26.Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків.

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Державний Герб України – на бланках з кутовою розташованістю ?= кутовим розташуванням реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, на бланках з поздовжньою розташованістю ?= повздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега.

Емблема організації або товарного знака – на лівому березі бланка на рівні назви організації.

Зображення нагород – на лівому березі бланка на рівні назви організації.

Код організації – після реквізиту "Довідкові дані про організацію".

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк документа – це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:

• зображення Державного герба України/ герба Автономної Республіки Крим;

• емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

• зображення нагород;

• код організації;

• назва організації вищого рівня;

• назва організації;

• назва структурного підрозділу;

• місця складання або видання документа.

27.Оформлення сторінки. Вимоги до тексту документа.

Текст – головний реквізит документа. Важливо, щоб зміст документа правильно й точно висвітлював факти, що в ньому викладаються.

Тексти документів, як правило, поділяють на дві частини:

У першій частині вказують підставу для складання документа, у другій – викладають висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання.

Кожному тексту передує заголовок – коротке викладення змісту документа.

Для того щоб текст був зрозумілий і викладений більш чітко, застосовується його рубрикація – це членування тексту на складові частини, а також використання заголовків.

Щоб не ускладнювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Нумерація – це числове або буквене позначення послідовності розташування складових частин тексту.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Текст викладати від третьої особи: «Комісія ухвалила... »; «Інститут просить...»; «Ректорат клопочеться...»

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади - стосовно представників бізнесу.

- Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

- Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

- Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

- Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.