Документальное оформление операций по движению материалов

Порядок оформле­ния документов по приемке и принятию к учету материалов должен быть закреплен в учетной политике и зависит от способа доставки материалов.

Способы доставки материалов:

Доставка материалов на предприятие может осуществляться по инициативе поставщика — централизованная доставка

По инициативе самого предприятия — самовывоз

Получение материалов экспедитором

Для получения грузов распоряжение на получение груза и доверен­ность (форма № М-2 и М-2а)

Доверенность

Оформляет­ся в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под рас­писку. Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму № М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной ор­ганизации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемые доверенности должны быть полностью заполнены и должны содержать образец подписи лица, на имя которого они выпи­саны. Как правило, доверенности выдаются на 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых пла­тежей доверенность может быть выдана на 1 месяц. Грузы выдаются представителю производственного предпри­ятия после предъявления им доверенности и счетов оплаты услуг транспортной организации. Затем ему вручают накладную на полу­чение груза со склада транспортной организации. В получении гру­за он расписывается в дорожной ведомости и транспортной наклад­ной. Предварительно получатель проверяет целостность пломб и от­тисков на них, состояние вагона (контейнера), количество мест и состояние упаковки материалов

Оформление материалов, доставленных экспедитором

Существует два варианта оформления поступления материалов на склад.

1 вариант

Приходный ордер

(форма № М-4)

Применяется для учета материа­лов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших матери­альных ценностей материально ответственным лицом в одном экзем­пляре в день поступления ценностей на склад.

Письмом Минфина РФ от 29 октября 2002 г. № 16-00-14/414 «06 оформлении документов по приемке и оприходованию материалов» установлено, что вместо приходного ордера приемка и постановка на учет материалов может оформляться проставлением на документе поставщика штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

2 вариант

Акт о приемке материалов

(форма № М-7)

Акт о приемке материалов

• применяется: для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

• для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных докумен­тов поставщика;

• для оформления приемки материалов, поступивших без доку­ментов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном по­рядке входит материально ответственное лицо, представитель отпра­вителя (поставщика) или представитель незаинтересованной органи­зации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых используется для направления претензионного письма по­ставщику, другой с приложенными документами – для отражения движения ценностей в бухгалтерии

Централизованная доставка материалов автотранспортом

Материалы принимают на складе производственного предприятия.

В этом случае поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах. Накладная применя­ется в качестве приходного документа у покупателя в случае отсут­ствия расхождений количества поступивших грузов с данными на­кладной. При наличии такого расхождения оформляют акт

Документальное оформление расхода и прочего выбытия материалов

Лимитно-заборная карта (форма № М-8)

Лимитно-заборную карту выписывают в двух экземплярах, как правило, сроком на один ме­сяц. В них указывают: вид операций; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; наименование и номенк­латурный номер отпускаемых материалов; единицу измерения и ли­мит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответ­ствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме. В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. После использования лимита склад сдает свои экземпляры доку­мента в бухгалтерию

Требование-накладная (форма № М-11)

Применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственны­ми лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основани­ем сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. На­кладная подписывается материально ответственными лицами и сдаю­щего, и принимающего подразделения и отправляется в бухгалтерию для учета движения материалов. Этими же накладными оформ­ляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходован­ных материалов, а также отходов и брака

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)

Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, а также сторонним организациям на основании договоров. Накладную выписывает работник структурного подразделения при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей. Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска мате­риалов, а второй экземпляр — получателю материалов.

Акт об опри­ходовании материальных ценностей, полученных при

разборке и демон­таже заданий и сооружений (форма № М-35)

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается комиссией Пер­вый и второй экземпляр акта остаются у заказчика, который, в свою очередь, прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику

Аналитический учет материалов на складе

Карточка учета материалов (форма № М-17)

Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и раз­меру, ведется на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании пер­вичных приходно-расходных документов в день совершения операции