23.Документ як основний вид офіційно-ділового стилю

Головні вимоги до укладання ділових паперів:

1.Використання слів тільки у прямому значенні.

2.Точність, ясність, лаконічність, стислість викладу думки

3.Уникнення розмовно-побутових, офіційно забарвлених слів та висловів.

4.Дотримання норм сучасної літературної мови, використання спеціальної термінології, використання прямого порядку слів у реченні.

Різновиди офіційно-ділового стилю:

1.Законодавчий

2.Дипломатичний

3.Юридичний

4.Адміністративно-канцелярський

Документ – це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності. Документи мають правове значення. Юридична сила — це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством. Виходячи з цього документ має бути достовірним і переконливим, повинен містити конкретні пропозиції та вказівки, а найважливіше повинен бути відредагованим.

Всі офіційні документи виконують загальні та спеціальні функції.

Загальні функції документів:

інформаційна; соціальна; комунікативна; культурна.

Спеціальні функції

управлінська; правова; історична.

24.Класифікація документів

Класифікація документів — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості і відмінності.

Мета класифікації: полягає у підвищенні оперативності роботи апарату управління.

Існують такі класифікаційні групи документів:

1. За найменуванням (договір, заява, звіт)

2.За походженням (службові та особисті)

3.За місцем виникнення (внутрішні, зовнішні)

4.За призначенням (що до особового статусу, кадрові, довідкові, інформаційні, розпорядчі, господарсько- договірні)

5.За напрямком (вхідні та вихідні)

6.За формою (стандартні, індивідуальні)

7.За терміном виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові, звичайні)

8. За ступенем власності (для загального користування, для службового користування,таємні, цілком таємні)

9.За стадіями створення (оригінали, копії)

10.За складність (прості, складні)

11.За терміном зберігання (тимчасові, до 10 років, постійного зберігання)

12.За технікою відтворення(рукописні, механічним способом)

13.За юридичною силою (справжні, підробні)

14.За носієм інформації (на папері, диску, фото)

25.Національний стандарт України

Щоб документ відповідав своєму призначенню він має бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для цієї категорії документів.

Цей процес регламентують в Україні затверджені і чинні стандарти.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суровій відповідності до Держстандарту.

Реквізити – це основні елементи документа.

Без реквізитів документ не може бути підставою для обліку і звичайно ж не має юридичної сили.

Реквізити бувають постійними і змінними.

Формуляр – сукупність реквізитів розміщених у встановленій послідовності.

Бланк — аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Штамп — це група реквізитів та їх постійних частин відтворених на бланку документа як єдиний блок.

Для кожного реквізиту існує постійне місце.

Існують такі реквізити:

01.Державний Герб України

02.Емблема (логотип)

03.Зображення нагороди

04.Код організації

05.Код форми документа (за класифікацією)

06.Назва міністерства

07.Назва організації автора документа

08.Назва структурного підрозділу

09.Індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону і телетайпа

10.Назва документа

11.Дата

12.Індекс

13.Посилання на індекс

14.Місце укладання

15.Гриф (обмеження доступу до документа)

16.Адресат

17.Гриф затвердження

18.Резолюція

19.Заголовок до тексту

20.Позначка про контроль

21.Текст

22.Позначка про наявність додатків

23.Підпис

24.Гриф погодження

25.Віза

26.Відбиток печатки

27.Позначка про засвідчення копії

28.Прізвище виконавця та номер його телефону

29.Позначка про виконання документу

30.Позначка про перенесення даних на машинний носій

31.Позначка про надходження

32.Запис про державну реєстрацію