1. Лист – это массив ячеек, в которых хранятся данные. Листы являются блоками, из которых образуются книги.

2. Ячейка – минимальный элемент листа, образуемый на пересечении строк и столбцов. Ячейки объединяются в таблицы, которые используются для анализа, хранения и обработки данных. Ячейка имеет адрес, определяющий местоположение ячейки в таблице. Этот адрес задается именем столбца (А, В, С,...,Z, AA, ...) и номером строки. Например, В4.

3. Книга – это файл, в котором хранятся листы. Книга состоит из листов. По умолчанию в каждой книге Excel содержится 3 листа: "Лист 1", "Лист 2" и "Лист 3". При создании нового документа в Excel создается новая книга. Каждая новая книга по умолчанию имеет имя "Книга 1", "Книга 2" и т.д.

4. Окно листа.

Лист обычно состоит из 256 столбцов и 65536 строк. На экране видна всегда лишь небольшая часть листа. Точное количество строк и столбцов, видимых на экране, зависит от размера экрана монитора, видеодрайвера и установленного разрешения. Отображается лишь верхний левый угол всего листа со строкой заголовков столбцов и столбцом заголовков строк. Общий вид окна программы приведен ниже.

Ввод данных

В Excel можно вводить следующие основные типы данных:

• значения (числа);

• текст (например, заголовки таблиц; пояснительная информация);

• функции (например, синус или косинус, сумма);

• формулы (сочетание значений, функций и текста).

Есть два способа ввода данных в ячейку:

1) прямой ввод данных. Для такого ввода следует установить указатель мыши на ячейку и выполнить одинарный щелчок по ней (либо переместить указатель мыши с помощью клавиатуры). При этом активная ячейка будет обведена толстой границей. После этого можно начать ввод данных; они одновременно будут появляться в ячейке и в строке формул (в строке окна листа, расположенной над строкой заголовков столбцов и снабженной символом "f_x"). После окончания набора следует нажать клавишу Enter, чтобы подтвердить ввод данных, или клавишу Esc, чтобы отменить операцию;

2) ввод данных через строку формул. Вначале необходимо щелкнуть мышью на ячейке, в которую следует ввести данные. Затем следует щелкнуть в строке формул и начать набор данных. При этом в строке формул появляются 3 кнопки:

• с изображением "Х" – отменяет введенные данные;

• с изображением "" – подтверждает (завершает) ввод данных;

• с изображением "f_x" – вызов Мастера функций.

Excel анализирует вводимые данные, чтобы определить их тип. В одну ячейку можно ввести до 255 символов текста. Если нужно ввести число как текст, следует поставить перед ним апостроф. При вводе чисел в виде десятичной дроби разделителем является десятичная запятая. При вводе дат разделителем является точка или символ "/". Например, 12/03/99. При вводе времени разделителем является ":". Например, 14:25:30.

Замечание 1. При вводе даты и времени Excel преобразует это значение в некоторое специальное числовое представление. Отсчет дат ведется с 1 января 1900 года. Любые две последовательные даты интерпретируются как два последовательных числа. Однако информация в ячейке отображается в стандартном формате даты и времени. Над ними можно производить вычисления так же, как и над любыми числами.

Замечание 2. Если текст не помещается в одной ячейке, он отображается поверх следующей, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, то отображение текста как бы обрезается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, следует выделить ее и взглянуть на строку формул. Кроме того, можно просто сделать ячейку шире.

Способы выделения ячеек на листе

Выполнение большей части команд становится возможным после выделения ячеек, с которыми необходимо произвести те или иные действия.

Группа смежных ячеек называется диапазоном. Диапазон задается путем указания ссылок на левую верхнюю и правую нижнюю ячейки. Между ссылками ставится двоеточие. Например, А3:B9, D3:H16.

1. Выделение диапазона ячеек осуществляется протаскиванием мыши;

2. выделение нескольких несмежных диапазонов ячеек осуществляется способом a) при нажатой клавише Ctrl;

3. выделение строк. При выделении одной строки следует щелкнуть на ее заголовке. При выделении нескольких строк следует щелкнуть по их заголовкам, удерживая нажатой клавишу Ctrl;

4. выделение столбцов осуществляется аналогично (с);

5. выделение всех ячеек текущего листа осуществляется щелчком по "чистой" ячейке, образованной пересечением столбца заголовков строк и строки заголовков столбцов.

Изменение данных в ячейках

Изменить содержимое ячейки можно двумя способами:

• с помощью строки формул. Следует сделать ячейку активной (щелкнуть по ней мышью), а затем щелкнуть в строке формул. После этого можно внести необходимые изменения или дополнения, а затем нажать клавишу Enter. Excel обновит содержимое нужной ячейки;

• непосредственно в ячейке. Следует дважды щелкнуть по нужной ячейке; появится текстовый курсор; внести изменения и нажать клавишу Enter.

Автоматический ввод значений в ячейки – Автозаполнение

Предположим, необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой (например, 1; 3; 5; ...), текстовый (например, январь; март; май; ...) или смешанный (например, 2000 год; 2001 год; 2002 год; ...). Для этих целей используется Автозаполнение (заполнение смежных ячеек в одной строке или столбце).

Маркер заполнения – это правый нижний угол рамки активной ячейки (или диапазона). Точнее, это небольшой квадратик, расположенный в этом углу. Указатель мыши при подведении к маркеру заполнения превращается в черный крестик. Перетаскивание маркера заполнения влево, вправо, вверх или вниз позволяет заполнить ячейки выделенного при этом диапазона значениями в возрастающем или убывающем порядке.

Для заполнения последовательности данных в блоке соседних ячеек необходимо выполнить следующие действия:

1. ввести первый (или первые два) элемент последовательности. В случае ввода двух элементов выделить их протаскиванием мыши;

2. перетащить маркер заполнения в нужном направлении на нужное число ячеек;

3. отпустить кнопку мыши для автоматического ввода данных.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы Автозаполнения:

1. простое дублирование данных. Следует вести значение числа или некоторый текст (за исключением элементов стандартного списка) в активную ячейку и выделить с помощью маркера заполнения требуемый диапазон. Введенная информация (например, слово Доходы) будет продублировано в этом диапазоне. Если в активную ячейку введен элемент стандартного списка (например, слово Январь) или введена информация, которую Excel может расценивать как "растущую" (например, Проект 1), то для дублирования данных в соседние ячейки необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, перетащить маркер заполнения;

2. простая числовая последовательность. Следует ввести первое число последовательности в активную ячейку, нажать клавишу Ctrl и протащить маркер заполнения до конца диапазона. Последовательность начнется с введенного числа, каждая следующая ячейка будет содержать число, на единицу большее, чем предыдущее;

3. числовые ряды. Следует ввести в соседние ячейки 2 элемента ряда, выделить их и перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки.

Для построения рядов по типу Прогрессия необходимо выполнить следующие команды Excel: Правка – Заполнить – Прогрессия. Открывается диалоговое окно Прогрессия, в котором можно задать тип прогрессии (арифметическая, геометрическая), шаг изменения значений элементов ряда, расположение данных (по строкам или по столбцам), а также предельное значение. Перед использованием режима Прогрессия в активную ячейку необходимо ввести значение первого элемента;

4. список дат (или временной список). Следует ввести в активную ячейку первую дату (или время) в любом формате и выделить необходимый диапазон путем протаскивания маркера заполнения. При построении списков дат шагом по умолчанию являются одни сутки (например, после ввода 1.01.97 и выделения диапазона вы увидите значения 11.01.97, 12.01.97 и т.д.), а при построении временных списков – один час;

5. списки. Часто используемые последовательности значений оформляются в Excel в виде списков. Например, список месяцев года или список дней недели. Чтобы просмотреть все стандартные списки, имеющиеся в памяти Excel, необходимо выполнить команду Сервис – Параметры и выбрать вкладку Списки.

Для того, чтобы создать пользовательский список, необходимо выполнить следующие действия:

• выполнить команду Сервис - Параметры и выбрать вкладку Списки;

• в поле "Списки" выбрать строку "Новый список";

• ввести данные в поле "Элементы списка", разделяя их друг от друга нажатием клавиши Enter;

• щелкнуть по кнопке Добавить.

Чтобы получить доступ к списку в рабочей таблице, необходимо ввести название элемента из списка в активной ячейке и протащить маркер заполнения на нужный диапазон;

6. формула. При копировании формул в соседние ячейки при помощи маркера заполнения происходит автоматическая модификация адресов ячеек, входящих в формулу, а именно: происходит приращение значения строки при копировании вверх/вниз или приращение значения столбца при копировании влево/вправо.

Замечание. Для получения доступа к командам контекстного меню Автозаполнение необходимо набрать первые элементы данных и протащить маркер заполнения правой (а не левой) кнопкой мыши до необходимой ячейки. При этом заполнения ячеек не произойдет, а появится меню с соответствующими командами:

• копировать ячейки;

• заполнить ряды;

• заполнить форматы;

• заполнить значения;

• заполнить по дням;

• заполнить по рабочим дням;

• заполнить по месяцам;

• заполнить по годам;

• ряд значений (или Прогрессия).

Работа с листами книги

Каждый лист книги имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, служат для идентификации листов и содержат их имена. Ярлычками удобно пользоваться при поиске конкретных листов в книге. Они видны в нижней части экрана.