1. Проведение вступительного совещания

2. Сбор и проверка информации

3. Подготовка и проведение заключительного совещания

4. Составление отчета об аудиторской проверки

5. Представление отчета на утверждение

6. Доработка отчета

7. Регистрация результатов проверки

8. Рассылка отчета заинтересованным лицам

9. Устранение несоответствий (коррекция)

10. Разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий

11. Инспекционный контроль

12. Регистрация результатов аудиторской проверки

13. Информирование заинтересованных лиц об устранении причины несоответствия

14. Оформление дела об аудиторской проверке.

Сбор и обработка информации

Цель сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам аудиторской проверки.

Процесс сбора и обработки информации осуществляется по следующей схеме:

Выбор источников информации осуществляется аудитором в зависимости от объема и сложности проверки.

И сточниками исходной информации для аудитов в ходе проверки выступают:

- документы, регламентирующие деятельность подразделения и (или) процессы (положение о подразделении, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения и др.),

- планы, акты, регистрационные журналы (журналы измерений), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производственная среда и др.

Методы сбора информации – способ решения задачи, связанной со сбором информации. Информация, относящиеся к целям, объектам и критериям аудиторской проверки, собирается аудитором различными методами, а именно опросом, осмотром и анализом.

Осмотр – обследование, сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудиторов. В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п.

Осматриваются:

• Производственная среда (наличие средства контроля и безопасности)

• Наличие и состояние средств труда (оборудование, инструмент)

• Документация (наличие, состояние, доступность)

• Поведение сотрудников (рабочая атмосфера)

Опрос – метод получения первичной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы.

Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью).

Двадцать рекомендаций аудитору по организации и технике беседы:

1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно, чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.

2. Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна.

3. Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.

4. Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех.

5. Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время, на обычном рабочем месте сотрудника.

6. Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами, установленные требования, критерии и методы оценки качества работы).

7. Если беседа ведется сразу с двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой – делает записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

8. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о мало значимости даваемой им информации.

9. Для организации беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется).

   Тип вопроса	Определение и примеры
   Закрытый	Вопрос, ответ на который предполагает только «да» или «нет»
   Открытый	Вопрос, ответ на который предполагает не только «да» или «нет»
   Наводящий (закрытый)	Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ («Не думаете ли Вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?»)
   Альтернативный	Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина данного несоответствия в том или этом?»)
   Утверждающий	Вопрос, содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?»)
   Персонифицирующий	Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на Ваш взгляд, в этом несоответствии?»)
   Разъясняющий	Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не могли бы пояснить, что Вы имеете в виду?»)
   Затрудняющий общение	Вопрос, создающий барьер в общении («Разве Вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я Вам не говорил, что именно это и будет обнаружено?»)

10. В ходе беседы аудитор должен понимать о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае носят субъективный характер и крайне затруднительны для использования в аудиторских доказательствах.

11. В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему», и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова – вопросы английские специалисты считают словами – помощниками аудитора).

12. Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.

13. Аудитор не должен сам отвечать на поставленные вопросы.

14. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседнику.

15. Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.

16. Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться в журнале аудитора (проверочном листе) с непремленной ссылкой на невыполняемый пункт (раздел) нормативного документа.

17. Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.

18. По завершению беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействие и сотрудничество.

19. Информация, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.

20. Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, пресыщенная специальными терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услышать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.

Наиболее важная с позиции аудитора информация, получаемая в ходе опроса, фиксируется в контрольном вопроснике или в журнале аудитора.

В случаях, если полученная информация недостаточна для подтверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить об этом в известность руководителя службы внутреннего аудита с целью определения последующих действий. Таким действиями могут быть: пересмотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки.

14. Анализ документации

Объектами анализа выступают:

• документы системы менеджмента качества и (или) экологии, распространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или процесса;

• записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.

Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверяемой документации.

Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать решение данного вопроса аудитируемого подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями. Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.