8. Шаблоны

Шаблоном обычно называют стандартный бланк некоторой таблицы с элементами форматирования, оформления, готовыми формулами и т.п. Ввод требуемой информации в ячейки этой таблицы позволяет автоматизировать процесс создания таблиц. Обычно пользователь имеет возможность заполнять шаблоны, но не может изменять его форму. Excel содержит большой набор таких стандартных табличных шаблонов. Кроме того, Excel предоставляет пользователю возможность создавать свои собственные шаблоны для последующего использования.

Создание шаблона

Действия, выполняемые при создании шаблона на начальном этапе, совпадают с правилами создания обычной таблицы.

Общая схема

1. Создать новую рабочую книгу.

2. Удалить из нее все листы, кроме первого.

3. Сформировать таблицу по требуемому образцу.

4. Ввести в ячейки, если необходимо, стандартные данные и формулы.

5. Отформатировать созданную таблицу.

6. Сохранить ее с помощью команды Файл – Сохранить, выбрав "Шаблон" в поле "Тип файла". По умолчанию при выполнении такой команды автоматически открывается папка Шаблоны каталога установки пакета Microsoft Office.

Использование готовых шаблонов

1. Выполнить команду Файл – Создать.

2. На экране появится стандартное окно создания файлов.

3. Выбрать в этом окне вкладку с требуемым шаблоном и загрузить его. В рабочей книге появится таблица с бланком выбранного шаблона.

4. Сохранить эту таблицу как обычный файл Excel в своей папке (то есть как файл с расширением .xls).

5. Работать далее с данным файлом, как с обычной таблицей, то есть отредактировать его, ввести в ячейки свою информацию и т.п. Расчеты по формулам, введенным в шаблон, будут осуществляться автоматически по мере ввода в исходные ячейки конкретных данных.

Защита ячеек

Прежде чем сохранить файл как шаблон, нужно позаботиться о том, чтобы защитить некоторые ячейки, содержимое которых может быть случайно изменено. Но здесь возникает ситуация, когда нам нужно защитить рабочий лист и одновременно снять защиту с некоторых его ячеек.

Выполнить данные действия можно следующим образом:

1. Выделить все ячейки, защиту с которых нужно снять;

2. Выполнить команду Формат – Ячейки – Защита.

3. На экране появится окно с вкладкой "Защита".

4. Щелкнуть мышью в поле флажка "Защищаемая ячейка", чтобы выключить для данных ячеек защиту, и закрыть окно.

5. Установить защиту рабочего листа с помощью команды Сервис –Защита – Защитить лист.

Для снятия защиты с листа достаточно выполнить команду Сервис – Защита – Снять защиту листа.

Замечание. Для перемещения по рабочему листу от одной незащищенной области ячеек к другой можно воспользоваться клавишей Tab.

9. Финансовые расчеты и составление отчетных ведомостей

9. 1. Финансовые расчеты в Microsoft Excel

Современные табличные процессоры содержат множество готовых функций, автоматизирующих проведение финансовых расчетов.

В пакете Microsoft Excel для этих целей реализована специальная группа функций, получивших название финансовых.

Для исчисления характеристик финансовых операций с элементарными потоками платежей удобно использовать функции Б3 (БС), КПЕР, HOPMA (СТАВКА), П3 (ПС) (табл. 9.1).

Таблица 9.1