10. В документации систем менеджмента различают два рода документов:
Документы, которые должны отвечать требованиям системы и выполнения процессов. Чаще всего, когда говорят о документации систем менеджмента, то имеют в виду именно это род документов, составляющих организационно-нормативную основу системы.
Документы, содержание свидетельства осуществления деятельности, в системе, в соответствии с установленным требованиями, и достигнутые при этом результаты. Этот род документов, представляющих фактологию функционирования систем, именуют записями.
Виды документов
В системах менеджмента качества и экологии разрабатываются следующие основные виды документов:
Политика в области качества (экологическая политика) – документально оформленное заявление о политике и целях организации в области качества (экологии).
Цели организации в области качества (экологии) – то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества (экологии).
Руководство по качеству (руководство по экологии) – документ, описывающий систему менеджмента качества (систему экологического менеджмента) организации. Руководство по качеству и руководство по экологии выступают в роли основовполагющих документов систем и служат справочным материалом при поддержании систем в рабочем состоянии.
Процедура – документ, устанавливающий способ выполнения определенной деятельности или процесса в системе.
Рабочая инструкция – детальное описание того, как исполнять и регистрировать задание.
Записи (зарегистрированные данные) – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в системе. Записи по конкретным объектам анализа в системе менеджмента качества и (или) экологии принято называть данными (о качестве, экологии и др.)
Пирамида документов
Общие требования к документу
Документ должен быть адекватным (соответствовать) требованиям исо 9001 (исо 14001) или рекомендациям исо 9004 (исо 14004) и
Содержать только значимую для их пользователей информацию.
Документ должен содержать только практически выполнимые работы. В противном случае лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа.
Документ должен быть адресным, т.е. В нем должен быть определен состав лиц и (или) структурных подразделений организации, для которых исполнение документов в целом или в отдельных его положениях является обязательным.
Документ должен быть изложен в понятной для всех его пользователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие.
Документ должен быть идентифицирован, т.е. Иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менеджмента качества и (или) экологии для обеспечения его легкой прослеживаемости.
Степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.
Управление документацией
Объектами управления документацией выступают все документы, которые требуются для функционирования системы менеджмента качества и (или) экологии.
Внутренние документы, разработанные службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды – документы, необходимые для построения, функционирования и улучшения системы менеджмента качества (смк) в соответствии с требованиями исо 9001 и системы экологического менеджмента (сэм) в соответствии с требованиями исо 14001.
Внутренние документы, согласованные со службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды – документы, разработанные различными подразделениями организации по соответствующим аспектам деятельности и требующие согласования по службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды.
Внешние документы – документы внешнего по отношению к организации происхождения, обязательные или рекомендуемые для использования в области качества и (или) экологии.
Ссылочные документы – внутренние и внешние документы, на которые имеются ссылки во внутренних документах и которые указывают пути достижения соответствия установленным в них положениям.
Виды документов как объектов управления