую структуру:

• вид классификатора «Функции»:

• данная служебная структура удобна тем, что в подуровнях должностей расположен перечень исполняемых функций; в проекции «Организационно-ролевая структура_Функции» легко установить связи между должностями из «Организационно-ролевой структуры» и функциями из «Функций»; после установки связей классификатор «Функции» структурируется, и из него удаляются все наименования должностей; при этом, функции уже закреплены за исполнителями из «Организационно-ролевой структуры», и не нужно для каждой функции вспоминать исполнителя.

Диаграмма модели: