12. Контрольный вопросник

Контрольный вопросник (чек – лист) – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита. Контрольный вопросник – своеобразная «шпаргалка» аудитора.

Примерная форма контрольного вопросника

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и Ф.И.О. собеседника	Пометки аудитора
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.

Пример возможных вопросов при проверке соблюдения требований исо 9001 к управлению документацией и записями

Требования ИСО 9001

Вопросы аудитора

П.4.2.3. Управление документацией Должна быть установлена документированная процедура, предусматривающая: а) утверждение документов, подтверждающее их адекватность перед выпуском; б) анализ обновления документов; в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов до их использования; г) наличие документов на местах их непользования; д) обеспечение идентификации внешних документов; е) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение их для каких – либо целей. П.4.2.4.Управление записями Записи должны быть кстановлены и поддерживаться для доказательства соответствия требованиям и эффективности функционирования СМК. Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и доступными. Должна быть установлена документированная процедура управления идентификацией, хранением, защитой, поиском, сроками хранения и уничтожением записей.

-Предусмотрена ли проверка документации СМК до их утверждения? Если да, то кто это проводит? -Предусмотрены ли анализ и актуализация документов СМК? Если да,то когда и кто это осуществляет? -Фиксируется ли статус пересмотренных документов? -Каким образом обеспечена доступность документов для их пользователей? -Какими средствами обеспечивается кправление документации? -Имеется ли Перчень внешних документов, используемых в СМК? -Имеется ли Перечень внутренних ссылочных документов, используемых в документах СМК? -Как предотвращается использование устаревших документов СМК? -Каким образом определяется состав обязательных записей? Где он фиксируется? -Кто и когда разрабатывает формы для записей? -Определены ли ответственные за ведение записей? -Являются ли записи четкими и понятными для пользователей? -Каким образом осуществляются хранение и защита записей? -Устанавливается ли срок хранения записей? -Как осуществляется уничтожение записей?

Пример процессоориентированных вопросов аудитора

- Определены ли потребитель и поставщик процесса?

• Утановлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?

• Каким образом обеспечивается управляемость процесса?

• Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?

• Обеспечивает ли инфроструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?

• Обеспечивают ли производственные условия соответствие процесса установленным требованиям?

• Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?

• Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям потребителя процесса?

• Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?

• Какрвы данные такого анализа?

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:

• разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы,

• уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов,

• запросить подтверждение положительных ответов,

• задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,

• использовать полученные ответы для последующего анализа.

Заполненный и подписанный аудитором ( и при необюхдимости его собеседником) конрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Контрольный вопросник необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудитором вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У.Фрей называет «феноменом усталости от аудита».

Журнал аудитора

Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист) – бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.

Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.

Примерная форма журнала аудитора

Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:

-подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;

-подготовки заключения о результатах аудиторской проверки;

-подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудиторских проверках;

-подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.

13. Процедура проведения внутренней проверки

Внутренние аудиторские проверки следует проводить по документированным процедурам.

Ниже приводится возможный алгоритм внутренней аудиторской проверки