Общая схема
1. Выделить верхнюю левую ячейку области консолидируемых данных.
2. Выполнить команду Данные – Консолидация.
3. Выбрать в поле Функция необходимую функцию.
4. Ввести адрес области консолидируемых данных в поле Ссылка (вручную или выделить мышью – см. описание способа “По расположению”). Данная область должна иметь заголовок!
5. Щелкнуть мышью по кнопке Добавить.
6. Повторить предыдущие шаги для всех объединяемых областей, установив в поле “Использовать в качестве имен” флажки, соответствующие верхней строке, левому столбцу или верхней строке и левому столбцу одновременно.
Способ “С помощью сводной таблицы” позволяет использовать Мастер сводных таблиц (команда Данные – Сводная таблица).
Сводные таблицы являются одним из наиболее мощных средств Excel по анализу баз данных, помещенных в таблицы или списки. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации. Создавая сводную таблицу, пользователь задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах. Допускается также задание поля страницы, которое позволяет работать со сводной таблицей, как со стопкой листов. Сводные таблицы удобны при анализе данных по нескольким причинам:
позволяют создавать обобщающие таблицы, которые предоставляют возможность группировки однотипных данных, подведения итогов, нахождения статических характеристик записей;
легко преобразуются;
разрешают выполнять автоматический отбор информации;
на основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменением сводной таблицы.
Пошаговое описание создания сводной таблицы
Опишем пошаговый процесс создания сводной таблицы на примере таблицы Продавцы, имеющей структуру, приведенную на рис. 11.3.
Рис. 11.3. Структура таблицы Продавцы
1. Установите курсор в любую ячейку таблицы и выполните команду Данные – Сводная таблица. На экране появится первое окно Мастера сводных таблиц (рис. 11.4).
Рис. 11.4. Первое окно Мастера сводных таблиц
На шаге 1 мастера убедитесь, что в качестве ответа на первый вопрос выбран параметр в списке или базе данных Microsoft Office Excel.
Убедитесь, что в качестве ответа на следующий вопрос выбран вариант сводная таблица.
Нажмите кнопку Готово.
Процедура завершена. При нажатии кнопки Готово Мастер организует область нового отчета сводной таблицы на основе стандартных настроек.
На новом листе книге Excel появятся три элемента: Список полей сводной таблицы, макет отчета, содержащий выделенные контуром области, на которые нужно перетаскивать поля, а также панель инструментов Сводные таблицы (рис. 11.5).
Рис. 11.5. Макет сводной таблицы Мастера
Теперь можно сформировать отчет, чтобы определить суммы продаж для каждого продавца. Макет отчета видоизменяется при перетаскивании в него полей.
Из окна Список полей сводной таблицы перетащите поле Продавец в область Перетащите сюда поля строк (рис. 11.6). Для перетаскивания можно щелкнуть на имени поля или находящейся рядом с ним кнопку. После перетаскивания в область макета имена полей остаются в списке, но выделяются жирным шрифтом.
Из окна Список полей сводной таблицы перетащите поле Сумма заказа в область Перетащите сюда элементы данных.
Рис. 11.6. Содержимое окна Список полей сводной таблицы
При перемещении поля в область элементов данных цветной контур исчезает и отображается отчет, в котором показана итоговая сумма для каждого продавца.
Вот как должны выглядеть первые строки отчета сводной таблицы:
