3. Таблицы excel. Функции и сложные вычисления
Работа с функциями
Большая ценность приложения Excel заключается во встроенном наборе функций, которых насчитывается несколько сотен.
Функция Excel – это специальная формула, хранящаяся в памяти приложения. Каждая функция включает две части: имя функции (например, СУММ) и ее аргументы. Имя описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы – это данные, которые используются функцией для получения результата. Аргументом функции могут быть ссылки или имена, текст или числа, дата или время. Аргументы всегда задаются в круглых скобках справа от имени функции. У некоторых функций может вообще не быть аргументов, у других их очень много. Аргументы должны задаваться в строго определенном порядке и отделяться один от другого точкой с запятой.
Основные категории функций Excel.
Дата и время – выполняют математические преобразования с датами и временем, позволяют получить информацию о датах и времени.
Финансовые – объединяют функции, связанные с финансовыми расчетами. Это такие функции, как: подсчет чистого дохода, подсчет ставки для страховки, подсчет годового дохода в процентах.
Логические – содержат логические функции, такие как И, ЕСЛИ, НЕ.
Математические – предназначены для выполнения математических и тригонометрических вычислений.
Статистические – предназначены для вычисления таких величин, как среднее арифметическое аргументов, нормальное распределение, доверительный интервал для среднего арифметического генеральной совокупности.
Текстовые – используются для объединения нескольких текстовых фрагментов в один, вычисляют количество символов в текстовой строке, преобразуют число в текстовое значение.
Мастер функций
Вместо того, чтобы постоянно держать в памяти формат какой-либо определенной функции, можно использовать Мастер функций, который позволяет сформировать ту или иную функцию шаг за шагом.
Для того чтобы запустить Мастер функций, можно воспользоваться одним из следующих способов:
щелкнуть мышью по кнопке Мастер функций на панели инструментов Excel. Она расположена справа от кнопки Автосуммирование, и на ней изображены символы fx;
выполнить команду Вставка – Функция.
Работа Мастера функций состоит из двух шагов. Сразу же после его запуска открывается первое диалоговое окно, в котором можно выбрать требуемую функцию и получить основную информацию о ней и о данных, которые нужно ввести в качестве ее аргументов.
В поле Категория выбирается нужная категория функций, а в поле Функция выбирается название самой функции. Внизу окна содержится пояснение о том, какие действия реализует данная функция.
Второе окно Мастера функций содержит поля для ввода аргументов выбранной функции. Если функция имеет переменное число аргументов, это окно диалога увеличивается при вводе дополнительных аргументов. Описание поля аргумента, содержащего курсор, выводится в верхней части этого окна диалога. Справа от каждого поля аргумента отображается текущее значение аргумента. Это очень удобно, когда используются ссылки или имена. Текущее значение функции отображается в верхнем правом углу этого окна диалога.
Для окончания диалога следует нажать кнопку ОК, и созданная функция появится в строке формул.
Копирование списка из Word в Excel. Мастер текстов
Предположим, что имеется список, подготовленный с помощью текстового редактора Word и содержащий, например, следующие данные: фамилию, имя, отчество, номер отдела, оклад, количество отработанных дней в месяце. Возникает задача преобразовать этот список в таблицу приложения Excel. Для этого необходимо:
выделить в Word нужный текст. При этом элементы каждой строки должны быть отделены друг от друга разделителями: пробелом, точкой с запятой, запятой, тире или др.; выполнить команду Правка – Копировать;
перейти на нужный лист книги Excel и выполнить команду Правка – Вставить.
Все данные после вставки будут размещены в одном столбце. Для того, чтобы разнести их по разным столбцам, следует вызвать Мастер текстов. Для этого необходимо выполнить команду Данные – Текст по столбцам. Появится окно Мастер текстов (разбор) – шаг 1 из 3 и начнется так называемое "расщепление" текста на отдельные ячейки:
на шаге 1 работы Мастера текстов указывается формат данных. Если данные разделены с помощью разделителей, то следует выбрать опцию "с разделителями";
на шаге 2 задается вид разделителей, а также указывается, принимать ли во внимание кавычки в качестве признаков текстовых строк. В поле "Образец разбора данных" можно видеть результат "расщепления" данных по столбцам;
шаг 3 Мастера текстов обеспечивает более тщательную настройку. При этом задается формат данных в столбцах. Рекомендуется значение "Общий". В этом случае числа будут отображаться как числа, даты как даты, текст как текст.
Замечание. Всегда можно вернуться на один или несколько шагов назад и все изменить.
Щелчок по кнопке Готово завершает преобразование.