22.Переклад і складання довідково-інформаційних документів.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні документи, стенограми, звіти;

- службові листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах

бумаги, підписує виконувач).

23.Складання документів з особового складу.

До документів щодо особового складу відносяться: автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.

Заява – письмове прохання, оформлене за певним зразком, що подається на ім'я офіційної особи або до установи чи організації. За допомогою цього звернення працівник здійснює надані йому діючим законодавством певні права.

Потрібно розрізняти заяви:

1) від організацій і установ;

2) особисті заяви.

Заяви від організацій і установ пишуть на бланках (часто ведеться їх облік).

Особисті заяви, залежно від змісту, можуть бути таких підвидів:

а) заява про встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня);

б) заява про переведення на іншу роботу;

в) заява про звільнення;

г) заява про надання (перенесення, поділ, відміну, часткове надання) чергової профспілкової відпустки;

r) заява про надання відпустки за свій рахунок;

д) заява про надання частково сплачуваної відпустки по догляду за дитиною;

е) заява про надання відгулу;

є) заява про зміну прізвища;

ж) заява про достроковий початок роботи після виходу з відпустки;

з) заява про призначення (переоблік) пенсії тощо.

Усі вказані заяви, за винятком заяви про призначення (переоблік) пенсії, оформляються працівником власноручно на чистому аркуші паперу. У необхідних випадках у заяві потрібно вказати про додатки до неї (документи, що підтверджують наявність у працівника певних прав, з приводу реалізації яких він звертається). Так, до заяви про зміну прізвища потрібно додати копію свідоцтва про шлюб.

Реквізити особистих заяв:

• адресат;

• відомості про того, хто пише заяву (прізище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, при потребі – домашня адреса, номер телефону);

• назва виду документа (слово Заява);

• текст заяви;

• додаток (записуються документи, що підтверджують правомірність заяви);

• дата (записується словесно-цифровим способом ліворуч);

• підпис заявника.

Кому адресується заява і від кого – цей запис робиться у правому куті аркуша.

Велике значення у службовому спілкуванні займає такий документ, як пропозиція. Вона може бути висловлена усно чи оформлена письмово. Пропозиція – це те, що виноситься на обговорення, розгляд, пропонується чиїй-небудь увазі.

Пропозиція – це документ, у якому особа висловлює свої думки щодо поліпшення організації, методів, структурної будови діяльності установ, фірм, товариств тощо.

Реквізити пропозиції:

– назва міністерства;

– назва установи, яка звертається з пропозицією;

– адресат;

– адресант;

– дата;

– назва виду документа;

– заголовок;

– текст;

– посада;

– підпис.

Резюме (фр. résumé) – короткий висновок з основними положеннями з доповіді, промови, наукової праці, дискусії.

Резюме має давати роботодавцям уявлення про кандидата. Після ознайомлення дирекції фірми (установи, організації) з резюме претендентів на посаду, їх запрошують на співбесіду.

Оформляють цей документ друкованим способом, найчастіше на персональному комп'ютері. За обсягом резюме може бути на одну сторінку.

Реквізити:

– назва виду документа;

– домашня адреса, телефон;

– прізвище, ім'я, по батькові;

– особисті дані (дата народження, сімейний стан);

– відомості про освіту (зазначити заклади освіти, де навчалися, курсову перепідготовку, знання іноземних мов та ін. – усього того, що може сприяти вибрати саме вашу кандидатуру);

– науковий ступінь;

– відомості про досвід роботи (зазначити, які посади обіймали раніше, де працюєте тепер, стаж роботи);

– додаткова інформація (найчастіше подається на вимогу роботодавця: про ваші позитивні якості, ставлення до праці, володіння суміжними спеціальностями тощо);

– дата;

– підпис.

Влаштовуючись на роботу, кожен службовець заповнює особовий листок з обліку кадрів. Це документ, у якому стисло подано автобіографічні відомості.

Реквізити документа:

• назва виду документа;

• прізвище, ім'я та по батькові;

• дата;

• місце народження;

• фото особи, що заповнює особовий листок (праворуч уверху);

• відомості про вчене звання, науковий ступінь;

• вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює особовий листок;

• трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

• державні нагороди;

• наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);

• відомості про родину;

• паспортні дані;

• домашня адреса, телефон;

• дата;

• особистий підпис.